Yang Harus Dilakukan Ketika Vendor Dipanggil Aparat Hukum

Pengusaha atau vendor yang menjalankan kontrak dengan instansi pemerintah maupun swasta kadang menghadapi kejutan ketika tiba-tiba dipanggil oleh aparat penegak hukum-entah itu polisi, Kejaksaan, Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK), atau lembaga lain. Panggilan ini bisa mengenai dugaan penipuan, korupsi, gratifikasi, hingga sengketa perdata yang disertai laporan pidana. Bagi vendor, panggilan aparat hukum kerap menimbulkan kecemasan: “Apa yang harus saya lakukan?”, “Bagaimana saya melindungi hak?”, “Bisakah saya terus menjalankan bisnis?”. Artikel sepanjang ini membahas langkah-langkah sistematis yang perlu diambil vendor ketika dipanggil aparat hukum, dengan penjabaran mendalam dan praktis di setiap tahap.

I. Segera Catat Detail Panggilan

Ketika vendor menerima surat panggilan dari aparat hukum, respons pertama yang harus dilakukan bukanlah panik, melainkan mencatat dan memverifikasi semua informasi yang ada. Panggilan hukum adalah peristiwa serius, namun jika ditangani dengan cermat dan profesional, vendor dapat menjaga posisi hukum yang kuat sejak awal. Berikut penjelasan lebih terperinci mengenai langkah-langkah yang harus diambil:

1. Identifikasi Jenis Panggilan

Langkah pertama dan paling mendasar adalah memahami siapa yang memanggil dan dalam konteks apa. Ini bukan hanya soal “siapa” (Polri, Kejaksaan, KPK, BPKP, Inspektorat), tetapi juga “untuk apa”. Vendor perlu menelaah, apakah panggilan tersebut berkaitan dengan:

Pemeriksaan sebagai saksi dalam kasus pidana orang lain?
Dugaan keterlibatan dalam tindak pidana korupsi atau pengadaan fiktif?
Sengketa kontrak yang berujung pada laporan pidana?
Klarifikasi administratif atas laporan masyarakat?

Jenis lembaga dan konteks panggilan menentukan hak dan kewajiban vendor. Misalnya, jika dipanggil oleh KPK dalam status saksi, perlakuan akan berbeda dibanding jika dipanggil oleh penyidik Polda dalam posisi tersangka. Memahami klasifikasi ini sejak awal akan membantu menentukan sikap dan strategi hukum.

2. Catat Nomor Surat dan Dasar Hukum

Surat panggilan resmi selalu disertai:

Nomor surat dan tanggal resmi
Dasar hukum pemeriksaan, misalnya Pasal 112 KUHAP (kewajiban hadir sebagai saksi) atau Pasal 183 KUHP (unsur pertanggungjawaban pidana)
Nama penyidik dan instansi yang mengeluarkan surat

Jika vendor menerima panggilan tanpa surat resmi atau hanya lisan, maka patut dicurigai. Dalam banyak kasus, vendor terjebak karena menerima “undangan” informal yang ternyata menjadi proses penyidikan tanpa perlindungan hukum yang semestinya. Oleh karena itu, surat resmi adalah pelindung awal dan harus disimpan rapi.

3. Cek Identitas Penyidik

Vendor memiliki hak penuh untuk memverifikasi keabsahan penyidik. Hal ini termasuk:

Nama lengkap penyidik dan pangkat
Unit kerja (misalnya Direktorat Tipikor Bareskrim, Seksi Intelijen Kejari X, atau Deputi Penindakan KPK)
NIP atau nomor identitas

Verifikasi bisa dilakukan dengan:

Menghubungi langsung kantor lembaga hukum terkait
Melakukan pencarian di situs resmi
Jika ragu, minta surat tugas penyidik yang sah

Verifikasi ini penting untuk menghindari pemerasan berkedok aparat atau penyalahgunaan wewenang.

4. Perhatikan Waktu dan Tempat Pemeriksaan

Vendor wajib memperhatikan secara teliti:

Tanggal dan jam pemeriksaan
Lokasi pemeriksaan (kantor polisi, Kejaksaan, KPK)
Apakah pemanggilan berada di luar domisili perusahaan

Jika vendor merasa tidak siap, sedang di luar kota, atau membutuhkan waktu untuk menyiapkan dokumen, vendor dapat mengirimkan surat resmi penundaan disertai alasan logis. Namun, jangan abaikan atau tidak hadir tanpa pemberitahuan karena dapat dianggap sebagai tidak kooperatif.

5. Simpan Salinan Panggilan

Langkah administratif ini terlihat sederhana, tetapi sangat penting. Foto atau scan surat panggilan dan simpan dalam arsip hukum perusahaan. Jika nanti muncul sengketa atau pembelaan, vendor memiliki bukti bahwa panggilan itu sah dan telah ditindaklanjuti.

Salinan ini juga dapat digunakan oleh kuasa hukum Anda untuk menyusun strategi pembelaan dan merancang klarifikasi dokumen yang akan dibawa ke proses pemeriksaan.

II. Koordinasi Internal dan Penunjukan Tim Tanggap

Begitu panggilan diterima dan diverifikasi keabsahannya, vendor perlu bergerak cepat mengorganisasi respons internal. Tujuan utamanya adalah menjaga ketertiban informasi, kesiapan dokumen, dan kehati-hatian dalam bertindak. Tanpa koordinasi, vendor berisiko membuat kesalahan fatal di mata hukum.

1. Bentuk Tim Tanggap Darurat

Vendor sebaiknya langsung membentuk Tim Tanggap Hukum Internal, yang umumnya terdiri atas:

Manajer Legal: Bertugas menganalisis aspek hukum kontrak dan regulasi.
Compliance Officer: Memeriksa potensi pelanggaran prosedur atau peraturan.
Direktur Operasional atau Proyek: Menyediakan informasi teknis dan progres.
Direktur Keuangan: Mengakses bukti pembayaran dan aliran dana.

Tim ini bersifat ad hoc, tapi harus solid, cepat, dan profesional dalam menyiapkan respons untuk semua kemungkinan: klarifikasi ringan hingga persiapan pembelaan hukum.

2. Penunjukan Kuasa Hukum

Vendor wajib menunjuk advokat yang:

Menguasai UU Tipikor, UU Pengadaan Barang/Jasa, dan KUHAP
Memiliki pengalaman mendampingi klien dalam pemeriksaan saksi/tersangka
Punya reputasi profesional dalam menjaga integritas klien di hadapan penyidik

Kuasa hukum harus diberi akses penuh terhadap surat panggilan, kontrak kerja, dan komunikasi dengan klien. Ia juga akan menjadi pendamping resmi selama proses pemeriksaan, dan penasehat utama dalam menyikapi pertanyaan atau tekanan dari aparat.

3. Briefing Singkat Anggota Tim

Adakan rapat internal segera untuk menyamakan persepsi. Bahas hal-hal seperti:

Dugaan atau indikasi penyebab vendor dipanggil
Dokumen yang perlu dikumpulkan
Pihak mana yang akan berbicara atau memberi keterangan
Risiko yang bisa terjadi (blokir rekening, pemanggilan tambahan, media coverage)

Briefing ini penting untuk menghindari informasi yang simpang siur di internal organisasi dan mencegah bocornya data ke publik atau media.

4. Penanggung Jawab Komunikasi

Tunjuk satu orang sebagai juru bicara resmi perusahaan. Biasanya, ini adalah CEO, Direktur Legal, atau pihak yang disepakati. Ia menjadi penghubung tunggal yang:

Memberikan konfirmasi kepada media (jika diperlukan)
Menjawab pertanyaan aparat secara resmi
Melindungi staf lain agar tidak memberikan keterangan tanpa koordinasi

Langkah ini penting untuk menghindari inkonsistensi pernyataan, yang justru bisa memperkuat dugaan penyidik terhadap vendor.

5. Siapkan Logistik dan Administrasi

Persiapan administratif sering terlupakan, padahal sangat penting. Vendor harus:

Menyiapkan log perjalanan (jadwal keberangkatan ke lokasi pemeriksaan)
Mencatat pengeluaran terkait kehadiran di pemeriksaan (tiket, akomodasi, dsb.)
Menyimpan seluruh komunikasi dengan aparat atau pengacara

Ini akan sangat membantu dokumentasi perusahaan serta menjaga bukti-bukti pelaksanaan kewajiban selama proses hukum berlangsung.

III. Pahami Hak dan Kewajiban Sebagai Saksi atau Tersangka

Vendor sering kali menghadapi ketakutan berlebihan ketika menerima panggilan karena tidak memahami perbedaan antara status saksi dan tersangka. Padahal, posisi hukum yang jelas dan pemahaman atas hak/kewajiban dapat memberi rasa aman dan ruang manuver lebih besar.

1. Hak Vendor

Hak atas Pendampingan Hukum: Pasal 54 KUHAP menyebutkan setiap orang berhak didampingi pengacara pada setiap tingkat pemeriksaan. Pendampingan ini bukan hanya di pengadilan, tapi juga sejak penyelidikan atau penyidikan. Vendor harus meminta waktu jika belum memiliki kuasa hukum saat dipanggil.
Hak untuk Mengetahui Dugaan: Vendor berhak meminta penjelasan, baik secara lisan maupun tertulis, mengenai tuduhan, laporan, atau konteks kasus. Hal ini memungkinkan vendor mempersiapkan jawaban dan dokumen pendukung secara proporsional.
Hak untuk Tidak Diperlakukan Memaksa: KUHAP melarang penyidik memaksa saksi atau tersangka untuk mengaku. Vendor dapat menolak menjawab pertanyaan jika tidak siap atau merasa pertanyaan menjebak. Hak untuk diam adalah bagian dari perlindungan hukum.
Hak atas Kesehatan dan Keamanan: Jika pemeriksaan berlangsung lama, vendor berhak atas waktu istirahat, makan, dan kenyamanan. Apabila terjadi tekanan psikis atau intimidasi, vendor berhak melaporkannya ke atasan penyidik atau ke Komisi Yudisial/Ombudsman.

2. Kewajiban Vendor

Kewajiban Hadir Tepat Waktu: Saat dipanggil sebagai saksi, vendor wajib hadir. Ketidakhadiran tanpa alasan sah bisa diartikan sebagai obstruksi. Apabila berhalangan, vendor harus menyurati penyidik dan meminta penjadwalan ulang secara resmi.
Kewajiban Memberi Keterangan Jujur: Saksi atau tersangka wajib menjawab pertanyaan sesuai pengetahuan dan fakta. Memberi keterangan palsu dapat dijerat Pasal 242 KUHP dengan pidana penjara maksimal 7 tahun.
Kewajiban Menyerahkan Bukti: Penyidik dapat meminta dokumen asli kontrak, invoice, laporan kerja, atau email komunikasi. Vendor hanya wajib menyerahkan jika permintaan dibuat secara resmi. Selalu buat salinan dan dokumentasikan proses penyerahan untuk menghindari kehilangan atau penyalahgunaan.

Dengan memahami hak dan kewajiban ini, vendor bisa bersikap lebih tenang, tidak terjebak kesalahan prosedur, serta lebih siap menjaga kepentingan hukum dan bisnisnya dalam proses hukum yang dihadapi.

IV. Menyiapkan Dokumen dan Bukti Pendukung

Langkah kritis yang sering diabaikan oleh vendor saat menghadapi panggilan hukum adalah kesiapan dokumentasi. Padahal, dalam pemeriksaan hukum, dokumen adalah alat bukti utama. Sering kali, kesan negatif terhadap vendor bukan karena kesalahan substansi, tetapi karena tidak lengkapnya dokumen yang dibawa, atau ketidaksiapan dalam menjawab pertanyaan berbasis bukti. Oleh karena itu, persiapan dokumen harus dilakukan secara sistematis dan menyeluruh.

1. Kontrak dan Adendum

Langkah pertama adalah mengumpulkan seluruh dokumen kontrak sejak awal proyek. Ini mencakup:

Kontrak induk atau Surat Perintah Kerja (SPK)
Adendum atau amandemen: semua perubahan isi kontrak, termasuk perubahan volume, harga satuan, atau lingkup kerja
Surat perpanjangan waktu pelaksanaan, jika proyek mengalami keterlambatan
Pasal-pasal kritis dalam kontrak seperti: force majeure, mekanisme terminasi kontrak, dan pasal terkait sanksi atau penalti

Pastikan kontrak tersebut sudah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dari kedua belah pihak, dan sah secara hukum. Penyidik umumnya ingin melihat apakah pelaksanaan proyek telah berjalan sesuai dengan kesepakatan awal atau ada pelanggaran administratif.

2. Bukti Pelaksanaan Pekerjaan

Penting untuk menunjukkan bahwa vendor benar-benar telah melakukan pekerjaan sesuai kontrak, melalui bukti fisik dan administratif. Dokumen penting meliputi:

Berita Acara Serah Terima (BAST): menunjukkan bahwa pekerjaan telah diselesaikan dan diterima oleh pihak pengguna jasa
Laporan progres pekerjaan mingguan atau bulanan
Foto lapangan atau dokumentasi visual yang mencatat tahapan pelaksanaan
Tanda tangan atau paraf pejabat berwenang di pihak instansi

Semua bukti ini akan menunjukkan bahwa vendor telah melaksanakan kewajiban kontraktualnya dengan baik dan bukan fiktif.

3. Dokumen Administratif Keuangan

Dokumen keuangan adalah komponen penting dalam pembuktian transaksi yang sah. Vendor perlu menyusun:

Invoice atau tagihan resmi
Kuitansi atau tanda terima pembayaran
Bukti transfer bank (rekening koran) sebagai bukti adanya aliran dana
SPTBJ (Surat Perintah Pembayaran Barang/Jasa) yang menunjukkan persetujuan pembayaran dari PPK

Jika pembayaran masih tertunda atau belum cair, vendor dapat melampirkan bukti surat permintaan pencairan atau follow-up email kepada bendahara pengeluaran. Ini menunjukkan itikad baik vendor untuk menyelesaikan proses pembayaran secara legal.

4. Komunikasi Terdokumentasi

Komunikasi formal dan informal antara vendor dan pejabat pengadaan (PPK/PA) bisa menjadi kunci penting dalam membuktikan bahwa vendor telah bersikap transparan dan responsif. Kumpulan dokumen bisa berupa:

Surat menyurat resmi (surat teguran, klarifikasi, atau pengajuan perubahan)
Email resmi yang berkaitan dengan perintah kerja, persetujuan pembayaran, atau progres pekerjaan
Notulen rapat yang menunjukkan adanya komunikasi dua arah antara vendor dan instansi pengguna
Tangkapan layar chat (jika relevan dan sah) yang mendukung adanya arahan informal, namun dilakukan atas sepengetahuan pejabat instansi

Semua ini membuktikan bahwa vendor tidak diam atau menyembunyikan informasi, melainkan berusaha menyelesaikan pekerjaan sesuai prosedur.

5. Bukti Force Majeure (jika relevan)

Dalam situasi tertentu, vendor bisa menghadapi hambatan yang berada di luar kendalinya, seperti bencana alam, kerusuhan, atau pandemi. Jika ini menjadi bagian dari penyebab keterlambatan atau perubahan lingkup kerja, maka vendor perlu melampirkan:

Surat dari BMKG atau BNPB
Laporan resmi dari aparat setempat (polisi, camat, atau walikota)
Berita media massa terpercaya
Surat konfirmasi force majeure dari klien atau pemerintah

Semakin komprehensif bukti disiapkan, semakin kuat posisi vendor di hadapan penyidik atau pengadilan. Simpan dokumen dalam folder terstruktur dan backup digital untuk kemudahan akses.

V. Strategi Komunikasi dengan Aparat dan Publik

Dalam proses hukum, persepsi bisa sama kuatnya dengan bukti. Maka, selain menyiapkan dokumen dan pendampingan hukum, vendor juga perlu menyusun strategi komunikasi yang tepat dan terukur. Tujuannya adalah menjaga reputasi perusahaan, mencegah kesalahpahaman, dan memastikan bahwa semua komunikasi ke publik maupun aparat berjalan dengan profesional dan konsisten.

1. Sikap Kooperatif tapi Hati-hati

Ketika vendor hadir di hadapan aparat hukum, baik sebagai saksi maupun tersangka, sikap yang ditampilkan harus sopan, profesional, dan kooperatif. Namun, vendor juga harus memahami bahwa setiap pernyataan dapat digunakan dalam proses hukum. Maka, hindari:

Memberikan pernyataan spontan tanpa pertimbangan
Menjawab terlalu detail di luar konteks pertanyaan
Mengakui hal-hal yang belum terbukti secara formal

Selalu konsultasikan dengan kuasa hukum sebelum memberikan jawaban kritis atau menyerahkan dokumen sensitif.

2. Gunakan Juru Bicara Resmi

Vendor harus menunjuk satu orang sebagai juru bicara resmi yang berwenang memberikan pernyataan ke media, klien, atau lembaga lain. Juru bicara ini biasanya berasal dari level direktur hukum, CEO, atau kuasa hukum perusahaan. Tujuannya adalah:

Menjaga konsistensi informasi yang dikeluarkan
Mencegah perbedaan versi atau pembocoran data internal
Melindungi staf operasional dari tekanan pihak luar

Tanpa juru bicara, sering kali karyawan yang tidak berwenang berbicara ke media atau pihak luar dan memicu kegaduhan atau konflik tambahan.

Siapkan Pernyataan Tertulis

Jika perlu memberi klarifikasi ke publik atau mitra bisnis, vendor sebaiknya menyampaikan pernyataan resmi tertulis berupa siaran pers atau pengumuman internal. Isi pernyataan sebaiknya:

Ringkas, netral, dan faktual
Menyatakan bahwa vendor sedang menjalani proses hukum sesuai prosedur
Menekankan komitmen kooperatif vendor terhadap penyidik
Tidak membahas isi pemeriksaan secara rinci

Hal ini akan memperlihatkan bahwa vendor bertanggung jawab secara profesional tanpa memperkeruh proses hukum.

4. Hindari Komentar di Media Sosial

Vendor dan seluruh stafnya harus menghindari membuat komentar atau unggahan di media sosial yang menyinggung proses hukum, pejabat publik, atau pihak lawan kontrak. Meski bersifat pribadi, komentar seperti itu bisa menjadi bukti di persidangan atau bahkan memicu gugatan balik pencemaran nama baik.

Bahkan emoji, caption, atau tanggapan terhadap postingan pihak lain bisa dipelintir sebagai bentuk pernyataan resmi. Disiplin dalam penggunaan media sosial adalah bentuk kehati-hatian hukum yang penting.

5. Pertahankan Kerahasiaan Internal

Tidak semua staf perlu tahu detail panggilan hukum. Informasi cukup diberikan kepada:

Manajemen puncak
Tim hukum internal
Tim proyek yang terdampak langsung

Terlalu banyak penyebaran informasi di internal justru menimbulkan kekhawatiran, rumor, dan penurunan semangat kerja. Vendor juga berisiko informasi internal bocor ke media atau kompetitor. Maka, komunikasi internal harus dikendalikan dengan ketat dan diarahkan secara profesional.

VI. Koordinasi dengan Klien dan Stakeholder

Selain fokus ke aparat hukum dan internal, vendor juga perlu menjaga komunikasi terbuka dan profesional dengan pihak eksternal yang berkepentingan, seperti klien, pemberi kerja, investor, atau asosiasi bisnis. Tujuannya adalah menjaga kepercayaan dan memastikan bahwa proses hukum tidak mengganggu stabilitas kerja sama yang sedang berjalan.

1. Beri Tahu Klien Utama

Jika pemanggilan terkait proyek aktif atau yang belum selesai, vendor wajib menginformasikan hal ini kepada instansi atau perusahaan pemberi kerja. Format pemberitahuan bisa berupa:

Surat resmi dari direksi
Email formal dari tim proyek
Laporan khusus kepada pengguna jasa

Tekankan bahwa vendor dipanggil dalam konteks klarifikasi atau pemeriksaan saksi, bukan sebagai pihak bersalah. Ini penting untuk mencegah kesalahpahaman atau pengambilan keputusan sepihak dari pihak klien.

2. Jamin Kelangsungan Pekerjaan

Vendor harus tetap menjaga kelangsungan pekerjaan di lapangan agar proyek tidak terbengkalai. Kecuali ada instruksi resmi dari penyidik untuk menghentikan kegiatan, vendor wajib memastikan bahwa pekerjaan tetap berjalan sesuai kontrak.

Koordinasikan dengan site manager dan tim teknis agar tidak terganggu secara operasional. Jika ada penggantian tim sementara karena pemeriksaan, pastikan terjadi transisi yang mulus dan terdokumentasi.

3. Libatkan Asosiasi atau Forum Vendor

Jika vendor merupakan bagian dari asosiasi (misalnya asosiasi kontraktor, penyedia barang, atau vendor e-katalog), manfaatkan keberadaan asosiasi sebagai penyangga moral dan teknis. Asosiasi bisa:

Menyediakan bantuan hukum kolektif
Menjadi penghubung dengan pemerintah atau regulator
Memberi rekomendasi ke publik tentang reputasi vendor

Langkah ini bisa memperkuat posisi vendor dan menunjukkan bahwa vendor bukan pihak yang menyendiri dalam menghadapi persoalan.

4. Laporkan ke Dewan Direksi

Tim manajemen proyek wajib menyampaikan laporan kepada pimpinan tertinggi perusahaan, baik direksi maupun komisaris (jika ada). Laporan ini harus mencakup:

Latar belakang panggilan hukum
Status hukum vendor (saksi/tersangka)
Potensi risiko hukum, finansial, dan reputasi
Langkah-langkah mitigasi yang telah dilakukan

Laporan ini menjadi dasar bagi direksi dalam mengambil keputusan strategis, termasuk kemungkinan penguatan tim hukum, pernyataan publik, atau langkah hukum lanjutan.

5. Koordinasi ke Departemen Keuangan dan Operasional

Panggilan hukum bisa berdampak terhadap arus kas perusahaan, terutama jika menyebabkan:

Pembayaran termin proyek ditunda
Retensi dana oleh instansi
Gangguan pencairan dana kontrak

Departemen keuangan harus menyiapkan skenario cashflow jangka pendek dan memastikan bahwa operasi perusahaan tidak terganggu. Jika perlu, susun revisi anggaran sementara untuk menjaga likuiditas.

VII. Mitigasi Risiko dan Tindak Lanjut

Menghadapi panggilan dari aparat penegak hukum bukan hanya soal bagaimana vendor merespons secara reaktif, melainkan juga menjadi momentum penting untuk introspeksi menyeluruh terhadap sistem manajemen internal, pengendalian risiko, serta tata kelola yang diterapkan dalam hubungan kontraktual dengan instansi pemerintah. Dalam konteks ini, mitigasi risiko dan tindak lanjut tidak cukup dilakukan dengan pendekatan permukaan, tetapi harus bersifat sistematis, terstruktur, dan berorientasi jangka panjang untuk menghindari keterulangan kasus serupa.

1. Audit Kepatuhan Internal secara Independen

Langkah pertama yang wajib dilakukan vendor adalah menyelenggarakan audit kepatuhan internal (compliance audit) secara menyeluruh, dengan melibatkan pihak ketiga independen bila memungkinkan, untuk meninjau kembali seluruh rangkaian proses yang berkaitan dengan proyek yang sedang dipermasalahkan. Audit ini tidak hanya fokus pada sisi akuntansi dan keuangan, tetapi juga mencakup aspek administratif, hukum, teknis pengadaan, serta dokumentasi pelaksanaan pekerjaan seperti kontrak, addendum, BAST, dan korespondensi elektronik. Hasil audit menjadi bahan pertimbangan utama untuk mendesain respons hukum dan reformasi internal yang relevan.

2. Revisi SOP dan Penguatan Kontrol Internal

Vendor juga perlu segera melakukan identifikasi atas titik-titik lemah dalam prosedur standar operasional (SOP) yang menjadi pintu masuk munculnya masalah hukum. Misalnya, apakah dokumentasi proyek terlalu longgar, pengarsipan email tidak tersentralisasi, atau pengambilan keputusan di lapangan dilakukan tanpa mekanisme verifikasi yang jelas? Hasil audit harus langsung diterjemahkan ke dalam revisi SOP dan penguatan kontrol internal, termasuk menambahkan persyaratan eskalasi risiko, form approval terstruktur, hingga penggunaan sistem manajemen dokumen digital.

3. Pelatihan Ulang Tim Operasional dan Manajemen

Salah satu penyebab vendor terjerat masalah hukum adalah minimnya pemahaman praktis para karyawan tentang regulasi pengadaan, batasan etis, serta prosedur pelaporan risiko. Untuk itu, perusahaan perlu mengadakan pelatihan ulang (retraining) secara periodik, baik bagi tim pengadaan, manajer proyek, staf administrasi, hingga level direksi. Materi pelatihan harus mencakup topik seperti regulasi LKPP, prinsip anti-korupsi, praktik audit internal, serta simulasi menghadapi penyelidikan hukum. Ini bukan hanya soal mematuhi aturan, tetapi tentang membangun budaya integritas.

4. Asuransi Perlindungan Direktur dan Profesional

Perusahaan juga sebaiknya mempertimbangkan pembelian polis asuransi perlindungan hukum seperti Directors & Officers Liability (D&O) dan Professional Indemnity (PI) Insurance. Kedua jenis asuransi ini memberikan perlindungan terhadap biaya hukum, denda administratif, dan klaim tanggung jawab profesional, yang bisa timbul ketika pejabat vendor dituduh melakukan pelanggaran saat menjalankan tugas profesional. Di tengah meningkatnya intensitas pengawasan terhadap proyek pemerintah, perlindungan seperti ini menjadi alat mitigasi risiko finansial yang sangat relevan.

5. Menyusun Rencana Kontinjensi Proyek

Jika proses hukum berlangsung cukup panjang atau mengarah pada pembekuan sementara, vendor harus memiliki rencana kontinjensi yang mencakup skenario pengalihan tanggung jawab pekerjaan kepada anak usaha, rekanan strategis, atau subkontraktor yang kredibel. Tujuannya adalah agar proyek tetap berjalan sesuai waktu, tidak melanggar ketentuan kontrak, dan reputasi vendor tetap terjaga sebagai pihak yang bertanggung jawab secara profesional.

Dengan pendekatan mitigasi yang menyeluruh seperti ini, vendor tidak hanya bersiap menghadapi proses hukum secara lebih percaya diri, tetapi juga membangun daya tahan (resilience) operasional terhadap risiko hukum serupa di masa depan.

VIII. Kesimpulan

Pemanggilan vendor oleh aparat hukum, baik sebagai saksi, pihak terkait, maupun tersangka, merupakan peristiwa penting yang dapat berdampak besar terhadap operasional bisnis, reputasi perusahaan, dan kelanjutan proyek yang sedang berjalan. Dalam konteks pengadaan barang dan jasa pemerintah, dinamika hukum kerap kali tidak hanya menyasar instansi pemerintah, tetapi juga merambat kepada mitra kerja atau vendor, terutama jika ditemukan potensi pelanggaran prosedur, kerugian negara, atau konflik kepentingan dalam pelaksanaan kontrak.

Situasi seperti ini membutuhkan respons cepat, terukur, dan strategis dari pihak vendor, agar tidak terseret lebih jauh dalam pusaran permasalahan hukum yang mungkin tidak seluruhnya menjadi tanggung jawab vendor. Langkah awal yang krusial adalah dengan mencatat secara detil isi surat panggilan, pasal hukum yang dijadikan dasar, serta identitas penyidik dan instansi pemanggil, agar tidak terjadi miskomunikasi atau salah langkah dalam memberikan respons.

Vendor harus segera membentuk tim tanggap darurat yang terdiri dari personel legal, operasional, dan komunikasi publik. Penunjukan kuasa hukum yang memahami dinamika pengadaan dan hukum administrasi negara sangat penting untuk memberikan advis strategis sejak awal. Vendor juga harus paham posisi hukumnya-apakah ia dipanggil sebagai saksi, saksi ahli, atau tersangka-karena setiap status hukum memiliki konsekuensi hak dan kewajiban yang berbeda, termasuk terkait kewajiban menjawab pertanyaan, hak untuk didampingi, dan perlindungan terhadap informasi bisnis rahasia.

Selain itu, dokumentasi proyek seperti kontrak asli, berita acara serah terima, dokumen pembayaran, dan catatan korespondensi harus disiapkan sejak dini, tersusun rapi, dan siap diperiksa. Dalam menghadapi penyidik, vendor harus menjaga komunikasi yang jelas, tidak emosional, dan menghindari spekulasi yang dapat menimbulkan multitafsir. Strategi komunikasi ke publik atau klien pemerintah juga perlu dipersiapkan secara matang, agar menjaga reputasi sekaligus menghindari penyebaran informasi yang belum terbukti secara hukum.

Lebih jauh, vendor harus melakukan evaluasi mendalam terhadap tata kelola internalnya dengan melakukan audit compliance, memperbarui SOP, memberikan pelatihan ulang, serta mempertimbangkan perlindungan hukum melalui asuransi. Langkah-langkah ini bukan sekadar respons terhadap krisis, tetapi investasi strategis dalam membangun integritas perusahaan dan daya tahan hukum.

Dengan demikian, vendor yang dipanggil aparat hukum masih dapat bertindak proaktif, profesional, dan terstruktur dalam menghadapi proses pemeriksaan. Melalui pendekatan yang transparan, kolaboratif dengan klien, serta antisipatif terhadap risiko, vendor justru dapat memperkuat posisinya sebagai mitra pengadaan yang dapat dipercaya oleh pemerintah, masyarakat, dan investor.