Menang Tender tapi Merugi? Ini Penyebabnya!

Pendahuluan

Menang tender selayaknya momen kemenangan-bukti kemampuan perusahaan memenangkan persaingan. Namun kebahagiaan itu seringkali singkat: banyak vendor yang menang tender ternyata akhirnya mengalami kerugian finansial, gangguan operasional, atau bahkan kebangkrutan. Fenomena ini tidak jarang terjadi karena keputusan mengikuti tender yang hanya dilandasi semangat menang, bukan analisis matang tentang biaya, risiko, kapasitas, dan mekanika kontrak. Artikel ini mengurai penyebab utama kenapa menang tender bisa berujung merugi. Setiap penyebab dibahas secara mendalam disertai contoh nyata kondisi lapangan dan langkah mitigasi praktis yang bisa diterapkan. Target pembaca adalah pemilik usaha, manajer tender, estimator, dan tim operasional yang ingin memperbaiki hit rate tender sekaligus memastikan setiap kontrak menghasilkan keuntungan yang layak. Dengan memahami akar masalah-mulai dari underbidding, estimasi biaya yang salah, cashflow, manajemen perubahan, hingga klausul kontrak yang merugikan-perusahaan dapat menyusun strategi preventif sehingga kemenangan tender bertransformasi menjadi proyek yang sehat secara finansial dan operasional.

1. Underbidding: Mengapa Menawarkan Harga Terlalu Rendah Berujung Tragis

Penjelasan masalah

Underbidding adalah praktik menawar harga sangat rendah untuk memenangkan tender. Kadang tampak “jenius” saat menang, namun seringkali berujung pada kerugian ketika harga tersebut tidak menutup biaya riil proyek.

Penyebab umum

Tekanan KPI internal: tim tender dipaksa mencapai quota kemenangan.
Strategi “market entry” tanpa perhitungan (ingin portofolio).
Salah tafsir kompetisi: mengira pesaing akan mundur sehingga cukup tawar murah.
Kekeliruan teknis/estimasi: kalkulasi biaya tidak lengkap.
Perilaku opportunistik: berharap bisa klaim scope tambahan saat pengerjaan.

Dampak praktis

Margin menyusut sampai negatif → perusahaan menutup biaya tetap dari sumber lain.
Pengurangan kualitas input (material, tenaga) → rework, klaim, denda, reputasi rusak.
Tekanan operasional → kompromi control, K3, dan QA.
Budaya berbahaya: menang dihargai, profitabilitas diabaikan.

Mitigasi dan praktik terbaik

Threshold pricing: tentukan margin minimal (mis. x% gross margin) sebagai “red line” – tawaran diblokir jika di bawah threshold.
Full costing mandatory: selalu masukkan biaya variabel, alokasi overhead, biaya jaminan, asuransi, pajak, dan biaya financing.
Contingency explicit: tambahkan cadangan risiko berdasar profil proyek (5-15% tergantung risiko).
Scenario testing: jalankan sensitivity analysis (best/likely/worst) sebelum submit.
Ubah insentif: KPI internal mengapresiasi profit margin proyek, bukan sekadar jumlah tender dimenangkan.
Alternatif komersial: tawarkan opsi paket (reduced scope, phased delivery, add-on) agar tetap kompetitif tanpa mematikan margin.
Review pasca-tender: setiap kemenangan dianalisis soal cost-to-complete; pelajaran dipakai update unit-rate database.

Ringkasan

Menang dengan harga sangat rendah adalah risiko terstruktur – dapat dicegah dengan kebijakan pricing yang disiplin, kultur reward yang benar, dan tools analitik sederhana. Underbidding mungkin memenangi tender; tetapi tanpa kontrol, hal itu memenjarakan perusahaan dalam proyek merugi.

2. Estimasi Biaya Keliru & Biaya Tersembunyi: Sumber Kerugian yang Sering Terabaikan

Penjelasan masalah

Estimasi biaya yang tidak lengkap atau berdasar asumsi optimis menyebabkan RAB undervalued. Ketidaktelitian ini menimbulkan gap antara harga kontrak dan biaya riil pelaksanaan – sumber utama kerugian setelah kemenangan tender.

Sumber kesalahan umum

Data usang: memakai unit rate/BoQ lama tanpa koreksi harga pasar terkini.
Produktivitas idealistis: estimasi waktu kerja berdasarkan kondisi ideal, bukan kondisi lapangan.
Overhead terabaikan: biaya administrasi, manajemen, jaminan, dan asuransi tidak dialokasikan proporsional.
Biaya tersembunyi: demobilisasi, remediasi, pengujian tambahan, biaya litigasi, bunga modal kerja, biaya permit/izin, loss & damage.
Fragmentasi input: estimasi dibuat terpisah tanpa kolaborasi antar-fungsi (procurement, operasi, finance).

Dampak di lapangan

Ketidaksesuaian RAB vs realisasi → pemotongan kualitas, rework, klaim finansial.
Margin terkikis oleh biaya tak terduga.
Operasional terganggu karena kurangnya alokasi untuk pemeliharaan atau G&A.

Mitigasi langkah demi langkah

Full costing framework: buat template RAB yang mencakup material, tenaga, peralatan, subkon, overhead, asuransi, pajak, jaminan, dan biaya financing.
Data market-driven: perbarui library unit rates secara berkala (supplier quotes, tender benchmark, invoice terakhir).
Site verification: wajib site visit pra-penawaran untuk memvalidasi asumsi produktivitas dan akses logistik.
Cross-functional estimating: libatkan procurement, operations, QA, dan finance dalam sesi estimating.
Contingency differentiated: pisahkan contingency untuk risiko teridentifikasi vs buffer umum.
Software & template: gunakan estimating tools atau spreadsheet yang memaksa pengisian semua komponen biaya.
Lessons learned loop: setelah proyek selesai, update database unit rates dan dokumentasikan biaya tersembunyi agar tidak terulang.

Check-list praktis untuk estimator

Apakah semua biaya jaminan/garansi dimasukkan?
Sudahkah overhead dialokasikan?
Sudahkah disimulasikan fluktuasi harga bahan?
Adakah contingency untuk unknowns?

Ringkasan

Estimasi yang akurat bukan hanya soal menghitung angka, tetapi menyusun proses, data, dan kolaborasi yang memaksa semua biaya terlihat. Mengabaikan biaya tersembunyi adalah undangan untuk merugi – disiplin estimating dan feedback loop adalah obatnya.

3. Cashflow & Payment Terms yang Membunuh: Profit Akuntansi ≠ Likuiditas

Penjelasan masalah

Kontrak yang menguntungkan secara angka bisa jadi mematikan jika payment terms membuat vendor kehabisan kas. Perbedaan timing antara pengeluaran (beli material, bayar upah) dan pemasukan (progress payment, retention) menimbulkan tekanan likuiditas.

Masalah pembayaran yang kerap muncul

Advance/DP rendah atau tidak ada.
Progress payment jarang dan bergantung pada sertifikat yang lambat.
Retensi tinggi dan dibayarkan setelah masa pemeliharaan berakhir.
Pembayaran tertunda karena administrasi atau dispute.
Bank guarantee/performance bond mengikat limit fasilitas kredit.

Dampak operasional & finansial

Kebutuhan modal kerja meningkat → pinjaman jangka pendek dengan bunga tinggi.
Penundaan pembelian material → keterlambatan, denda, kepercayaan pemasok menurun.
Tekanan pada cashflow memaksa kompromi kualitas atau outsourcing mahal.

Mitigasi yang dapat diterapkan sebelum submit

Cashflow modelling: buat forecast arus kas bulanan berdasarkan schedule pembayaran vs kebutuhan pembelian dan upah.
Persyaratan finansial fix: jika mismatch besar, jangan submit kecuali ada jaminan pembiayaan (bank in-principle, factoring agreement).
Negosiasi payment terms: segera klaim advance atau progress payment yang lebih sering saat masa klarifikasi.
Fasilitas pembiayaan: siapkan alternatif (overdraft, factoring, LC) dan dokumentasikan persetujuan bank sebagai bagian dari kelayakan.
Pengaturan retensi: minta retention guarantee atau escrow untuk menghindari beban kas panjang.
Manajemen working capital: nego credit terms dengan supplier, gunakan procurement schedule, pertimbangkan consignment untuk barang kritis.
Cost of finance internal: masukkan biaya bunga/financing ke dalam harga atau kalkulasi margin.

Prinsip penting

Profit di kertas tidak sama dengan survive di lapangan. Keputusan ikut tender wajib mempertimbangkan aspek likuiditas – jika proyek memerlukan modal kerja besar tanpa access-to-funding, lebih aman menolak atau struktur ulang penawaran.

4. Scope Creep & Manajemen Perubahan yang Lemah: Biaya Tambahan yang Tidak Ditagih

Penjelasan masalah

Scope creep terjadi ketika pekerjaan tambahan dikerjakan tanpa kompensasi cukup – biasanya karena instruksi verbal, asumsi hubungan baik, atau prosedur change order yang lemah. Kasus ini memakan biaya, waktu, dan energi tim.

Penyebab tipikal

Dokumen tender tidak jelas; spesifikasi ambigu memancing interpretasi berbeda.
Owner meminta tambahan fitur/pekerjaan selama eksekusi.
Tim site mulai bekerja atas permintaan verbal tanpa otorisasi tertulis.
Vendor tidak punya proses VO yang cepat sehingga pekerjaan tetap jalan tanpa payment adjustment.

Dampak

Biaya tidak diklaim → margin menyusut.
Konflik administratif dan reputasi.
Pembengkakan jadwal dan potensi denda.

Prosedur mitigasi (operasional dan kontraktual)

Change Order Procedure (COP): wajibkan setiap perubahan hanya dilaksanakan setelah VO tertulis ditandatangani. Termasuk formulir standar: scope tambahan, perhitungan biaya, adjustment jadwal, persetujuan.
Policy “No Work Without Order”: training bagi site staff untuk menolak instruksi verbal tanpa dokumen. Buat mekanisme eskalasi cepat jika owner mendesak.
Documentation discipline: semua instruksi diverifikasi lewat email/MoM; gunakan site diary, foto timestamp, dan surat perintah kerja.
Price book VO: siapkan rate card VO sehingga estimasi tambahan dapat disubmit cepat.
Contract clauses: pastikan kontrak nangani change order dan merinci proses approval, evaluasi biaya, dan timeline adjustment.
Claim management team: tim kecil untuk menyiapkan dan follow-up klaim VO agar tidak terlupakan.

Langkah proaktif saat tender

Klarifikasi spesifikasi yang rawan interpretasi.
Masukkan contingency untuk area ambigu.
Sajikan opsi harga modular agar perubahan dikelola lewat paket tersendiri.

Ringkasan

Pengelolaan perubahan yang lemah menggerus keuntungan. Disiplin dokumentasi dan prosedur VO yang tegas adalah garansi agar tambahan pekerjaan dibayar adil.

5. Kegagalan Manajemen Proyek & Operasional: Produktivitas, Kualitas, dan K3

Penjelasan masalah

Manajemen proyek yang lemah – dari perencanaan, scheduling, koordinasi subkon hingga QA/K3 – menyebabkan cost overrun, rework, keterlambatan, dan denda. Bahkan harga yang wajar bisa hilang oleh buruknya eksekusi.

Faktor kegagalan utama

Perencanaan tidak realistis (timeline, resource).
Tidak ada critical path dan pengawasan milestone.
Koordinasi subkontraktor buruk; kerja paralel tidak sinkron.
Quality assurance longgar → defect dan rework.
Pengabaian K3 → kecelakaan, biaya medis, potensi litigasi.

Dampak

Biaya operasional naik; produktivitas turun.
Reputasi rusak; klaim klien meningkat.
Denda keterlambatan dan pembengkakan biaya langsung menggerus margin.

Solusi terukur

Project governance: tunjuk PM berpengalaman, schedulers, QA/QC officers, safety officer. Definisikan RACI untuk setiap aktivitas.
Tool & monitoring: gunakan MS Project / Primavera / dashboard sederhana untuk monitoring gantt, kritikal path, resource leveling, dan earned value.
SOP & acceptance criteria: definisikan standar kerja, toleransi, acceptance test, dan dokumentasi inspeksi.
Procurement alignment: jadwalkan PO agar material datang just-in-time; gunakan quality control on receipt.
Subkon management: kualifikasi subkon, buat KPI, penalty/reward, dan daily coordination.
K3 dan preventive maintenance: training rutin, toolbox talk, dan preventive maintenance alat mengurangi downtime.
Daily/weekly reporting cadence: rapat harian untuk isu operasional dan weekly steering untuk masalah strategis.

Takeaway

Manajemen proyek bukan overhead – ia pengurang risiko dan pengawal margin. Investasi pada kapasitas manajemen proyek menghasilkan pengembalian signifikan pada profitabilitas.

6. Klausul Kontrak Berisiko: Penalti, Jaminan, dan Liability

Penjelasan masalah

Banyak vendor terjebak oleh klausul kontrak yang tampak standar namun memiliki exposure finansial besar: penalti harian tinggi, jaminan bank dengan syarat panggilan mudah, atau liability tanpa batas.

Klausul berbahaya yang sering muncul

Liquidated damages: denda per hari dengan cap tinggi.
Performance bond: bank guarantee yang dapat dicairkan dengan klaim sewenang.
Termination clause: owner dapat memutus kontrak tanpa masa perbaikan (notice & cure).
Warranty liability: periode garansi panjang tanpa pembatasan nilai.
Narrow force majeure: definisi sempit yang tidak mencakup banyak risiko eksternal.

Dampak

Jika dimanfaatkan, klausul ini dapat menghancurkan arus kas dan profit.
Upaya hukum mahal; reputasi terguncang.
Kesulitan mendapatkan asuransi/limit bank pada proyek selanjutnya.

Strategi mitigasi hukum & komersial

Legal review pra-submit: tim legal memeriksa semua klausul “red flag” dan menghitung exposure finansial maksimal.
Negosiasi klausul: bila tender memungkinkan, minta cap on liability, definisi force majeure lebih luas, cure period, atau mekanisme escrow untuk retensi.
Payment security: usahakan payment mechanism (LC, escrow) untuk mengurangi risiko withholding.
Insurance cover: aktifkan polis yang relevan (professional indemnity, contract works, delay in start-up) dan pahami exclusions.
Pricing for exposure: jika klausul tidak bisa nego, masukkan premium risiko dalam harga.
Contingency & cash buffer: alokasikan margin ekstra untuk menutup potensi claim.
Document EVERYTHING: catatan lengkap memudahkan defense atau negosiasi klaim.

Catatan praktis

Di tender publik, kesempatan menegosiasi terbatas – maka penilaian risiko harus menjadi penentu go/no-go. Jangan ikuti tender jika exposure melebihi kapasitas finansial dan legal Anda.

7. Masalah Rantai Pasok: Kualitas, Keterlambatan, dan Fluktuasi Harga

Penjelasan masalah

Rantai pasok yang rapuh – ketergantungan pada satu supplier, kualitas tidak konsisten, atau volatilitas harga komoditas – mengganggu pelaksanaan dan menambah biaya tak terduga.

Risiko nyata

Supplier gagal memenuhi PO → pembelian mahal di pasar spot.
Material tidak sesuai spesifikasi → retur, delay, rework.
Harga bahan melonjak setelah komitmen PO → margin terkikis.
Lead time panjang → kebutuhan inventory dan biaya simpan.

Strategi mitigasi operasional

Diversifikasi supplier: tidak bergantung pada satu sumber; bid vendor alternatif (domestic + import).
Framework contracts: buat kontrak jangka menengah dengan harga atau formula eskalasi untuk stabilitas.
Quality on receipt: inspeksi material masuk (3-way match, test certificate) dan supplier performance log.
Safety stock & consignment: untuk critical items, gunakan safety stock atau consignment supaya produksi tidak terhenti.
Hedging & escalation clause: untuk komoditas volatil, nego clause escalation atau gunakan hedging jika memungkinkan.
Pembelian bertahap: stagger purchasing aligned to cashflow dan milestone, bukan full payment upfront.
Supplier development: kerja sama jangka panjang dengan supplier untuk capacity building, quality improvement, dan lead time reduction.

Manajemen kontrak pembelian

Sertakan penalty/term delivery dalam PO.
Pastikan ada clause substitute supplier yang disetujui.
Dokumentasikan semua komunikasi dan NCR (non-conformance report) sebagai bukti.

Ringkasan

Rantai pasok adalah tulang punggung pelaksanaan. Investasi di diversifikasi, kontrak yang baik, dan quality control menurunkan risiko biaya dan jadwal – membuat tender yang dimenangkan tetap profitable meski kondisi eksternal bergejolak.

8. Pengelolaan Risiko: Asuransi, Kontinjensi, dan Governance Proyek

Perusahaan yang sukses menjaga profitabilitas proyek biasanya memiliki framework manajemen risiko yang matang. Ini meliputi penggunaan asuransi yang tepat, reservasi kontinjensi, governance yang transparan, dan monitoring rutin.

Asuransi: pastikan cakupan relevan-contract works insurance (all risks), third-party liability, employer liability, professional indemnity, dan business interruption bila relevan. Asuransi tidak menutup semua kerugian tapi mengurangi exposure besar. Catat juga exclusions dalam polis yang sering mengecualikan kesalahan manajemen atau wanprestasi.
Kontinjensi: alokasikan contingency fund yang realistis (mis. 5-10% tergantung risiko) bukan angka simbolis. Pisahkan contingency untuk risk-known (risiko bisa diidentifikasi) dan unknown-unknown (buffer umum). Kelola penggunaan contingency dengan approval chain agar tidak disalahgunakan.
Governance proyek: bentuk steering committee, schedule review, dan KPI yang measurable (cost-to-complete, earned value). Gunakan earned value management (EVM) bila proyek berukuran besar untuk memonitor performance terhadap budget dan schedule. Lakukan audit internal berkala dan independent technical review di milestone kritis.

Penilaian risiko harus dilakukan sejak pra-tender dan diperbarui sepanjang lifecycle proyek. Setiap risiko di-log, dinilai (probability x impact), dan diberi mitigasi serta owner. Proyek dengan governance baik mampu mendeteksi early warning signs dan mengambil tindakan korektif sebelum biaya melonjak. Dengan kombinasi asuransi tepat, kontinjensi memadai, dan tata kelola kuat, perusahaan meningkatkan peluang memenangkan tender yang benar-benar menguntungkan bukan hanya secara status.

Kesimpulan

Menang tender adalah pencapaian, tetapi kemenangan tanpa perhitungan matang bisa berubah menjadi jebakan finansial. Penyebab merugi pasca-menang meliputi underbidding, estimasi biaya keliru, masalah cashflow akibat payment terms, scope creep, manajemen proyek lemah, klausul kontrak yang merugikan, gangguan rantai pasok, dan lemahnya manajemen risiko. Setiap penyebab ini punya solusi praktis-dari penerapan pricing discipline, full costing, modelling cashflow, prosedur change order yang ketat, investasi pada manajemen proyek, review kontrak legal mendalam, diversifikasi supplier, hingga penggunaan asuransi dan contingency fund. Kunci pencegahan adalah budaya organisasi yang memprioritaskan profitabilitas jangka panjang, bukan sekadar jumlah kemenangan. Terapkan checklist go/no-go yang ketat, perbaiki database unit rates, latih tim tender, dan bangun governance proyek yang transparan.