Dalam dunia pengadaan, banyak vendor beranggapan bahwa semakin sering ikut tender, semakin besar peluang untuk menang. Logika itu sekilas terlihat benar, tetapi kenyataannya justru sebaliknya. Terlalu banyak ikut tender tanpa strategi dapat membuat vendor kelelahan, kehilangan fokus, menghabiskan modal, dan bahkan merusak reputasi. Lebih parah lagi, vendor bisa gagal memenuhi pekerjaan karena mengikuti tender di luar kemampuan.
Artikel ini membahas mengapa vendor tidak perlu—dan tidak seharusnya—mengikuti semua tender. Yang mereka butuhkan adalah memilih tender yang tepat, sesuai kekuatan, kapasitas, dan strategi usaha. Dengan bahasa sederhana dan mengalir, artikel ini diharapkan membantu vendor memahami bahwa seleksi tender adalah langkah penting untuk tumbuh secara sehat dan berkelanjutan.
Mengapa Tidak Semua Tender Layak Diikuti?
Tender bukan ajang undian. Tidak seperti lotre yang peluangnya muncul dari jumlah tiket, tender membutuhkan kesiapan yang nyata: teknis, finansial, administrasi, dan kapasitas perusahaan. Mengikuti tender secara acak tanpa pertimbangan justru bisa membawa vendor pada risiko kerugian.
Tidak semua tender cocok dengan kemampuan perusahaan. Ada tender yang terlalu besar untuk kapasitas vendor, ada tender yang membutuhkan teknologi tertentu, ada yang berlokasi jauh dengan biaya logistik tinggi, dan ada pula tender dengan kompetisi sangat ketat sehingga peluang menang hampir tidak ada.
Vendor yang pintar bukan vendor yang ikut semua tender, tetapi vendor yang cerdas memilih.
Mengukur Kemampuan Sebelum Melangkah
Setiap tender memiliki persyaratan teknis dan administratif yang berbeda. Vendor harus memastikan terlebih dahulu apakah mereka mampu memenuhi semua persyaratan tersebut.
Beberapa indikator penting:
- Apakah spesifikasi produk sesuai dengan kemampuan?
- Apakah pengalaman perusahaan relevan dengan tender?
- Apakah perusahaan punya SDM dan manajemen proyek yang siap?
- Apakah dokumen legalitas lengkap dan valid?
Jika salah satu poin saja belum kuat, mengikuti tender adalah langkah berisiko.
Fokus pada Tender yang Sesuai Core Business
Banyak vendor tergoda ikut tender yang nominalnya besar, meskipun tender itu tidak sesuai bidang usahanya. Mereka berpikir keuntungan besar pasti sebanding dengan usaha yang dikeluarkan. Padahal, memasuki proyek di luar core business hanya akan membuat vendor kewalahan.
Vendor harus bertanya:
- Apakah tender ini mendukung arah perusahaan?
- Apakah produk atau layanan saya benar-benar relevan?
- Apakah tender ini membutuhkan investasi besar hanya untuk memenuhi persyaratan?
Tender yang sesuai core business lebih mudah ditangani dan peluang suksesnya jauh lebih tinggi.
Menghindari Tender yang Memiliki Risiko Tinggi
Tidak semua tender aman. Ada tender dengan risiko finansial, risiko logistik, risiko pelaksanaan, bahkan risiko hukum. Vendor yang asal ikut tender tanpa mengukur risiko bisa terjerumus dalam masalah besar.
Contohnya:
- Tender dengan anggaran sangat ketat sehingga margin terlalu tipis
- Tender di daerah terpencil tanpa dukungan logistik
- Tender dengan pasokan barang yang sulit di pasar
- Tender dengan jadwal pelaksanaan yang terlalu mepet
Memilih tender berarti memilih risiko yang masih bisa dikendalikan.
Menilai Kompetisi dalam Tender
Kompetisi adalah faktor yang sering diabaikan vendor. Banyak perusahaan masuk tender yang diikuti vendor raksasa, tetapi dengan sumber daya jauh lebih kecil. Padahal, peluang menang di tender seperti itu mungkin sangat kecil.
Vendor perlu membaca:
- Siapa saja peserta potensial tender?
- Apakah ada pemain besar yang mendominasi kategori tersebut?
- Apakah harga pasar sudah terlalu rendah?
- Apakah spesifikasi terlalu mengarah pada vendor tertentu?
Dengan menilai kompetisi, vendor dapat menghindari tender yang tidak realistis.
Mengelola Beban Kerja Administrasi
Proses tender membutuhkan dokumen yang lengkap, teliti, dan sering kali memakan waktu lama. Jika vendor mengikuti terlalu banyak tender sekaligus, tim administrasi bisa kewalahan.
Dokumen seperti:
- Legalitas perusahaan
- Surat dukungan
- Laporan pajak
- Pengalaman pekerjaan
- Identitas tenaga ahli
Semua membutuhkan perhatian detail. Jika dokumen tidak dikelola dengan baik karena terlalu banyak tender yang diikuti, potensi gagal administrasi semakin besar.
Menilai Kesiapan Modal dan Arus Kas
Tender selalu membutuhkan modal awal. Banyak vendor yang mengikuti banyak tender tanpa menghitung kemampuan arus kas. Ini sangat berbahaya.
Vendor harus menilai:
- Apakah ada dana cadangan untuk memulai proyek?
- Apakah perusahaan siap jika pembayaran terlambat?
- Apakah margin keuntungan cukup menutup risiko?
Jika modal terlalu tipis, mengikuti banyak tender hanya memperbesar risiko rugi.
Pentingnya Memilih Tender yang Potensial untuk Repeat Order
Tender yang baik bukan hanya tender yang bisa dimenangkan, tetapi tender yang bisa membuka peluang jangka panjang. Vendor harus memilih tender yang memberikan akses ke instansi yang potensial memberikan proyek lanjutan.
Tender yang menguntungkan adalah:
- Tender yang menghasilkan kepercayaan
- Tender dari instansi yang sering belanja
- Tender yang relevan dengan kebutuhan pasar
- Tender yang bisa menjadi portofolio kuat
Dengan memilih tender yang tepat, vendor membangun reputasi, bukan sekadar mengejar proyek sekali jalan.
Memahami Kapasitas Tim dan Ketersediaan SDM
Kapasitas SDM adalah faktor penting dalam menentukan jumlah tender yang bisa diikuti. Jika vendor terlalu banyak mengikuti tender, tim bisa kelelahan dan kualitas pekerjaan menurun.
Vendor harus bertanya:
- Berapa banyak proyek yang bisa ditangani tim sekaligus?
- Apakah ada manajer proyek yang berpengalaman?
- Apakah tim teknis mampu memenuhi spesifikasi tender?
Jika SDM terbatas, memilih tender yang paling sesuai adalah langkah yang bijak.
Menghindari Tender dengan Jadwal Tidak Masuk Akal
Beberapa tender memiliki jadwal yang sangat ketat. Jika vendor tidak memiliki kesiapan penuh, jadwal ini bisa membuat perusahaan gagal kontrak. Vendor harus menilai apakah jadwal pelaksanaan sesuai dengan kemampuan internal.
Jadwal yang buruk bisa membuat:
- Pengiriman terlambat
- Kualitas pekerjaan tidak sesuai
- Komplain instansi meningkat
- Risiko blacklist muncul
Lebih baik memilih tender yang timeline-nya realistis dan dapat dipenuhi dengan nyaman.
Mengendalikan Reputasi Perusahaan
Setiap tender yang diikuti akan memengaruhi reputasi, baik saat menang maupun kalah. Jika vendor mengikuti tender sembarangan dan sering gagal, reputasi dapat menurun di mata instansi.
Tender yang tidak selesai, keterlambatan, atau komplain kualitas akan berdampak buruk pada:
- Riwayat kontrak
- Penilaian kinerja vendor
- Peluang menang tender berikutnya
- Kepercayaan instansi pembeli
Dengan memilih tender yang tepat, vendor menjaga nama baik perusahaan.
Menghindari Tekanan Internal yang Tidak Perlu
Mengikuti terlalu banyak tender menciptakan tekanan besar: bekerja dikejar tenggat waktu, menyiapkan dokumen tergesa-gesa, dan memaksakan tim untuk melakukan hal di luar kapasitas. Jika dilakukan terus-menerus, perusahaan akan kehilangan fokus dan stabilitas.
Vendor yang bijak memilih tender yang benar-benar bisa dikerjakan dengan baik, bukan sekadar ikut untuk menambah jumlah partisipasi.
Memahami Prioritas Bisnis dan Arah Pengembangan
Pemilihan tender harus mengikuti arah bisnis. Vendor perlu memastikan bahwa tender yang diikuti benar-benar memberikan nilai tambah bagi perusahaan.
Pertimbangan strategis operasi:
- Apakah tender ini membuka peluang usaha baru?
- Apakah tender ini relevan dengan investasi yang dilakukan?
- Apakah tender ini memberi dampak jangka panjang?
Dengan mempertimbangkan hal ini, vendor dapat memilih tender yang memperkuat bisnis, bukan membebani.
Menghitung Peluang Menang Secara Realistis
Vendor harus mampu memperkirakan kemungkinan menang. Semua tender bisa diikuti, tetapi hanya sedikit yang benar-benar memiliki peluang menang besar.
Vendor yang matang akan memilih tender di mana peluang menang minimal 30–40%, bukan tender dengan peluang 1–5%.
Mengikuti tender berpeluang kecil hanya membuang waktu, tenaga, dan biaya.
Pilih Tender yang Tepat untuk Bertahan Lebih Lama
Mengikuti tender bukan soal kuantitas, melainkan kualitas. Vendor yang cerdas tidak ikut semua tender. Mereka memilih tender yang tepat, sesuai kekuatan, kapasitas, dan arah bisnis perusahaan. Mereka memastikan bahwa setiap tender yang diikuti memiliki peluang menang yang realistis, risiko terukur, dan dampak positif bagi pertumbuhan jangka panjang.
Dengan seleksi tender yang baik, vendor dapat:
- Mengelola sumber daya lebih efisien
- Meningkatkan peluang kemenangan
- Mengurangi risiko kerugian
- Membangun reputasi yang lebih kuat
- Mengembangkan usaha secara berkelanjutan
Tender bukan ajang siapa paling banyak ikut, tetapi siapa paling tepat memilih. Vendor yang memahami ini tidak hanya bertahan lebih lama, tetapi juga tumbuh dengan sehat dan percaya diri dalam dunia pengadaan yang semakin kompetitif.
