Tips Melatih Staf Admin untuk Mengikuti Tender

Mengikuti tender merupakan salah satu jalan bagi organisasi untuk memperoleh proyek dan kontrak yang dapat meningkatkan reputasi serta pendapatan. Namun, proses tender sering kali kompleks, memerlukan persiapan dokumen yang cermat, pemahaman aturan, serta keterampilan komunikasi yang baik. Agar staf admin mampu menghadapi tantangan ini, diperlukan pelatihan yang terstruktur dan mudah dipahami. Artikel ini akan membahas langkah-langkah praktis untuk melatih staf admin dalam mengikuti tender, disusun dalam sepuluh bagian utama agar dapat dipahami oleh orang awam.

1. Memahami Dasar-dasar Tender

Bagi sebagian staf administrasi, istilah “tender” mungkin terdengar teknis dan hanya dipahami oleh tim pengadaan atau manajemen proyek. Padahal, dalam praktiknya, staf admin memiliki peran yang sangat vital dalam memastikan kelancaran proses tender. Sebelum terjun ke tahapan teknis, penting untuk memahami terlebih dahulu apa itu tender, jenis-jenisnya, dan mengapa staf admin memiliki peranan kunci dalam proses ini.

1.1 Apa Itu Tender?

Tender adalah suatu proses formal yang digunakan oleh instansi pemerintah, BUMN (Badan Usaha Milik Negara), ataupun perusahaan swasta besar untuk mengadakan barang, jasa, atau pekerjaan konstruksi dari pihak ketiga-biasanya penyedia atau kontraktor. Proses ini bersifat terbuka, kompetitif, dan transparan, dengan tujuan mendapatkan penawaran terbaik berdasarkan kombinasi antara kualitas, harga, dan kesesuaian syarat.

Tender biasanya mencakup tahapan berikut:

Pengumuman tender melalui media resmi (misalnya situs LPSE untuk pemerintah).
Distribusi dokumen tender, termasuk syarat teknis, administratif, dan jadwal.
Pengajuan penawaran oleh para peserta tender.
Evaluasi penawaran oleh panitia atau tim evaluasi.
Pengumuman pemenang dan penandatanganan kontrak kerja.

Tender penting karena melindungi keuangan negara atau perusahaan dengan menjamin bahwa kontrak diberikan secara adil dan berdasarkan kompetensi, bukan karena hubungan personal atau nepotisme.

1.2 Jenis-jenis Tender

Dalam praktiknya, tender dibagi menjadi beberapa jenis berdasarkan cakupan, metode pemilihan, dan kompleksitas kebutuhan. Memahami jenis-jenis tender akan membantu staf admin menyesuaikan pendekatan dan dokumentasi yang diperlukan.

a. Tender Terbuka (Open Tender)

Merupakan bentuk tender yang paling umum, terutama dalam pengadaan pemerintah. Semua penyedia jasa atau barang yang memenuhi syarat diperbolehkan mengikuti proses tender ini.

Karakteristik:

Pengumuman terbuka di media massa atau situs resmi pengadaan.
Siapapun yang memiliki kualifikasi dapat mengajukan penawaran.
Proses seleksi lebih ketat karena banyaknya peserta.
Sangat kompetitif dan memerlukan dokumen lengkap.

Kapan digunakan:Pengadaan bernilai besar dan terbuka untuk semua pelaku usaha.

b. Tender Terbatas (Selective Tender)

Tender jenis ini hanya melibatkan penyedia atau kontraktor tertentu yang telah dipilih sebelumnya oleh panitia tender. Biasanya digunakan ketika dibutuhkan pengalaman teknis khusus atau saat waktu sangat terbatas.

Karakteristik:

Tidak terbuka untuk umum.
Hanya peserta terdaftar atau terundang yang bisa mengikuti.
Proses lebih cepat karena peserta terbatas.
Risiko lebih kecil karena melibatkan penyedia yang sudah dikenal.

Kapan digunakan:Pengadaan khusus yang membutuhkan kompetensi atau keahlian tertentu.

c. Tender Cepat (Direct Appointment)

Disebut juga penunjukan langsung, tender ini biasanya digunakan untuk pengadaan dalam kondisi tertentu seperti:

Nilai kontrak yang kecil.
Situasi darurat (bencana alam, krisis).
Barang/jasa yang hanya bisa disediakan oleh satu pihak (monopoli teknologi, hak cipta, dsb.).

Karakteristik:

Tidak melalui seleksi terbuka.
Langsung ditunjuk berdasarkan pertimbangan teknis dan administratif.
Lebih cepat dan efisien, namun tetap memerlukan dokumentasi.

Kapan digunakan:Pengadaan bersifat mendesak, terbatas, atau unik.

1.3 Mengapa Staf Admin Perlu Terlibat?

Sering kali proses tender dianggap sepenuhnya sebagai domain bagian pengadaan atau tim legal. Namun kenyataannya, staf admin memiliki peranan strategis yang tidak dapat diabaikan. Tanpa kontribusi staf administrasi, penyusunan dan pengumpulan dokumen tender tidak akan berjalan dengan baik. Berikut beberapa alasan penting mengapa staf admin harus dilibatkan secara aktif:

a. Menyiapkan dan Mengunggah Dokumen

Proses tender mengharuskan peserta untuk menyusun berbagai dokumen administratif, seperti:

Surat Penawaran
Surat Kuasa
Akta Perusahaan
Izin Usaha (NIB, SIUP, TDP)
Laporan keuangan
NPWP dan bukti pajak

Dokumen ini tidak hanya harus lengkap, tetapi juga harus sesuai dengan format, nama file, dan urutan yang diminta. Staf admin berperan penting dalam:

Mengumpulkan dokumen dari berbagai divisi.
Memastikan format dan kelengkapan sesuai persyaratan.
Mengompres, menggabung, dan mengunggah dokumen melalui sistem tender online (seperti SPSE atau e-Procurement swasta).

b. Menjaga Kepatuhan Administratif terhadap Aturan

Salah satu penyebab utama kegagalan tender adalah ketidaklengkapan atau kesalahan administratif. Di sinilah akurasi staf admin menjadi sangat penting. Mereka perlu:

Memahami syarat dan ketentuan tender dengan baik.
Memastikan setiap dokumen ditandatangani, diberi cap, dan memiliki tanggal yang sah.
Melacak batas waktu (deadline) pengumpulan penawaran.

c. Berkomunikasi dengan Panitia Tender

Dalam banyak kasus, panitia tender mengeluarkan klarifikasi atau addendum terhadap dokumen tender. Komunikasi dua arah sangat penting untuk:

Memastikan perusahaan memahami perubahan aturan.
Mengajukan pertanyaan jika ada informasi yang tidak jelas.
Mengirim dokumen tambahan jika diminta.

Staf admin sering menjadi penghubung utama antara perusahaan dan panitia tender, sehingga kemampuan komunikasi tertulis dan lisan yang baik menjadi keharusan.

2. Membangun Pemahaman Prosedur

Agar staf admin dapat mengikuti tender dengan baik, penting bagi mereka untuk memahami keseluruhan alur proses tender, dari awal sampai akhir. Proses ini tidak hanya berkaitan dengan penyusunan dokumen saja, tetapi juga menyangkut kepatuhan terhadap jadwal, komunikasi yang rapi, dan penguasaan sistem yang digunakan oleh instansi penyelenggara tender.

2.1 Alur Umum Proses Tender

Berikut adalah tahapan-tahapan umum dalam proses tender yang biasanya terjadi, baik di lingkungan pemerintah maupun swasta. Setiap tahapan menuntut perhatian dan ketelitian, khususnya dari staf administrasi yang menjadi ujung tombak kelengkapan dokumen.

a. Pengumuman Tender

Pada tahap ini, instansi penyelenggara mengumumkan adanya kebutuhan barang/jasa melalui media resmi seperti:

Situs LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik) pemerintah.
Portal pengadaan BUMN atau perusahaan swasta.
Media cetak atau surat kabar lokal/nasional.

Tugas staf admin:

Memantau website tender secara berkala.
Mencatat informasi penting seperti nama paket tender, nilai HPS (Harga Perkiraan Sendiri), dan jadwal penting (tanggal pengambilan dokumen, pengunggahan, evaluasi).
Menginformasikan ke tim terkait apabila ada peluang tender yang relevan.

b. Pengambilan Dokumen Tender

Setelah pengumuman, peserta tender diberi waktu untuk mengambil atau mengunduh dokumen-dokumen resmi, seperti:

Rencana Kerja dan Syarat (RKS).
Dokumen Kualifikasi.
Spesifikasi teknis.
Draft kontrak dan jadwal pelaksanaan.

Dokumen ini adalah “kitab suci” dari tender-semua ketentuan, syarat, dan bentuk dokumen penawaran tertuang di dalamnya.

Tugas staf admin:

Mengunduh dan menyimpan semua dokumen ke folder khusus.
Mencetak dan membagikan ke bagian teknis/keuangan/legal bila perlu.
Menyusun daftar periksa (checklist) dokumen yang harus disiapkan.

c. Penyusunan Dokumen Penawaran

Ini merupakan tahapan paling krusial dan memakan waktu. Penawaran biasanya terdiri dari tiga komponen utama:

Dokumen Administrasi: Identitas perusahaan, surat kuasa, izin usaha, NPWP, dll.
Dokumen Teknis: Deskripsi metode kerja, jadwal pelaksanaan, pengalaman pekerjaan sebelumnya.
Dokumen Harga: Rincian harga, daftar kuantitas dan satuan, serta total penawaran.

Tugas staf admin:

Mengumpulkan data dari masing-masing bagian (teknis, legal, keuangan).
Memastikan format dan isi dokumen sesuai dengan ketentuan tender.
Menyusun dan mengurutkan dokumen dalam struktur yang benar.
Memastikan semua dokumen telah ditandatangani dan dibubuhi cap resmi.

d. Pengajuan Penawaran

Penawaran harus dikirim tepat waktu sesuai metode pengajuan yang berlaku, yaitu:

Online: Melalui portal e-procurement (contoh: SPSE, e-Procurement perusahaan swasta).
Offline: Dikirim dalam bentuk fisik menggunakan amplop tertutup ke alamat panitia.

Beberapa tender juga mewajibkan sistem two-envelope, di mana dokumen teknis dan harga dipisahkan.

Tugas staf admin:

Mengunggah dokumen ke sistem sesuai format (PDF, ZIP, dsb).
Menyimpan bukti pengunggahan atau resi pengiriman.
Memastikan dokumen terkirim sebelum batas waktu (deadlines sangat ketat-terlambat satu menit bisa didiskualifikasi).

e. Evaluasi dan Pengumuman Pemenang

Panitia tender akan mengevaluasi dokumen dari seluruh peserta, umumnya dalam tiga tahap:

Evaluasi Administrasi: Apakah dokumen lengkap dan sah?
Evaluasi Teknis: Apakah metode kerja dan pengalaman sesuai kebutuhan?
Evaluasi Harga: Apakah harga wajar, kompetitif, dan tidak terlalu rendah?

Setelah semua tahap dilalui, pemenang tender akan diumumkan secara resmi melalui surat atau pengumuman di portal tender.

Tugas staf admin:

Memantau hasil evaluasi secara berkala.
Menyiapkan klarifikasi tambahan jika diminta.
Mengarsipkan dokumen tender baik yang menang maupun kalah.

2.2 Glossarium Istilah Tender

Berikut beberapa istilah penting yang sering muncul dalam dokumen tender. Staf admin harus mengenali dan memahami istilah-istilah ini agar tidak kebingungan saat membaca dokumen syarat atau berkomunikasi dengan panitia.

a. RKS (Rencana Kerja dan Syarat)

Dokumen yang menjelaskan cakupan pekerjaan, spesifikasi teknis, cara pengerjaan, serta ketentuan lain yang harus dipatuhi oleh peserta tender. RKS adalah acuan utama dalam menyusun penawaran teknis.

Contoh: Jika RKS menyatakan bahwa pekerjaan harus selesai dalam 90 hari, maka peserta tender harus menyesuaikan jadwal kerja mereka dalam penawaran.

b. BAST (Berita Acara Serah Terima)

Dokumen resmi yang menyatakan bahwa pekerjaan atau barang telah diserahkan oleh penyedia kepada pemberi kerja sesuai dengan kontrak. Terdapat dua jenis BAST:

BAST I: Serah terima sementara.
BAST II: Serah terima akhir.

Fungsi: BAST menjadi dasar untuk melakukan pembayaran atau pencairan jaminan.

c. SPMK (Surat Perintah Mulai Kerja)

Surat resmi dari pemberi kerja kepada penyedia yang menyatakan bahwa pekerjaan sudah dapat dimulai sesuai jadwal yang telah disepakati. Biasanya diterbitkan setelah kontrak ditandatangani dan jaminan pelaksanaan diserahkan.

Tugas staf admin: Memastikan bahwa dokumen seperti jaminan pelaksanaan, jadwal kerja, dan surat dukungan sudah lengkap agar SPMK bisa segera diterbitkan.

3. Menyusun Modul Pelatihan

Agar staf admin benar-benar siap dan percaya diri dalam mengikuti proses tender, penting untuk menyusun modul pelatihan yang menyeluruh, mencakup baik aspek teoritis (konsep, regulasi, dan struktur) maupun aspek praktis (simulasi dan latihan nyata). Modul ini harus disusun secara sistematis, mudah dipahami, dan relevan dengan tugas sehari-hari staf administrasi.

3.1 Materi Teoritis

Materi teoritis bertujuan untuk memberikan kerangka pemahaman yang solid kepada staf admin tentang dunia tender. Tanpa pemahaman dasar ini, mereka hanya akan bekerja secara mekanis tanpa memahami konteks dan tujuan dari tugas mereka.

a. Pengertian dan Jenis Tender

Materi ini memberikan pemahaman menyeluruh tentang:

Apa itu tender?
Perbedaan tender dengan pengadaan langsung atau penunjukan langsung.
Jenis-jenis tender: terbuka, terbatas, dan cepat.
Kapan masing-masing jenis digunakan dan bagaimana prosesnya berbeda.

Tujuan pembelajaran: Staf dapat mengidentifikasi jenis tender dan menyesuaikan cara kerja administratif berdasarkan karakteristik masing-masing.

b. Kebijakan dan Regulasi Pengadaan

Pelatihan ini mencakup pengenalan terhadap:

Peraturan Presiden (Perpres) No. 12 Tahun 2021 tentang pengadaan barang/jasa pemerintah.
Regulasi dari LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah).
Aturan umum dari BUMN atau perusahaan swasta besar yang mengadakan tender.
Etika dan prinsip pengadaan: transparansi, akuntabilitas, dan efektivitas.

Tujuan pembelajaran: Memberikan dasar hukum yang kuat sehingga staf memahami konsekuensi dari kesalahan administratif atau pelanggaran prosedur.

c. Struktur Dokumen Tender

Dokumen tender terdiri dari banyak bagian yang saling berkaitan. Pelatihan harus menjelaskan secara rinci struktur dokumen, antara lain:

Dokumen Administrasi (izin usaha, surat kuasa, NPWP).
Dokumen Teknis (metodologi, pengalaman kerja).
Dokumen Harga (BOQ, RAB, lampiran harga satuan).
Lampiran dan formulir isian wajib.

Tujuan pembelajaran: Staf mampu mengidentifikasi jenis dokumen, memilah sesuai kategori, dan menyusun dokumen secara sistematis.

3.2 Materi Praktis

Setelah memahami teori, staf admin perlu dilatih melalui praktik langsung. Tujuannya adalah agar mereka terbiasa dengan kegiatan administratif yang umum dilakukan dalam tender dan mampu mengerjakannya secara mandiri tanpa banyak pendampingan.

a. Contoh Pengisian Formulir Pengajuan

Bimbingan ini mencakup:

Pengisian formulir isian peserta, surat penawaran, surat kuasa, dan surat pernyataan integritas.
Penyesuaian isi formulir berdasarkan proyek tender yang berbeda.
Simulasi kesalahan umum dan cara memperbaikinya.

Praktik: Staf diminta mengisi formulir menggunakan data fiktif dan kemudian dibandingkan dengan contoh formulir yang benar.

b. Simulasi Penandatanganan Dokumen Elektronik (e-sign)

Dengan sistem e-procurement modern, hampir semua dokumen tender menggunakan tanda tangan elektronik yang sah secara hukum.

Penggunaan aplikasi tanda tangan digital (misalnya: PrivyID, Digisign, DocuSign).
Cara mengunggah file PDF dan menyisipkan tanda tangan.
Validasi keaslian dokumen yang telah ditandatangani.

Tujuan: Membiasakan staf dengan penggunaan teknologi e-sign dan mengurangi kesalahan teknis.

c. Latihan Mengunggah Dokumen di Sistem e-Procurement

Simulasi ini sangat penting agar staf terbiasa dengan antarmuka dan teknis pengunggahan dokumen, misalnya:

Sistem LPSE
Portal e-Procurement milik perusahaan swasta atau BUMN.

Materi latihan:

Proses login dan otorisasi akun perusahaan.
Mengunggah dokumen dengan ukuran dan format sesuai ketentuan.
Cek ulang sebelum klik tombol “Kirim”.
Menyimpan bukti unggah (screenshot, tanda terima sistem).

Staf juga dilatih menghadapi skenario gangguan sistem, koneksi lambat, dan file gagal unggah.

3.3 Media dan Metode

Agar proses pelatihan efektif dan mudah diakses oleh semua staf, termasuk yang belum terbiasa dengan teknologi, penyampaian materi harus disesuaikan dengan karakter peserta dan lingkungan kerja. Berikut kombinasi media dan metode pelatihan yang direkomendasikan:

a. Presentasi PowerPoint

Format presentasi digunakan saat sesi kelas atau webinar langsung, dengan ciri-ciri:

Ringkas, berisi poin-poin utama (bukan paragraf panjang).
Dilengkapi grafik, ikon, dan diagram untuk visualisasi alur tender.
Terdapat bagian “Do & Don’t” dalam penyusunan dokumen tender.

Tips: Gunakan template yang menarik dan beri ruang untuk diskusi tanya jawab di akhir.

b. Video Tutorial

Video berdurasi pendek (5-10 menit) bisa dibuat untuk menjelaskan:

Cara mengisi surat penawaran.
Langkah-langkah menggunakan e-sign.
Cara mengunggah dokumen ke portal e-procurement.

Keuntungan:

Bisa diulang-ulang.
Cocok untuk staf yang belajar visual.
Bisa dibagikan via WhatsApp, Google Drive, atau LMS internal.

c. Manual Booklet

Merupakan panduan cetak atau PDF yang berisi:

Contoh dokumen tender yang telah diisi.
Panduan teknis penggunaan aplikasi.
Checklist pengumpulan dokumen.
Alur proses tender dalam bentuk diagram.

Manfaat: Praktis untuk dibawa, bisa digunakan saat darurat tanpa koneksi internet.

d. E-Learning

Modul daring yang interaktif, bisa diakses kapan saja melalui laptop atau smartphone. Fitur yang bisa ditambahkan:

Kuis singkat per bab.
Forum diskusi antar staf.
Sertifikat penyelesaian pelatihan.

Platform: Google Classroom, Moodle, atau Learning Management System (LMS) perusahaan.

4. Melatih Keterampilan Administratif

Selain kemampuan teknis, staf admin yang mengurus tender juga harus dibekali soft skill penting seperti ketelitian, manajemen waktu, dan keterampilan organisasi. Salah satu aspek terpenting yang menentukan kelolosan dokumen tender adalah pengelolaan dokumen dan proses validasi yang cermat.

Kesalahan kecil dalam pengelolaan atau ketidaktelitian dalam validasi sering kali menyebabkan diskualifikasi, bahkan jika penawaran perusahaan sangat kompetitif.

4.1 Pengelolaan Dokumen

Pengelolaan dokumen tender harus dilakukan secara profesional dan terdokumentasi dengan baik. Tujuannya adalah untuk:

Mencegah dokumen tercecer atau tertukar.
Memastikan kemudahan akses oleh semua anggota tim.
Menjamin keamanan dan kerahasiaan dokumen penting.

Berikut adalah prinsip-prinsip utama dalam pengelolaan dokumen tender:

a. Penamaan File yang Konsisten

Gunakan format penamaan file yang standar dan mudah dibaca, terutama ketika mengunggah file ke sistem e-tender.

Format yang disarankan:

[NamaPerusahaan]_[KodeTender]_[JenisDokumen]_[Tanggal].pdf
Contoh: PTXYZ_Tender045_SuratPenawaran_20250601.pdf

Hindari nama file acak seperti “scan001.pdf” atau “dokumenbaru.pdf”.
Gunakan huruf kapital atau garis bawah sebagai pemisah, bukan spasi.

b. Pengelolaan Versi Dokumen

Dokumen tender bisa mengalami beberapa kali revisi sebelum final. Oleh karena itu, penting untuk menyertakan:

Tanggal pembuatan/revisi dalam nama file.
Versi dokumen seperti v1, v2, v3 atau label “FINAL”.

Contoh:

PTXYZ_Tender045_KualifikasiTeknis_v2_20250603.pdf

Manfaat:

Menghindari pengunggahan versi lama atau belum ditandatangani.
Mempermudah identifikasi dokumen final.

c. Sistem Backup dan Arsip

Kehilangan dokumen menjelang tenggat waktu adalah mimpi buruk dalam dunia tender. Oleh karena itu, sistem cadangan (backup) harus diberlakukan secara disiplin.

Praktik terbaik:

Simpan di lokal drive (komputer kantor).
Simpan salinan di cloud storage (Google Drive, OneDrive, Dropbox).
Buat folder khusus per tender yang berisi:
- Dokumen mentah (format Word, Excel).
- Dokumen hasil scan dan PDF.
- File e-sign dan bukti unggah sistem.

Tips:

Berikan hak akses terbatas untuk menjaga kerahasiaan dokumen.
Lakukan backup otomatis setiap hari bila memungkinkan.

d. Folder Organisasi yang Sistematis

Gunakan struktur folder bertingkat, misalnya:

Tender_2025/
├── Tender045_PTABC/
│ ├── 1_Dokumen_Administrasi/
│ ├── 2_Dokumen_Teknis/
│ ├── 3_Dokumen_Harga/
│ ├── 4_Formulir/
│ └── 5_Bukti_Unggah/

Struktur ini mempermudah pencarian file dan mempercepat proses pengecekan ulang.

4.2 Validasi dan Verifikasi

Meskipun semua dokumen telah terkumpul, tanpa proses validasi dan verifikasi yang ketat, peluang diskualifikasi tetap tinggi. Dokumen tender bersifat formal, sehingga aspek legalitas dan kelengkapan harus dipastikan 100% benar.

Berikut adalah langkah-langkah praktis validasi yang harus dijadikan prosedur standar:

a. Gunakan Checklist Dokumen Wajib

Sebelum dokumen dicetak atau diunggah, pastikan semua persyaratan administrasi telah dipenuhi. Gunakan formulir checklist yang berisi:

Surat Izin Usaha (SIUP/NIB).
Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
Surat Kuasa Direktur.
Surat Pernyataan Integritas.
Surat Penawaran Harga.
Bukti pengalaman pekerjaan.
Sertifikat/SBU (jika dibutuhkan).
Jaminan penawaran (jika diminta).

Tips:

Checklist bisa dibuat dalam Excel agar mudah dicetak atau dibagikan via email.
Tandai dokumen yang belum tersedia untuk ditindaklanjuti lebih cepat.

b. Cross-check Dokumen

Verifikasi menyeluruh dilakukan pada setiap elemen dokumen, antara lain:

Tanggal: Harus konsisten antar dokumen (misalnya, tanggal surat dan tanggal penandatanganan).
Nama Perusahaan dan Direksi: Pastikan tidak ada salah ketik atau nama tidak sesuai dokumen legal.
Tanda Tangan dan Cap: Cek apakah semua halaman yang memerlukan tanda tangan dan cap perusahaan telah dilengkapi.

Kesalahan umum yang harus dihindari:

Tanda tangan hanya di halaman depan, padahal diminta di tiap lembar.
Stempel perusahaan tidak jelas atau terpotong.
Nomor dokumen tidak urut atau ada yang terlewat.

c. Review Ganda (Double Check)

Sebisa mungkin, hindari satu orang bekerja sendirian dalam memverifikasi dokumen. Buat sistem kerja tim yang mengharuskan dokumen diperiksa setidaknya oleh dua orang staf, misalnya:

Staf 1: Menyusun dan menandatangani dokumen.
Staf 2: Melakukan review akhir dan checklist.

Keuntungan sistem review ganda:

Mengurangi human error.
Menumbuhkan tanggung jawab kolektif.
Meningkatkan akurasi dan profesionalisme.

d. Simulasi Unggah Sebelum Hari H

Beberapa sistem e-tender cukup sensitif terhadap ukuran file, format, atau urutan unggah. Oleh karena itu, staf admin sebaiknya melakukan simulasi unggah 1-2 hari sebelum deadline.

Langkah-langkah:

Gabungkan dokumen dalam satu file PDF atau ZIP sesuai syarat.
Coba unggah ke sistem dummy atau folder uji coba.
Ukur waktu unggah dan cek kemungkinan error.

5. Meningkatkan Keterampilan Teknis

Di era digital, staf admin yang mengelola tender tidak cukup hanya memahami dokumen. Mereka juga harus menguasai berbagai perangkat lunak dan sistem daring (online tools) yang menjadi bagian tak terpisahkan dari proses pengadaan modern. Penguasaan ini akan menghemat waktu, meminimalkan kesalahan, dan meningkatkan daya saing perusahaan dalam mengikuti tender.

5.1 Pemahaman Aplikasi e-Procurement

Sebagian besar proses tender saat ini dilakukan secara daring melalui sistem e-Procurement, seperti LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik) milik pemerintah, atau sistem internal BUMN dan swasta.

Agar staf tidak bingung saat hari-H, penting untuk melatih mereka dalam menggunakan platform ini secara aktif.

a. Pendaftaran Akun dan Pengaturan Profil Perusahaan

Sebelum dapat mengikuti tender, perusahaan harus memiliki akun resmi dalam sistem e-Procurement.

Langkah-langkah penting:

Mendaftarkan perusahaan di sistem (LPSE atau portal tender mitra).
Melengkapi data profil: nama, alamat, bidang usaha, kontak, dan NPWP.
Mengunggah dokumen legalitas perusahaan seperti NIB, SIUP, dan Akta Pendirian.
Mengelola akun pengguna: menambahkan staf admin sebagai operator akun dengan hak terbatas.

Tujuan: Staf admin dapat memperbarui data jika ada perubahan dan menjaga keamanan akun dari penyalahgunaan.

b. Navigasi Dashboard dan Menu Tender

Setelah akun aktif, staf harus dilatih dalam menavigasi antarmuka pengguna e-Procurement:

Dashboard utama: Menampilkan notifikasi, status dokumen, dan informasi tender terbaru.
Menu pencarian tender: Memfilter tender berdasarkan bidang, wilayah, nilai, atau instansi.
Menu dokumen lelang: Mengunduh RKS, pengumuman, dan instruksi pengisian.
Menu klarifikasi dan tanya jawab: Tempat menjawab atau menanyakan hal teknis terkait tender.

Simulasi yang disarankan:

Melakukan pencarian tender fiktif.
Mengunduh dokumen syarat.
Membaca timeline pelaksanaan tender.

c. Upload Dokumen dan Pantau Notifikasi

Setelah dokumen penawaran disiapkan, staf harus tahu cara:

Mengunggah file sesuai jenis dokumen (administratif, teknis, harga).
Memastikan ukuran dan format file sesuai syarat (PDF, ZIP, dsb.).
Menyimpan bukti unggah (tanda terima digital).
Memantau notifikasi sistem: perubahan jadwal, pengumuman pemenang, klarifikasi dokumen.

Tips praktis:

Simpan semua bukti digital (screenshot atau email) sebagai arsip.
Aktifkan notifikasi email dan/atau WhatsApp jika platform mendukung.

5.2 Penggunaan Alat Bantu

Selain sistem utama e-Procurement, staf admin juga perlu menguasai alat bantu digital untuk mempercepat dan memperlancar pekerjaan sehari-hari. Alat ini sering disepelekan, padahal punya dampak besar terhadap kualitas dokumen tender.

a. PDF Editor

Dokumen tender umumnya dikompilasi dan diunggah dalam format PDF. Maka dari itu, staf harus mampu:

Menggabungkan file: Menyatukan beberapa dokumen dalam satu file PDF.
Memberi penanda (bookmark): Mempermudah panitia dalam navigasi isi dokumen.
Mengunci dokumen: Agar tidak bisa diedit setelah ditandatangani (menggunakan fitur “flatten” atau “protect”).
Mengompres ukuran: Agar tidak melebihi batas maksimal sistem.

Alat yang direkomendasikan:

Adobe Acrobat Pro
PDF24 Tools (gratis, online)
SmallPDF atau iLovePDF (untuk keperluan cepat)

b. Spreadsheet (Excel/Google Sheets)

Penawaran harga dan dokumen biaya sangat bergantung pada penghitungan yang akurat. Spreadsheet menjadi alat utama dalam:

Membuat rincian anggaran biaya (RAB).
Menghitung HPS (Harga Perkiraan Sendiri).
Menganalisis margin keuntungan.
Mengelola timeline kerja atau kurva S (jadwal pelaksanaan).

Keterampilan dasar yang perlu dikuasai:

Rumus sederhana: SUM, IF, VLOOKUP.
Format angka dan mata uang.
Validasi data dan proteksi sel.

Tips:

Gunakan template standar perusahaan.
Beri kode warna untuk kolom penting agar mudah dicek ulang.

c. Kamus Online dan Referensi Cepat

Dokumen tender sering memuat istilah hukum, teknis, dan keuangan yang tidak familier. Oleh karena itu, staf harus dibiasakan menggunakan:

Kamus Online: KBBI, Oxford, Google Translate (untuk tender berbahasa Inggris).
Portal Resmi: LKPP.go.id, INAPROC, SIRUP, dan LPSE.
Glosarium Internal: Buat dokumen yang memuat istilah teknis yang sering digunakan dalam bidang usaha perusahaan.

Tips:

Buat daftar istilah penting beserta artinya di setiap proyek tender.
Simpan referensi PDF atau bookmark di browser untuk akses cepat.

6. Melatih Soft Skills

Soft skill adalah kemampuan non-teknis yang membantu staf admin bekerja secara efektif dalam situasi profesional. Dalam konteks tender, soft skill seperti komunikasi efektif, kerja sama tim, ketegasan dalam pengambilan keputusan, dan manajemen konflik sangat menentukan keberhasilan proses penyusunan dan pengajuan penawaran.

Tender bukan sekadar soal dokumen, tapi tentang bagaimana tim mampu berkoordinasi, menyampaikan informasi dengan tepat, dan menanggapi dinamika dalam tenggat waktu yang ketat.

6.1 Komunikasi Efektif

Komunikasi adalah penghubung utama antara tim internal perusahaan dan pihak luar seperti panitia tender, mitra penyedia, atau instansi pengundang. Admin yang terlatih dalam komunikasi akan mampu:

Menyampaikan informasi dengan jelas dan sopan.
Menghindari miskomunikasi yang bisa berdampak fatal.
Menjalin hubungan profesional yang baik dengan pihak eksternal.

a. Email Resmi

Mengirim email adalah kegiatan rutin dalam proses tender, baik untuk mengajukan pertanyaan klarifikasi, mengirim dokumen tambahan, atau merespons permintaan panitia.

Prinsip email resmi yang baik:

Subjek Jelas: Misalnya, “[Tender 034/LKPP] Permohonan Klarifikasi Dokumen Teknis”.
Bahasa Formal dan Efisien: Gunakan salam pembuka, bahasa sopan, dan langsung ke pokok permasalahan.
Lampiran Diperhatikan: Pastikan file dikirim lengkap, dengan nama file rapi dan sesuai konteks.
Penutup Profesional: Gunakan frasa penutup seperti “Demikian disampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.”

Contoh:

Yth. Panitia Pengadaan Tender No. 034/LKPP,

Dengan hormat,

Kami dari PT ABC mengajukan pertanyaan klarifikasi terkait dokumen teknis, khususnya pada halaman 12 butir 4 tentang spesifikasi material.

Kami lampirkan dokumen pertanyaan resmi dalam format PDF untuk ditindaklanjuti.

Atas perhatian dan jawabannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT ABC
Admin Tender – Siti Maesaroh

b. Komunikasi Lisan (Telepon dan Video Call)

Tidak semua informasi dapat disampaikan secara tertulis. Dalam banyak kasus, komunikasi lisan dibutuhkan, terutama saat:

Mengkonfirmasi jadwal dan teknis upload.
Menindaklanjuti klarifikasi dari panitia.
Melakukan koordinasi internal antarbagian.

Tips komunikasi lisan:

Persiapkan daftar poin pembicaraan (script) sebelum menelepon.
Gunakan nada suara ramah, tetapi tegas dan profesional.
Catat hasil percakapan dalam format ringkasan (terutama jika terkait komitmen atau perubahan dokumen).
Gunakan headset dan koneksi internet stabil saat video call (Zoom/Google Meet).

Latihan yang disarankan:

Simulasi role-play komunikasi dengan panitia tender.
Pelatihan bahasa formal dan penyampaian argumentasi yang sopan namun lugas.

6.2 Kerja Tim

Meskipun tender sering dianggap sebagai urusan administratif, pada kenyataannya tender adalah hasil kerja tim lintas divisi. Keberhasilan tender sangat bergantung pada sinergi antara bagian administrasi, teknis, legal, keuangan, dan manajemen.

Staf admin harus memahami peran mereka dalam tim dan dapat berkoordinasi dengan baik tanpa konflik atau miskomunikasi.

a. Pembagian Tugas Jelas

Agar tidak terjadi tumpang tindih atau kekosongan tanggung jawab, struktur pembagian tugas harus dibuat sejak awal:

Bagian	Tanggung Jawab
Admin Tender	Pengumpulan, pengisian, dan pengunggahan dokumen
Tim Teknis	Penyusunan dokumen teknis, spek produk, dan jadwal pelaksanaan
Tim Keuangan	RAB, harga penawaran, dan jaminan penawaran
Tim Legal	Verifikasi legalitas, dokumen izin usaha, dan surat pernyataan
Penanggung Jawab Utama	Finalisasi dan validasi seluruh dokumen sebelum dikirim

Saran:

Buat dokumen RACI Matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) untuk memperjelas peran.

b. Rapat Berkala

Komunikasi intensif selama proses tender sangat penting. Rapat rutin bisa mencegah keterlambatan dan mendeteksi masalah sejak dini.

Jenis rapat yang disarankan:

Briefing awal: Pemaparan isi tender dan pembagian tugas.
Progress meeting mingguan: Memeriksa sejauh mana dokumen telah selesai.
Final review meeting: Sebelum dokumen dikirim/diunggah, lakukan pengecekan bersama.

Tips pelaksanaan:

Gunakan tools seperti Google Calendar atau Trello untuk memantau tugas.
Catat hasil rapat dalam notulen singkat yang dibagikan ke seluruh anggota tim.

c. Fasilitasi Diskusi Antar Bagian

Banyak tender gagal karena kurangnya koordinasi antarbagian. Oleh karena itu, staf admin harus mampu menjadi penghubung komunikasi antar divisi, terutama saat ada ketidaksesuaian antara dokumen teknis dan administrasi.

Cara memfasilitasi diskusi:

Siapkan pertanyaan pemancing untuk klarifikasi (misalnya, “Apakah volume pekerjaan ini sudah sesuai dengan SIUP kita?”).
Buat grup komunikasi khusus, seperti WhatsApp Group, Slack, atau Microsoft Teams.
Pastikan ada ruang diskusi terbuka, tetapi tetap terarah dan tidak melebar.

Latihan yang bisa diberikan:

Simulasi rapat koordinasi dengan konflik antarbagian dan solusi kolaboratif.
Studi kasus tender gagal karena miskomunikasi.

Kesimpulan

Melatih staf admin agar kompeten mengikuti tender memerlukan pendekatan menyeluruh: dari pemahaman teori dasar, penguasaan aplikasi, keterampilan komunikasi, hingga simulasi praktis. Dengan modul pelatihan yang terstruktur, evaluasi yang konstruktif, serta pemanfaatan teknologi, staf admin tidak hanya siap menyusun dokumen tender dengan tepat dan cepat, tetapi juga mampu beradaptasi dengan perubahan regulasi dan prosedur baru. Investasi waktu dan sumber daya untuk pelatihan ini akan terbayar dengan meningkatnya tingkat kemenangan tender serta efisiensi operasional organisasi.