Menyusun Harga Perkiraan Sendiri (HPS) bukan hanya tugas panitia pengadaan. Di sisi vendor, HPS sering dijadikan acuan utama untuk menentukan strategi harga saat mengikuti tender atau menawarkan produk di e-katalog. Vendor yang cerdas memahami bahwa HPS bukan sekadar angka—tetapi cerminan analisis pasar, kemampuan produksi, logistik, dan efisiensi internal.
Namun, banyak vendor terjebak pada dua ekstrem yang sama-sama berbahaya: terlalu tinggi atau terlalu rendah. Jika harga terlalu tinggi, vendor langsung tersingkir karena tidak kompetitif. Jika terlalu rendah, vendor menang tender tetapi rugi dalam pelaksanaan. Pada titik ini, menyusun HPS versi vendor yang lebih realistis dan kompetitif menjadi keterampilan penting.
Artikel ini membahas cara vendor menyusun HPS yang logis, kompetitif, dan tetap aman secara finansial. Bahasanya sederhana, naratif, dan mudah dipahami agar vendor pemula maupun yang sudah berpengalaman dapat menerapkannya.
Memahami Fungsi HPS Bagi Vendor
Sebelum menyusun HPS versi vendor, hal pertama yang perlu dipahami adalah fungsi dari HPS itu sendiri. Bagi panitia, HPS adalah batas kewajaran harga suatu paket pekerjaan. Bagi vendor, HPS berfungsi sebagai:
- Batas atas untuk menentukan apakah proyek masih layak diikuti
- Dasar kalkulasi penawaran harga yang tidak merugi
- Panduan untuk melihat seberapa ketat persaingan pada tender tertentu
- Indikator apakah proyek berpotensi menguntungkan atau justru berisiko
Ketika vendor memahami fungsi HPS dari dua sisi ini, vendor dapat menyusun strategi penawaran yang lebih presisi dan terukur.
HPS versi vendor sebaiknya tidak hanya fokus pada margin, tetapi pada keseluruhan struktur biaya. Dengan begitu, vendor memiliki gambaran jelas apakah harga penawaran masih ada ruang untuk kompetisi atau perlu strategi lain.
Kumpulkan Data Biaya Sebenarnya: Jangan Mengira-ngira
Kesalahan terbesar vendor dalam menyusun HPS adalah membuat perhitungan berdasarkan asumsi, bukan data nyata. Padahal harga pasar sangat dinamis, dan biaya internal perusahaan sering berubah dari waktu ke waktu.
Vendor perlu mengumpulkan data berikut untuk mencapai perhitungan yang akurat:
1. Harga bahan baku atau barang terbaru
Cek harga ke beberapa supplier, bukan hanya satu. Harga rata-rata menjadi dasar yang jauh lebih aman.
2. Biaya tenaga kerja
Pastikan menghitung gaji, lembur, tunjangan, dan beban sosial lainnya.
3. Biaya logistik
Transportasi, pengemasan, asuransi pengiriman, hingga potensi kerusakan harus diperhitungkan.
4. Biaya peralatan atau sewa
Jika pekerjaan memerlukan alat tertentu, masukkan biaya sewa atau penyusutan alat.
5. Biaya koordinasi dan administrasi
Termasuk rapat, perjalanan dinas, hingga dokumen legal.
6. Biaya jaminan (bid bond, performance bond, dsb.)
Biaya ini kecil tetapi wajib dihitung agar tidak menggerus margin.
Vendor sering lupa bahwa biaya kecil yang tidak dihitung justru paling sering menyebabkan kerugian. Dengan mengumpulkan data riil, vendor bisa membuat HPS internal yang lebih realistis.
Pertimbangkan Variasi Harga di Lokasi Berbeda
Tender di Jakarta tidak sama dengan tender di Papua. Vendor harus mempertimbangkan lokasi pengiriman atau lokasi pekerjaan dalam menyusun HPS versi mereka.
Beberapa faktor lokasi yang mempengaruhi harga:
- Akses transportasi
- Ongkos kirim
- Ketersediaan barang di lokasi
- Perbedaan biaya tenaga kerja
- Pola risiko di tiap daerah
Semakin jauh lokasi, semakin besar biaya tak terduga. Karena itu, vendor harus membuat skenario harga berdasarkan lokasi, bukan hanya berdasarkan harga di kantor pusat.
Vendor yang menyusun HPS tanpa memperhitungkan lokasi biasanya akan salah kalkulasi dan terjebak pada biaya tambahan yang seharusnya bisa diprediksi.
Pelajari Pola Harga Kompetitor
Vendor yang ingin kompetitif wajib memahami bagaimana pola harga pesaing. Ini bukan berarti meniru harga pesaing, tetapi memahami rentang harga pasar umum.
Beberapa cara sederhana untuk mempelajari pola harga kompetitor:
1. Amati harga tender sebelumnya
Lihat pemenang tender pada paket serupa di tahun-tahun sebelumnya. Banyak informasi harga yang bisa diakses di LPSE.
2. Bandingkan harga e-katalog
Meskipun bukan patokan mutlak, harga di e-katalog bisa menjadi indikasi tren dan standar pasar.
3. Pelajari perilaku harga pesaing
Apakah ada vendor yang selalu perang harga?
Apakah ada vendor yang konsisten stabil?
Vendor harus bisa membaca pola, bukan sekadar menebak.
Dengan mempelajari kompetitor, vendor bisa menyusun HPS internal yang lebih matang dan tidak keluar dari realitas pasar.
Tentukan Margin yang Masuk Akal, Bukan Sembarangan
Margin terlalu tinggi membuat vendor tidak kompetitif. Margin terlalu rendah membuat vendor rugi dan sulit menyelesaikan proyek.
Vendor harus menentukan margin berdasarkan:
- Jenis pekerjaan (tinggi risiko → margin lebih besar)
- Nilai kontrak
- Ketersediaan sumber daya
- Biaya modal dan cash flow
- Potensi kendala di lapangan
Margin ideal bervariasi, tetapi rentang 5–20% biasanya dianggap wajar, tergantung kompleksitas proyek.
Jangan lupa menghitung margin setelah pajak agar hasil perhitungan benar-benar mencerminkan keuntungan bersih.
Identifikasi Biaya Tak Terduga Sejak Awal
Dalam tender, biaya tak terduga bisa muncul dari berbagai faktor. Vendor yang cerdas akan memasukannya ke dalam perhitungan HPS versi mereka sejak awal.
Contoh biaya tak terduga:
- Kenaikan harga bahan baku mendadak
- Kemacetan logistik
- Cuaca ekstrem
- Keterlambatan pembayaran termin
- Perubahan kebijakan teknis
Vendor yang tidak menyiapkan buffer biaya akan langsung merugi ketika risiko muncul.
Cara paling aman adalah memasukkan contingency cost kecil, misalnya 2–5% tergantung risiko paket pekerjaan.
Susun HPS Internal Menggunakan Struktur yang Terurai
HPS vendor yang baik harus memiliki struktur yang jelas dan rinci. Hindari hanya menuliskan angka total.
Struktur umum HPS internal vendor bisa berupa:
- Biaya barang atau produksi
- Biaya tenaga kerja
- Biaya logistik dan pengiriman
- Biaya administrasi dan operasional
- Biaya jaminan
- Biaya koordinasi dan rapat
- Biaya tak terduga
- Margin keuntungan
Struktur terurai membantu vendor mengevaluasi setiap komponen biaya dan menghindari kesalahan perhitungan.
Cocokkan HPS Versi Vendor dengan HPS Panitia
Setelah vendor memiliki HPS internal, langkah berikutnya adalah membandingkannya dengan HPS panitia. Meski vendor tidak tahu angka pastinya, vendor bisa memperkirakan dengan melihat:
- Rentang pagu anggaran
- Tren harga tender sebelumnya
- Harga e-katalog
- Informasi pasar umum
Jika HPS internal terlalu jauh dari dugaan HPS panitia, vendor harus mengevaluasi ulang apakah tender masih layak diikuti.
Tender tertentu memang terlihat menguntungkan, tetapi HPS panitia sering membatasi ruang gerak vendor. Karena itu, perbandingan ini sangat penting untuk membuat keputusan yang bijak.
Gunakan Teknik “Harga Aman” dalam Menentukan Penawaran
Setelah HPS internal selesai, vendor harus menentukan harga penawaran yang aman.
Harga penawaran harus memenuhi tiga syarat:
- Tidak melebihi HPS panitia
- Tidak berada di bawah biaya produksi dasar
- Masih memiliki margin meskipun kecil
Vendor tidak harus selalu menjadi yang termurah. Justru vendor yang terlalu murah sering dicurigai manipulatif atau berisiko gagal kontrak.
Yang penting adalah harga yang wajar, realistis, dan stabil.
Evaluasi Secara Berkala dan Perbarui HPS Vendor
Harga pasar tidak statis. Vendor yang ingin tetap kompetitif harus memperbarui HPS internal secara berkala, minimal setiap tiga bulan atau ketika ada kenaikan harga signifikan.
Evaluasi berkala juga membantu vendor:
- Menghindari kesalahan tender
- Lebih siap mengikuti kompetisi harga
- Menentukan strategi penawaran yang lebih efektif
- Menghindari kerugian akibat data lama
Vendor yang masih memakai data harga tahun lalu ibarat bertarung dengan peta usang—peluang menangnya sangat kecil.
HPS Versi Vendor Adalah Alat Strategis
Menyusun HPS kompetitif bukan pekerjaan sekali dua kali. Ini adalah proses yang membutuhkan data, analisis, dan evaluasi terus-menerus. Vendor yang disiplin menyusun HPS internal akan lebih siap menghadapi tender apa pun, lebih stabil dalam menentukan harga penawaran, dan lebih kecil kemungkinannya mengalami kerugian.
Dengan HPS yang realistis, rinci, dan berbasis data, vendor dapat bersaing dengan sehat tanpa harus perang harga atau mengambil risiko yang membahayakan bisnis. HPS internal yang kuat adalah fondasi bagi keberhasilan jangka panjang dalam dunia pengadaan.
Vendor yang cermat dalam menyusun HPS akan selalu melangkah lebih percaya diri—karena mereka tahu harga mereka bukan sekadar angka, tetapi hasil perhitungan matang yang siap dipertanggungjawabkan.
