Menentukan volume kerja yang mampu disanggupi oleh penyedia adalah keputusan penting — baik bagi PPK/PP saat menyusun paket mini-kompetisi maupun bagi penyedia yang ingin menawar dengan realistis. Volume yang ditentukan memengaruhi penilaian kewajaran harga, kapasitas pelaksanaan, risiko keterlambatan, serta kemungkinan pembatalan atau pengulangan kompetisi. Artikel ini menjelaskan langkah-langkah praktis dan logika penentuan volume kerja secara sederhana , berpijak pada prinsip-prinsip pelaksanaan e-purchasing dan ketentuan evaluasi yang relevan. Penjelasan akan memandu PPK/PP menulis kuantitas yang tepat dalam dokumen, sekaligus membantu penyedia menilai apakah mereka benar-benar sanggup melaksanakan pekerjaan sesuai volume yang diminta.

Mengapa penentuan volume kerja itu krusial?

Volume kerja atau kuantitas adalah salah satu parameter pokok dalam daftar kuantitas/keluaran yang menjadi dasar perhitungan harga penawaran. Ketika penawaran masuk, panitia mengevaluasi harga berdasarkan volume tersebut; harga satuan yang wajar dikalikan volume akan menghasilkan angka penawaran yang dapat dinilai kewajarannya. Jika volume ditetapkan terlalu besar tanpa mempertimbangkan kapasitas pasar, risiko tidak ada penawar atau munculnya penawaran tidak wajar meningkat. Sebaliknya, volume yang terlalu kecil bisa mengurangi efisiensi ekonomis atau membuka peluang tafsir bahwa paket sengaja dipotong-potong. Karena hubungan langsung antara volume, harga, dan verifikasi kewajaran, penentuan volume harus dilakukan hati-hati dan terdokumentasi.

Mulai dari tujuan pengadaan dan kebutuhan riil

Langkah pertama adalah kembali ke tujuan pengadaan: apa yang ingin dicapai dengan paket ini? Apakah pengadaan ditujukan untuk kebutuhan rutin bulanan, proyek satu kali, kebutuhan darurat, atau program berkelanjutan? Volume harus mencerminkan kebutuhan nyata, bukan asumsi optimis atau kebiasaan pembelian. Misalnya, jika pengadaan adalah untuk penggantian perangkat yang rusak di 10 lokasi, jangan menetapkan volume untuk 30 unit karena “biar ada cadangan” tanpa data kebutuhan. Catat data penggunaan historis, jadwal pemeliharaan, dan rencana kegiatan yang akan menggunakan barang/jasa tersebut sebagai dasar realistis. Referensi kebutuhan ini perlu dicantumkan dalam Dokumen Kompetisi agar penyedia mengerti asal-usul kuantitas.

Cek inventaris dan data historis sebelum menetapkan kuantitas

Sebelum menuliskan angka di paket, lakukan pemeriksaan inventaris dan tinjauan data penggunaan sebelumnya. Apakah instansi sudah memiliki stok? Berapa rata-rata konsumsi per bulan atau per tahun? Apakah ada kontrak berjalan yang mempengaruhi kebutuhan? Data historis membantu memperkecil kesalahan estimasi: misalnya jika rata-rata pemakaian printer toner 50 unit per bulan selama 12 bulan terakhir, pagu untuk satu semester dapat dihitung berdasarkan rata-rata itu ditambah buffer untuk fluktuasi. Mencantumkan metodologi perhitungan kuantitas di dokumen perencanaan meningkatkan transparansi dan memudahkan verifikasi bila terjadi keberatan.

Pertimbangkan kapasitas pasar dan jumlah penyedia di katalog

Mini-kompetisi beroperasi pada basis penyedia yang sudah menayangkan produk di katalog. Oleh karena itu, penentuan volume harus memperhatikan apakah ada cukup penyedia di kategori yang relevan untuk menjamin kompetisi sehat. Jika pasar tipis dan Anda menetapkan volume besar, kemungkinan hanya sedikit penyedia yang sanggup memenuhi kuantitas sekaligus — ini bisa mengarah pada pembatalan atau penyedia besar monopoli. Lakukan inventarisasi penyedia di katalog: hitung berapa banyak penyedia yang menayangkan produk serupa, kapasitas produksi mereka (jika tersedia data), atau experience kontrak sebelumnya. Jika jumlah penyedia minim, pertimbangkan untuk memecah paket menjadi itemized atau mengurangi volume agar lebih menarik bagi penyedia kecil.

Perhatikan karakter paket: barang standar vs pekerjaan konstruksi

Caranya berbeda tergantung jenis pekerjaan. Untuk barang standar (misal ATK, komputer, suku cadang), volume biasanya lebih mudah dihitung berdasar konsumsi dan stok. Untuk pekerjaan konstruksi, penentuan volume berarti menetapkan kuantitas item pekerjaan (misal m³ beton, m² lantai) yang harus mengacu pada DED (Detail Engineering Design) dan bill of quantities. Dalam paket konstruksi, PPK wajib mengunggah DED dan rincian item pekerjaan agar penyedia bisa menghitung kapasitas dan harga secara realistis. Selain itu, untuk paket konstruksi sering ada persyaratan SKP (Sisa Kemampuan Paket) yang menentukan apakah penyedia memiliki kapasitas untuk menyelesaikan volume tersebut — sehingga penentuan volume harus mempertimbangkan kapasitas fisik penyedia di pasar.

Menetapkan volume

Langkah-langkah berikut membantu menetapkan volume yang realistis dan dapat dipertanggungjawabkan:

1. Kumpulkan data kebutuhan riil dan inventaris.
2. Ambil acuan DED (untuk konstruksi) atau daftar kebutuhan satuan (untuk barang/jasa).
3. Lakukan market sounding singkat untuk memahami kemampuan penyedia dan potensi supply.
4. Tentukan periode pemenuhan (misalnya kebutuhan per tahun, per semester, atau proyek sekali jadi).
5. Tambahkan buffer logis untuk fluktuasi misalnya 5–10%—tetapi jelaskan dasar buffer tersebut.
6. Jika pasar tipis, pertimbangkan memecah paket menjadi itemized sehingga volume tiap item tidak terlalu besar.

Langkah-langkah ini harus didokumentasikan dalam berita acara perencanaan agar saat evaluasi atau audit berlangsung Anda dapat menunjukkan alasan teknis di balik angka-angka yang ditetapkan.

Berapa banyak cadangan yang wajar?

Setiap perhitungan volume idealnya memasukkan buffer untuk risiko seperti kerusakan, kenaikan kebutuhan mendadak, atau keterlambatan pasokan. Besaran buffer tidak boleh spekulatif; biasanya ditentukan berdasarkan variabilitas historis. Misalnya jika data historis menunjukkan fluktuasi pemakaian ±8% pada periode tertentu, buffer 5–10% bisa dibenarkan. Untuk proyek konstruksi, buffer teknis bisa berupa toleransi volume material untuk pemotongan atau waste factor yang lazim (misal 3–5% untuk pemasangan ubin tergantung kondisi site). Penting untuk menjelaskan dasar perhitungan buffer dalam Dokumen Kompetisi sehingga panitia dan penyedia memahami logika cadangan tersebut.

Memperhitungkan waktu penyelesaian dan kapasitas pelaksanaan

Volumexwaktu adalah kunci — kuantitas besar mungkin layak jika waktu penyelesaian juga panjang; sebaliknya volume besar dengan tenggat singkat menuntut kapasitas produksi/logistik penyedia yang tinggi. Ketika menentukan kuantitas, sebutkan juga waktu penyelesaian yang realistis dan periksa apakah kapasitas pasar memungkinkan penyelesaian dalam jangka waktu tersebut. Untuk pekerjaan konstruksi, periksa SKP dan riwayat proyek penyedia untuk memastikan mereka dapat menangani volume dalam jadwal yang ditetapkan. Jika ada potensi overlapping dengan kontrak lain, minta penyedia menunjukkan jadwal pelaksanaan yang meyakinkan jika menjadi pemenang. Ketentuan konfirmasi pemenang hingga tiga hari kerja juga memberi ruang verifikasi kesiapan pemenang.

Peran Sisa Kemampuan Paket (SKP) dalam menilai kapasitas penyedia

Dalam paket konstruksi, SKP adalah alat verifikasi penting untuk melihat apakah penyedia memiliki sisa kapasitas untuk menangani paket tambahan di luar pekerjaan yang sedang berjalan. SKP membantu panitia menilai apakah penyedia yang ditetapkan sebagai calon pemenang dapat menyelesaikan volume pekerjaan sesuai jadwal. Oleh karena itu, ketika menetapkan volume, PPK harus memastikan kuantitas tidak melebihi kemampuan pasar yang wajar berdasarkan SKP historis dan informasi proyek berjalan yang dapat diakses. Meskipun platform katalog atau pedoman menyarankan pemeriksaan SKP bila harga penawaran rendah (< 80% pagu), pemikiran proaktif tentang SKP saat merancang paket mengurangi risiko kegagalan pelaksanaan.

Menyusun kuantitas di Dokumen Kompetisi

Ketika Anda menempatkan volume di Dokumen Kompetisi, tuliskan kuantitas dengan satuan yang jelas (mis. unit, m², m³, hari kerja), serta lampirkan rumus perhitungan atau acuan DED jika ada. Jangan menulis angka tanpa penjelasan; sertakan dokumen pendukung seperti laporan inventaris, nota penggunaan historis, atau hasil market sounding. Jika ada asumsi khusus (misalnya asumsi jumlah sekolah yang menerima perangkat), jelaskan asumsi itu. Kejelasan ini membantu penyedia menghitung harga lebih akurat dan memudahkan panitia saat melakukan evaluasi kewajaran harga.

Opsi perancangan ulang paket

Jika setelah inventarisasi dan market sounding Anda menemukan pasar tidak sanggup memenuhi volume yang diusulkan, tidak perlu memaksakan angka itu. Beberapa opsi mitigasi praktis adalah: memecah paket menjadi beberapa batch (misal pembelian bertahap), mengubah model ke itemized sehingga penyedia berbeda bisa menang per item, menurunkan kuantitas per paket agar lebih menarik penyedia skala kecil, atau menunda sebagian volume hingga kapasitas pasar meningkat. Perubahan tersebut harus dicatat dan diumumkan jika paket sudah dipublikasikan sebelumnya. Opsi ini mengurangi risiko pembatalan atau hanya satu penawar yang memenuhi syarat.

Peran market sounding sebelum publikasi ulang atau publikasi pertama

Market sounding adalah percakapan non-formal dengan beberapa penyedia yang relevan untuk menguji minat dan kemampuan mereka terhadap volume yang Anda rencanakan. Catat hasil market sounding: berapa penyedia yang merasa mampu, berapa lama waktu yang diperlukan untuk pengiriman, serta hambatan logistik yang mungkin ada. Dokumentasi market sounding menjadi bukti bahwa Anda telah mempertimbangkan kapasitas pasar dan bukan sekadar menetapkan kuantitas tanpa dasar. Praktik ini juga membantu menyusun pagu yang realistis dan menentukan apakah perlu memperpanjang masa penawaran agar penyedia menyiapkan kapasitas.

Memperhitungkan aspek pembiayaan dan pagu saat menetapkan volume

Volume juga berinteraksi dengan pagu kompetisi atau HPS. Pagu harus sejalan dengan kuantitas yang ditetapkan: jika volume besar dengan pagu yang kecil, harga satuan akan dipaksa turun sehingga meningkatkan potensi underbidding. Pastikan pagu dihitung berdasarkan referensi harga atau HPS yang realistis dan volume yang wajar. Cantumkan sumber referensi harga dalam Dokumen Kompetisi sehingga penyedia memahami dasar pagu dan dapat menghitung harga satuan yang masuk akal. Ketidaksesuaian antara volume dan pagu adalah salah satu penyebab kegagalan kompetisi.

Memerinci volume untuk memudahkan evaluasi kewajaran harga

Agar evaluasi kewajaran harga berjalan lancar, susun daftar kuantitas sedetail mungkin sehingga panitia bisa mengalikan harga satuan yang dinilai wajar dengan volume untuk mendapatkan perhitungan harga yang dapat dipertanggungjawabkan. Jika daftar kuantitas terlalu ringkas atau di-level paket, panitia sulit melakukan uji ulang terhadap struktur pembentuk harga penyedia. Perincian volume juga memudahkan penyedia dalam menyusun struktur harga yang meyakinkan. Prinsipnya: semakin transparan kuantitas, semakin sedikit ruang bagi ketidakpastian harga.

Mengelola risiko pasca-penetapan

Menentukan volume yang realistis hanyalah langkah awal; pengawasan pelaksanaan penting agar volume dapat diselesaikan sesuai waktu dan kualitas. Buat rencana monitoring yang jelas, milestone pengiriman, serta mekanisme pelaporan berkala dari penyedia. Dalam perjanjian kontrak, tetapkan sanksi atau mekanisme retensi yang proporsional untuk risiko keterlambatan. Untuk pekerjaan besar, gunakan pembayaran bertahap berdasarkan serah terima sebagian sehingga kontrol atas volume dan kualitas bisa diterapkan secara bertahap. Monitoring yang baik menjaga bahwa volume yang ditetapkan bukan sekadar angka di dokumen tetapi benar-benar tercapai di lapangan.

Volume itu hasil perpaduan data, pasar, dan kehati-hatian

Menentukan volume kerja yang mampu disanggupi bukan soal memilih angka terbaik secara subjektif, tetapi hasil perpaduan antara data kebutuhan riil, inventaris historis, kemampuan pasar, serta pertimbangan teknis dan waktu pelaksanaan. Langkah terbaik dimulai dengan mengumpulkan bukti (inventaris, DED, data konsumsi), melakukan market sounding, memperhitungkan buffer yang wajar, dan mencocokkan volume dengan pagu/HPS. Untuk paket konstruksi, perhatikan SKP dan DED; untuk barang standar, perhatikan stok dan pola pemakaian. Semua asumsi dan perhitungan harus terdokumentasi di Dokumen Kompetisi agar transparansi dan akuntabilitas terjaga. Dengan pendekatan sistematis ini, PPK/PP dapat menetapkan kuantitas yang realistis — yang menarik partisipasi penyedia, meminimalkan risiko pengulangan, dan memastikan pelaksanaan yang sukses.