Kapan Vendor Harus Memperbarui Data di OSS atau SIKAP?

Pendahuluan

Dalam era digitalisasi layanan publik, Online Single Submission (OSS) dan Sistem Informasi Kinerja Penyedia (SIKAP) menjadi dua platform penting yang harus digunakan oleh vendor untuk memenuhi kewajiban administratif dan meningkatkan transparansi dalam pengadaan barang/jasa pemerintah. OSS, yang dioperasikan oleh Badan Koordinasi Penanaman Modal (BKPM), memfasilitasi perizinan berusaha terpadu secara elektronik, sedangkan SIKAP, platform yang dikelola oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP), berfungsi sebagai basis data kinerja dan kelayakan penyedia di ekosistem e-procurement nasional. Memperbarui data di kedua sistem tersebut bukanlah sekadar kewajiban formalitas, melainkan juga memiliki implikasi besar terhadap akses vendor ke proyek, penilaian kelayakan, dan kepatuhan regulasi. Artikel ini membahas secara mendalam: apa itu OSS dan SIKAP; perbedaan fungsi dan ruang lingkup; kondisi dan momen yang mengharuskan pembaruan data; prosedur teknis pembaruan; dampak jika terlambat atau lalai; tips praktis pemeliharaan data; hingga contoh kasus nyata.

1. Definisi dan Fungsi OSS serta SIKAP

1.1 Online Single Submission (OSS)

Online Single Submission (OSS) merupakan sistem perizinan berusaha berbasis elektronik yang dikembangkan oleh Pemerintah Indonesia sebagai bagian dari agenda reformasi birokrasi dan peningkatan kemudahan berusaha (Ease of Doing Business). OSS pertama kali diperkenalkan melalui PP No. 24 Tahun 2018, kemudian disempurnakan melalui PP No. 5 Tahun 2021 yang mengadopsi pendekatan berbasis risiko atau Risk-Based Approach (RBA).

OSS dirancang untuk menyatukan seluruh proses perizinan usaha-baik di tingkat pusat maupun daerah-ke dalam satu platform yang terintegrasi, cepat, dan transparan. Dalam konteks pengadaan barang/jasa pemerintah, OSS menjadi pintu masuk awal bagi para vendor untuk mendapatkan legalitas formal berupa Nomor Induk Berusaha (NIB). Tanpa NIB, vendor tidak bisa mengakses Sistem Informasi Kinerja Penyedia (SIKAP), e-Procurement, maupun terdaftar di e-Katalog.

Fungsi Strategis OSS:

Registrasi dan Penerbitan NIB: OSS secara otomatis menghasilkan NIB setelah pelaku usaha mengisi formulir dan mengunggah dokumen. NIB berfungsi layaknya KTP usaha: identitas legal yang diakui oleh negara dan digunakan dalam berbagai proses bisnis, termasuk pengadaan.
Klasifikasi Risiko dan Perizinan Berbasis Tingkat Risiko: OSS mengelompokkan jenis usaha ke dalam kategori risiko rendah, menengah, dan tinggi. Masing-masing kategori memiliki persyaratan izin yang berbeda. Hal ini memberi kejelasan dan proporsionalitas dalam perizinan.
Integrasi dengan Sistem Nasional: OSS terhubung dengan sistem lain seperti Ditjen Pajak (DJP Online), BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, OSS Bank, Dinas Teknis Daerah, dan Ditjen Administrasi Hukum Umum (AHU). Artinya, NIB menjadi simpul utama yang menghubungkan data pelaku usaha secara nasional.

Bagi pelaku pengadaan, kemutakhiran dan keakuratan data di OSS merupakan prasyarat untuk memperoleh izin tambahan seperti SIUJK (Sertifikat Izin Usaha Jasa Konstruksi), SIPA (Surat Izin Pengangkutan Air), hingga sertifikat TKDN. Sistem OSS juga menghindari duplikasi data antar instansi karena seluruh data diperbarui secara realtime dan terverifikasi.

1.2 Sistem Informasi Kinerja Penyedia (SIKAP)

SIKAP merupakan sistem yang dibangun oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) sebagai repositori utama informasi kinerja vendor dalam pengadaan pemerintah. Dalam ekosistem pengadaan berbasis elektronik (e-Procurement), SIKAP menjadi instrumen vital untuk menjamin transparansi, akuntabilitas, dan integritas penyedia barang/jasa.

Fitur Utama SIKAP:

Data Administrasi dan Legalitas: Setiap vendor wajib melengkapi data seperti akta pendirian, NIB, NPWP, izin usaha, sertifikat ISO, TKDN, halal, serta dokumen spesifik sesuai bidangnya. Sistem ini memungkinkan pokja memverifikasi semua informasi tersebut secara online tanpa memerlukan hardcopy.
Riwayat Proyek dan Penilaian Kinerja: SIKAP mencatat seluruh proyek yang pernah ditangani vendor, nilai kontraknya, capaian progres, hingga evaluasi mutu pekerjaan. Feedback dari pengguna akhir (end user) maupun hasil audit menjadi bagian dari rekam jejak vendor.
Sanksi dan Blacklist: Jika vendor melanggar kontrak, gagal memenuhi komitmen mutu, atau terbukti melakukan pelanggaran etika, maka SIKAP akan mencatatnya secara otomatis. Sistem ini juga menampilkan informasi sanksi dari APIP, BPKP, atau LKPP pusat.

SIKAP kini menjadi rujukan utama bagi Pokja dan PPK dalam menyeleksi penyedia yang eligible. Bahkan, dalam sistem tender cepat, data di SIKAP menjadi basis tunggal untuk evaluasi administrasi, teknis, dan kinerja.

2. Dasar Hukum dan Kebijakan Pembaruan Data

Pembaruan data di OSS dan SIKAP bukan sekadar anjuran moral, melainkan keharusan hukum. Kewajiban ini diatur dalam beberapa regulasi yang bersifat mengikat, baik dari sisi perizinan berusaha maupun dari aspek pengadaan barang/jasa.

2.1 PP No. 24 Tahun 2018 dan PP No. 5 Tahun 2021

Peraturan Pemerintah ini mewajibkan setiap pelaku usaha untuk memperbarui informasi profil usaha secara berkala atau paling lambat 30 hari setelah terjadi perubahan. Ini mencakup:

Perubahan struktur organisasi dan pemilik modal.
Perubahan alamat usaha atau lokasi kegiatan utama.
Perubahan bidang usaha yang berdampak pada kategori risiko.

Jika vendor tidak memperbarui data, maka izin usaha bisa tidak berlaku atau dicabut secara administratif oleh sistem OSS. Bagi vendor pengadaan, ini dapat berdampak pada keikutsertaan dalam tender.

2.2 Perpres No. 16 Tahun 2018 dan Peraturan LKPP No. 9 Tahun 2020

Kedua regulasi ini menetapkan bahwa vendor yang ingin mengikuti tender atau penunjukan langsung wajib memiliki profil yang lengkap dan mutakhir di SIKAP. PPK dan Pokja akan menggunakan data SIKAP sebagai rujukan utama dalam mengevaluasi kelayakan administrasi.

Adapun konsekuensi dari tidak memperbarui data antara lain:

Gagal lulus evaluasi administrasi karena data dokumen kedaluwarsa.
Ditandai sebagai vendor pasif atau tidak aktif oleh sistem SPSE.
Diblokir sementara oleh LKPP atau instansi pengelola jika terbukti lalai memperbarui informasi penting.

Untuk itu, vendor tidak hanya harus rajin mengecek masa berlaku dokumen, tapi juga mematuhi seluruh mekanisme pelaporan yang ditetapkan dalam OSS maupun SIKAP.

3. Momen Kewajiban Pembaruan Data

Dalam praktiknya, pembaruan data harus dilakukan segera setelah terjadi peristiwa hukum, administratif, atau teknis yang memengaruhi kelengkapan profil usaha. Berikut adalah sejumlah momen penting di mana pembaruan menjadi wajib:

3.1 Perubahan Legalitas dan Kepemilikan

Perubahan Akta Pendirian atau Perubahan AD/ART: Ketika perusahaan mengalami perubahan pemilik saham, pengurus, atau bentuk badan hukum (misalnya dari CV ke PT), dokumen legalitas baru harus diunggah ke OSS. Jika tidak, status NIB bisa menjadi tidak sah.
Perubahan Alamat Kantor atau Domisili Usaha: Informasi domisili penting bagi pengelompokan wilayah layanan dan relevansi dalam tender. SIKAP akan mendeteksi ketidaksesuaian data jika tidak diperbarui.
Perubahan Skala Usaha: Jika sebelumnya dikategorikan sebagai usaha kecil dan kini meningkat menjadi menengah, maka pembaruan wajib dilakukan karena berpengaruh pada jenis paket tender yang boleh diikuti.

3.2 Pembaruan Dokumen Perizinan dan Sertifikasi

Izin Khusus: Dokumen seperti SIUJK, SIPA, SBU memiliki masa berlaku yang harus diperhatikan. Jika kadaluarsa dan tidak diperpanjang, vendor bisa otomatis gugur dalam seleksi.
Sertifikasi Penunjang: Sertifikat ISO, TKDN, halal, SNI menjadi nilai tambah dalam tender. Namun, jika tidak diperbarui atau habis masa berlakunya, maka manfaat strategisnya hilang dan bahkan dapat menjadi catatan negatif di SIKAP.

3.3 Penyesuaian Data Keuangan dan Personel

Laporan Keuangan Terbaru: SIKAP mensyaratkan laporan keuangan 2 tahun terakhir. Jika laporan belum diaudit oleh KAP (Kantor Akuntan Publik), maka data keuangan dianggap tidak kredibel oleh Pokja.
Personel Inti dan Tenaga Ahli: Dalam proyek jasa konsultansi atau konstruksi, personel inti menjadi komponen utama. Jika terjadi pergantian staf atau mutasi internal, maka daftar personel wajib diperbarui agar konsisten dengan dokumen penawaran.

3.4 Hasil Audit dan Sanksi

Pemulihan Status Blacklist: Jika vendor sebelumnya terkena sanksi dan telah menjalani masa rehabilitasi, maka hasil audit atau surat rehabilitasi harus segera diunggah ke SIKAP. Jika tidak, sistem akan tetap mencatat vendor sebagai terblokir.
Tindak Lanjut Temuan Audit: Dalam beberapa kasus, vendor menerima catatan dari auditor internal atau Inspektorat. Penyelesaian temuan dan bukti perbaikannya perlu diunggah ke SIKAP agar kinerja vendor tetap positif dan tidak menjadi pertimbangan negatif pada tender berikutnya.

4. Prosedur Teknis Pembaruan Data

Memperbarui data perusahaan di OSS (Online Single Submission) dan SIKAP (Sistem Informasi Kinerja Penyedia) bukan hanya kewajiban administratif, tetapi juga merupakan cerminan dari tata kelola perusahaan yang baik (good corporate governance). Kedua platform ini memegang peran vital dalam menjamin keterbukaan informasi dan kredibilitas vendor di mata pemerintah maupun mitra usaha. Karena itu, memahami langkah teknis pembaruan data sangat penting untuk menghindari hambatan dalam mengikuti tender atau memperoleh perizinan.

4.1 Pembaruan Data di OSS

OSS RBA (Risk-Based Approach) merupakan sistem perizinan berusaha terintegrasi secara elektronik yang dikelola oleh Kementerian Investasi/BKPM. Untuk melakukan pembaruan data usaha, vendor harus melalui beberapa tahapan penting:

Langkah 1: Login ke Portal OSS RBA

Vendor harus masuk ke laman resmi OSS (https://oss.go.id) menggunakan akun perusahaan yang telah terdaftar. Pastikan email dan password yang digunakan masih aktif, karena jika akun tidak digunakan dalam waktu lama, akses bisa terblokir dan harus direset.

Langkah 2: Akses Menu ‘Perubahan Data Usaha’

Setelah masuk ke dashboard utama, pilih menu “Perizinan Berusaha” lalu submenu “Perubahan Data Usaha”. Di sinilah vendor bisa memperbarui berbagai data seperti nama usaha, alamat kantor, perubahan bidang usaha (KBLI), data pengurus, hingga perubahan bentuk badan hukum.

Langkah 3: Mengisi Formulir Perubahan

Formulir perubahan disesuaikan dengan jenis data yang akan diperbarui. Misalnya, untuk perubahan susunan pengurus, vendor perlu mengunggah akta perubahan dan SK Kemenkumham. Jika mengubah lokasi kantor, maka diperlukan bukti domisili baru. Isian harus sesuai dengan dokumen legal agar tidak tertolak dalam tahap verifikasi.

Langkah 4: Unggah Dokumen Pendukung

Beberapa dokumen yang umum dibutuhkan meliputi:

Akta pendirian dan akta perubahan terakhir
Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
Sertifikat Standar (jika berlaku)
Surat Keterangan Domisili
Izin lingkungan (jika terkait KBLI berisiko tinggi)
Nomor Induk Berusaha (NIB) versi lama

Semua dokumen harus dalam format PDF dan tidak melebihi ukuran maksimal yang ditentukan sistem.

Langkah 5: Verifikasi dan Tanda Tangan Elektronik

Setelah semua data terisi dan dokumen diunggah, OSS akan melakukan proses verifikasi. Untuk data risiko rendah, verifikasi dilakukan secara otomatis. Namun untuk usaha dengan risiko menengah tinggi, perlu menunggu verifikasi manual oleh kementerian/lembaga teknis. Proses ini bisa memakan waktu beberapa hari kerja.

Langkah 6: Cetak Ulang NIB (Jika Diperlukan)

Jika perubahan menyangkut data yang tercantum di NIB seperti nama usaha atau KBLI, maka sistem akan menghasilkan NIB versi terbaru yang dapat dicetak ulang oleh vendor untuk keperluan administrasi selanjutnya.

4.2 Pembaruan Data di SIKAP

Sementara itu, SIKAP adalah platform yang dikelola oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) dan menjadi basis utama dalam proses verifikasi kualifikasi vendor pemerintah. Berikut prosedurnya:

Langkah 1: Login ke Portal SIKAP

Vendor mengakses laman https://sikap.lkpp.go.id dan login menggunakan akun resmi perusahaan. Akun ini biasanya terhubung langsung dengan SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik).

Langkah 2: Navigasi ke Profil Penyedia

Setelah masuk ke dashboard utama, klik “Profil Penyedia” dan lanjutkan ke submenu “Kelengkapan Dokumen”. Di bagian ini, vendor dapat memperbarui seluruh dokumen yang menjadi syarat untuk mengikuti pengadaan pemerintah.

Langkah 3: Unggah Dokumen Baru

Jenis dokumen yang harus diperbarui biasanya meliputi:

Laporan keuangan terbaru (minimal 1 tahun terakhir)
Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) atau NIB
Sertifikat ISO atau TKDN (jika ada)
SBU (Sertifikat Badan Usaha)
Surat Keterangan Domisili
Daftar pengalaman pekerjaanPastikan dokumen yang diunggah sesuai dengan format dan ukuran yang ditentukan. Jika tidak, sistem akan menolak pengunggahan.

Langkah 4: Isi Kolom Penjelasan (Jika Diminta)

Untuk perubahan besar seperti pergantian direktur utama atau penambahan bidang usaha, sistem biasanya meminta penjelasan naratif singkat. Gunakan bahasa yang formal dan langsung ke pokok perubahan untuk mempercepat proses verifikasi.

Langkah 5: Simpan dan Ajukan untuk Review

Setelah semua dokumen baru diunggah dan dijelaskan, klik tombol “Simpan” lalu “Ajukan Review”. Permintaan Anda akan masuk ke antrian verifikator LKPP. Waktu review bervariasi, tetapi umumnya selesai dalam 3-7 hari kerja.

5. Konsekuensi Keterlambatan atau Kelalaian

Mengabaikan pembaruan data bukan sekadar masalah administratif. Dalam konteks pengadaan barang dan jasa pemerintah yang sangat ketat terhadap kepatuhan dokumen, keterlambatan atau kelalaian ini bisa membawa konsekuensi serius, mulai dari kegagalan mengikuti tender hingga sanksi administratif.

Diskualifikasi Tender secara Otomatis

Salah satu konsekuensi paling umum adalah diskualifikasi otomatis dari proses tender karena data tidak valid atau tidak sesuai dengan dokumen asli. Sistem SPSE dan SIKAP akan secara otomatis melakukan pencocokan data vendor yang terdaftar. Jika ditemukan ketidaksesuaian antara data yang diunggah dan dokumen resmi, maka vendor bisa langsung digugurkan dari proses seleksi tanpa ada ruang klarifikasi lebih lanjut.

Penangguhan Akun di OSS

Bagi vendor yang telat memperbarui data di OSS, terutama dalam hal perizinan yang masa berlakunya telah habis, sistem OSS bisa secara otomatis menangguhkan izin usaha. Hal ini akan berdampak pada terhambatnya pengajuan perizinan baru, pembaruan NIB, atau bahkan pengajuan fasilitas fiskal seperti tax holiday atau insentif ekspor.

Pemblokiran Akses ke SIKAP

Khusus untuk platform SIKAP, vendor yang tidak memperbarui dokumen dalam periode tertentu (biasanya 1 tahun) bisa kehilangan akses untuk mengikuti tender pemerintah. Sistem akan menandai status vendor sebagai “nonaktif” atau “tidak lengkap”. Hal ini berarti vendor tidak akan muncul dalam daftar pilihan penyedia yang bisa dipilih oleh Pokja pemilihan.

Sanksi Administratif

Selain risiko teknis, vendor juga bisa terkena sanksi administratif dari LKPP atau instansi teknis jika ditemukan pelanggaran berat seperti dokumen palsu, data ganda, atau tidak menginformasikan perubahan kepemilikan perusahaan. Sanksi ini bisa berupa teguran tertulis, denda administratif, atau pencantuman dalam daftar hitam (blacklist) nasional.

6. Tips Pemeliharaan Data Berkelanjutan

Agar vendor tidak terjebak dalam risiko yang telah disebutkan, sangat penting untuk memiliki strategi pemeliharaan data yang terstruktur dan berkelanjutan. Pemeliharaan data bukan pekerjaan insidental, tetapi bagian dari strategi operasional dan manajemen risiko jangka panjang.

Jadwal Audit Data Berkala

Vendor sebaiknya menyusun kalender internal untuk audit data secara berkala, idealnya setiap 3 bulan sekali. Audit ini meliputi pengecekan masa berlaku izin, keabsahan dokumen, perubahan struktur organisasi, dan update bidang usaha. Dengan melakukan audit berkala, vendor bisa mendeteksi ketidaksesuaian lebih awal dan menghindari pembaruan mendadak saat hendak mengikuti tender besar.

Tim Khusus Administrasi

Penugasan satu tim atau personil khusus yang bertanggung jawab atas pembaruan OSS dan SIKAP akan sangat membantu. Tim ini bertugas mengawasi email notifikasi dari OSS/SIKAP, mempersiapkan dokumen baru, dan memproses unggahan ke sistem. Jika tim ini dibekali pelatihan reguler, maka proses pembaruan akan menjadi efisien dan minim kesalahan.

Integrasi Sistem Internal

Menggunakan sistem internal berbasis database yang terintegrasi akan sangat membantu dalam mengelola data. Misalnya, perusahaan bisa mengembangkan modul administrasi yang secara otomatis menarik data dari departemen keuangan, legal, dan operasional, lalu mensinkronkan ke OSS dan SIKAP. Hal ini mengurangi ketergantungan pada input manual dan meminimalkan potensi duplikasi data atau human error.

Pengingat Otomatis dan Notifikasi

OSS dan SIKAP sebenarnya telah menyediakan fitur pengingat otomatis, seperti notifikasi email atau sistem peringatan masa kedaluwarsa. Namun untuk vendor yang memiliki volume dokumen besar, akan lebih efektif jika menambahkan sistem pengingat tambahan melalui tools seperti Google Calendar, Microsoft Outlook, atau aplikasi manajemen proyek seperti Trello atau Asana.

7. Studi Kasus: Dampak Pembaruan Data Tepat Waktu

Kisah dari PT Delta Mitra dapat menjadi contoh konkret mengenai pentingnya pembaruan data secara tepat waktu di platform SIKAP. Perusahaan ini bergerak di bidang jasa teknologi informasi dan sudah beberapa kali mengikuti tender e-procurement dari berbagai instansi pemerintah. Namun pada awal tahun, mereka mengalami insiden yang hampir mengganggu stabilitas bisnis mereka secara signifikan.

Kejadian bermula ketika PT Delta Mitra mengajukan penawaran dalam sebuah tender pengadaan sistem informasi kesehatan senilai Rp12 miliar dari sebuah kementerian. Semua dokumen teknis telah dipersiapkan dengan matang, termasuk demo aplikasi dan tim ahli yang berpengalaman. Namun, saat tahap evaluasi administrasi, sistem SIKAP mendeteksi bahwa laporan keuangan tahunan yang disyaratkan belum diperbarui di sistem. Padahal, laporan keuangan untuk tahun fiskal sebelumnya sudah selesai diaudit dan tersedia di internal perusahaan, tetapi tim administrasi terlupa mengunggahnya ke SIKAP. Akibatnya, sistem secara otomatis mendiskualifikasi mereka dari proses tender.

Peristiwa tersebut menjadi pelajaran berharga bagi manajemen PT Delta Mitra. Mereka segera menginstruksikan tim untuk memperbarui semua informasi yang tertinggal, tidak hanya laporan keuangan tetapi juga perizinan yang akan kedaluwarsa, data personel utama, dan portofolio proyek terkini. Proses pembaruan membutuhkan waktu sekitar 7 hari kerja, termasuk waktu verifikasi oleh tim LKPP.

Tidak lama setelah status keaktifan mereka dipulihkan, PT Delta Mitra kembali mengikuti tender e-catalog untuk proyek smart city di sebuah pemerintah daerah. Dengan kelengkapan data yang telah diperbarui dan reputasi yang mulai kembali stabil, mereka berhasil memenangkan kontrak senilai Rp10 miliar. Ini menunjukkan bahwa konsistensi dalam pemeliharaan data bukan hanya soal kepatuhan administratif, tetapi juga berkorelasi langsung dengan peluang bisnis dan kepercayaan dari pihak pemerintah sebagai pengguna jasa.

Lebih dari itu, PT Delta Mitra kini mengembangkan sistem internal pengingat berbasis kalender digital, serta membentuk satu unit kecil khusus untuk manajemen data pengadaan. Mereka juga secara rutin melakukan audit triwulan pada seluruh platform digital pengadaan yang mereka ikuti. Ini adalah contoh transformasi dari insiden menjadi pembelajaran yang strategis dan memperkuat sistem tata kelola perusahaan.

8. Kesimpulan

Pembaruan data di platform OSS (Online Single Submission) dan SIKAP (Sistem Informasi Kinerja Penyedia) bukanlah tugas administratif yang bisa diabaikan begitu saja, melainkan menjadi bagian vital dari strategi keberlanjutan bisnis dalam ekosistem pengadaan barang/jasa pemerintah. Dalam era digital seperti sekarang, integritas dan kelengkapan data menjadi tolok ukur pertama dalam menilai kelayakan sebuah entitas usaha untuk terlibat dalam tender pengadaan.

Kapan vendor harus memperbarui data? Jawabannya adalah: setiap kali terdapat perubahan signifikan, baik dari segi legalitas, struktur organisasi, kapasitas keuangan, status sertifikasi, maupun rekam jejak pekerjaan. Bahkan, dalam kondisi tidak ada perubahan besar sekalipun, audit berkala sangat dianjurkan untuk memastikan tidak ada dokumen yang sudah melewati masa berlaku atau sistem yang mengalami gangguan sinkronisasi.

Prosedur teknis pembaruan data telah difasilitasi secara sistematis oleh pemerintah, baik melalui OSS RBA yang dikelola oleh Kementerian Investasi/BKPM maupun SIKAP yang dikelola oleh LKPP. Kedua sistem ini terus diperbarui dan terintegrasi dengan berbagai sistem lainnya, sehingga setiap pembaruan yang dilakukan pada satu platform bisa berdampak pada validitas data di platform lain, termasuk SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik) dan e-Katalog.