Dalam dunia tender, persaingan semakin ketat dan tekanan untuk menang sering membuat vendor “menjanjikan terlalu banyak”. Janji manis dalam penawaran harga—baik berupa waktu pengerjaan yang terlalu cepat, kualitas barang yang terlalu tinggi, atau biaya yang terlalu murah—memang dapat menarik perhatian panitia. Namun, overpromise justru bisa menjadi bumerang besar bagi vendor. Banyak perusahaan yang akhirnya kesulitan memenuhi janji dalam kontrak, terjerat sanksi, hingga kehilangan reputasi di pasar pengadaan.
Artikel ini akan membahas tentang apa itu overpromise, mengapa sering terjadi, serta bagaimana vendor bisa menghindarinya melalui strategi yang lebih realistis dan profesional.
Apa Itu Overpromise Dalam Penawaran Harga?
Overpromise adalah kondisi ketika vendor memberikan janji berlebihan dalam dokumen penawaran agar terlihat paling unggul. Janji ini umumnya berupa:
- Harga yang terlalu murah
- Waktu pengerjaan yang jauh lebih cepat dari standar
- Spesifikasi barang atau jasa yang sangat tinggi namun tidak sebanding dengan biaya
- Janji layanan purna jual yang tidak realistis
- Komitmen tenaga kerja atau logistik yang di luar kemampuan sebenarnya
Overpromise tampak seperti strategi cerdas, tetapi dalam pengadaan, semua janji harus diwujudkan dalam kontrak. Jika vendor tidak mampu memenuhinya, sanksinya bisa sangat berat.
Mengapa Vendor Sering Melakukan Overpromise?
Ada beberapa alasan vendor terjebak dalam overpromise.
Pertama, tekanan kompetisi. Vendor merasa harus tampil paling murah, paling cepat, dan paling siap. Jika tidak, mereka takut kehilangan peluang.
Kedua, salah persepsi tentang panitia. Banyak vendor mengira panitia hanya mencari harga yang paling rendah, padahal panitia juga menilai kewajaran harga, pengalaman, dan kemampuan riil.
Ketiga, kurang pengalaman. Vendor baru kadang belum memahami konsekuensi setiap janji yang mereka tuliskan di penawaran.
Keempat, strategi “yang penting menang dulu, nanti dipikirkan”. Cara berpikir seperti ini sangat berbahaya. Dalam dunia pengadaan, tidak ada ruang untuk strategi nekat—semua harus terukur.
Overpromise Bisa Berujung Pada Kegagalan Proyek
Ketika vendor berjanji terlalu besar, risiko utama yang muncul adalah kegagalan proyek. Beberapa skenario yang sering terjadi antara lain:
- Material tidak dapat dipenuhi sesuai spesifikasi
- Harga terlalu rendah sehingga margin habis atau malah rugi
- Pekerjaan tidak selesai tepat waktu
- Tenaga kerja tidak cukup untuk memenuhi janji percepatan waktu
- Vendor kesulitan cashflow karena biaya riil jauh lebih besar
Dalam kondisi ini, vendor bukan hanya mengalami kerugian finansial, tetapi juga terancam sanksi blacklist, pemutusan kontrak, atau nilai kinerja buruk yang memengaruhi tender berikutnya.
Menjanjikan Harga Murah Tanpa Perhitungan Adalah Bencana
Harga adalah aspek yang paling sering menjadi titik overpromise. Vendor ingin terlihat kompetitif, tetapi lupa bahwa harga yang tidak realistis bisa menyebabkan masalah besar.
Vendor harus memahami beberapa hal:
- Harga terlalu murah akan sulit menutupi biaya operasional
- Margin terlalu tipis membuat cashflow tersendat
- Harga tidak boleh lebih rendah dari standar biaya komponen
- Panitia dapat menilai penawaran tidak wajar jika terlalu rendah
Lebih baik kalah karena harga rasional daripada menang namun gagal melaksanakan kontrak.
Waktu Pengerjaan yang Terlalu Cepat Bisa Menjadi Bumerang
Janji waktu pengerjaan super cepat sering digunakan vendor agar terlihat lebih unggul. Namun vendor perlu berhati-hati karena:
- Waktu kerja adalah janji kontraktual
- Panitia bisa memberikan denda jika terjadi keterlambatan
- Pekerjaan yang dipaksakan cepat sering berujung kualitas buruk
- Vendor harus menghitung kemampuan tenaga kerja dan logistik secara realistis
Jika vendor berjanji 30 hari padahal kemampuan riil 45 hari, maka risiko denda harian sangat besar.
Janji Kualitas Tinggi Harus Sesuai Kemampuan Produksi
Vendor sering menulis spesifikasi barang dengan kualitas tinggi padahal tidak punya suplier yang mendukung. Akibatnya:
- Vendor kesulitan mencari barang sesuai spesifikasi
- Barang pengganti tidak diterima karena non-compliance
- Waktu pengadaan barang menjadi molor
- Reputasi vendor jatuh di mata panitia
Vendor harus memastikan spesifikasi dalam penawaran adalah yang benar-benar dapat mereka sediakan, bukan sekadar angka indah di kertas.
Overpromise Layanan Purna Jual Bisa Menjadi Beban Tambahan
Beberapa vendor menjanjikan:
- Garansi panjang
- Layanan teknisi 24 jam
- Penggantian unit dalam 1 hari
- Support gratis selama bertahun-tahun
Jika vendor tidak punya sumber daya memadai, janji ini bisa berubah menjadi beban besar. Bukannya loyalitas pelanggan meningkat, tetapi justru komplain membanjir.
Gunakan Analisis Risiko Sebelum Menyusun Penawaran
Strategi utama menghindari overpromise adalah melakukan analisis risiko. Vendor harus bertanya pada diri sendiri:
- Apakah harga yang ditawarkan masih memberi margin sehat?
- Apakah waktu pengerjaan realistis dengan kondisi lapangan?
- Apakah kapasitas produksi atau pembelian sesuai janji spesifikasi?
- Apakah suplier dapat dipercaya?
- Apakah tenaga kerja cukup?
Analisis risiko membuat vendor lebih hati-hati dalam membuat janji.
Susun Harga Berdasarkan Data, Bukan Perasaan
Vendor sering menentukan harga berdasarkan insting atau mengikuti harga pasar tanpa kalkulasi detail. Ini berbahaya.
Vendor harus menyusun harga berdasarkan:
- Biaya langsung (material, tenaga, logistik)
- Biaya tidak langsung (overhead operasional)
- Risiko inflasi
- Cadangan biaya tak terduga
- Margin yang wajar
Dengan data lengkap, vendor tidak akan terjebak dalam overpromise harga.
Gunakan Kapasitas Nyata Sebagai Patokan Waktu Kerja
Vendor harus memastikan:
- Jumlah tenaga kerja tersedia
- Peralatan siap pakai
- Suplier mampu menyediakan barang tepat waktu
- Jadwal proyek tidak bertabrakan dengan pekerjaan lain
Waktu pengerjaan harus ditentukan berdasarkan kapasitas nyata, bukan asumsi optimistis.
Pastikan Semua Janji Mampu Didukung Bukti atau Dokumen
Panitia sering meminta bukti komitmen, seperti:
- Surat dukungan
- Jadwal kerja
- Bukti kepemilikan alat
- Portofolio pekerjaan sejenis
- Standar kualitas barang
Jika vendor menjanjikan hal besar tanpa bukti kuat, maka penawarannya dianggap lemah. Inilah alasan mengapa overpromise sangat berisiko.
Komunikasikan Janji Secara Realistis di Rapat Penjelasan (Aanwijzing)
Vendor perlu menggunakan sesi klarifikasi untuk:
- Bertanya tentang batas waktu minimal
- Memastikan ruang fleksibilitas harga
- Meminta penjelasan teknis agar penawaran lebih presisi
Dengan pemahaman yang jelas, vendor tidak perlu membuat janji berlebihan.
Jangan Takut Tidak Terlihat “Paling Menarik”
Banyak vendor takut terlihat biasa saja. Padahal dalam tender, profesionalisme lebih dihargai daripada janji muluk.
Vendor tidak perlu menuliskan:
- Waktu super cepat
- Kualitas luar biasa tinggi
- Harga ultra murah
Jika itu tidak realistis.
Lebih aman tampil sebagai vendor yang stabil, terukur, dan mampu melaksanakan kontrak dengan baik.
Tawarkan Keunggulan Realistis yang Bisa Dibuktikan
Vendor tetap bisa unggul tanpa overpromise, misalnya dengan:
- Standardisasi kerja yang jelas
- SOP internal yang kuat
- Teknologi pendukung
- Pengalaman tim teknis
- Reputasi pelayanan sebelumnya
- Garansi sewajarnya namun konsisten
Keunggulan nyata lebih berharga daripada janji kosong.
Bangun Budaya Internal yang Jujur dan Rasional
Atasan sering mendorong staf untuk memasukkan harga serendah mungkin atau janji setinggi mungkin demi terlihat unggul. Ini harus diubah.
Budaya internal perusahaan harus:
- Mengutamakan akurasi daripada keinginan menang
- Mengedepankan perhitungan daripada spekulasi
- Menghindari tekanan berlebihan pada tim
- Mendorong keputusan berbasis data
Dengan budaya sehat, vendor tidak mudah tergoda melakukan overpromise.
Evaluasi Pelajaran dari Tender Sebelumnya
Vendor harus memeriksa:
- Apakah pernah mengalami kerugian karena harga terlalu rendah?
- Apakah pernah terlambat karena waktu tidak realistis?
- Apakah suplier pernah mengecewakan?
- Apakah margin sering habis sebelum proyek selesai?
Evaluasi pengalaman membuat vendor lebih berhati-hati dalam tender berikutnya.
Janji yang Realistis Adalah Kunci Profesionalisme
Overpromise dalam penawaran harga adalah perangkap yang terlihat menguntungkan tetapi sebenarnya sangat merugikan. Vendor yang ingin bertahan lama harus memahami bahwa tender bukan sekadar soal menang—tetapi soal melaksanakan kontrak hingga selesai dengan kualitas terbaik.
Janji yang realistis, akurat, dan terukur adalah fondasi kepercayaan. Vendor yang disiplin menghitung, mengukur kemampuan, dan hanya menjanjikan apa yang bisa dipenuhi akan tetap kompetitif tanpa harus mengambil risiko berlebihan.
Ingatlah, yang membuat vendor dihormati bukan janji besar, tetapi kemampuan menepati janji yang dibuat. Vendor yang realistis adalah vendor yang kuat, profesional, dan selalu siap tumbuh dalam jangka panjang.
