SKK dan SKA: Apakah Wajib untuk Semua Vendor?

1. Pendahuluan

Pada setiap proyek pengadaan, kualifikasi vendor menjadi salah satu pertimbangan penting bagi panitia tender. Untuk membuktikan kualitas dan kompetensi, vendor biasanya diminta melampirkan berbagai sertifikat dan dokumen pendukung, termasuk SKK dan SKA. Banyak vendor bertanya-tanya apakah dokumen ini wajib bagi semua jenis vendor, atau hanya bagi vendor tertentu. Artikel ini ditujukan untuk membantu vendor memahami cakupan SKK dan SKA serta keputusan strategis apakah perlu mengurus dokumen tersebut. Dengan pemahaman yang tepat, vendor dapat memaksimalkan peluang memenangkan tender tanpa mengeluarkan biaya dan waktu yang tidak perlu.

2. Apa Itu SKK dan SKA?

SKK (Surat Keterangan Kualifikasi) dan SKA (Surat Keterangan Ahli) merupakan dua jenis dokumen penting dalam dunia pengadaan, khususnya dalam sektor konstruksi dan infrastruktur. Kedua dokumen ini menjadi indikator utama atas kualifikasi dan kapabilitas baik dari sisi badan usaha maupun tenaga ahli yang dimiliki vendor.

Surat Keterangan Kualifikasi (SKK) adalah dokumen resmi yang menyatakan bahwa suatu perusahaan telah memenuhi kriteria kualifikasi tertentu. Kriteria ini mencakup aspek-aspek seperti kapasitas finansial, rekam jejak pengalaman dalam proyek sejenis, kepemilikan peralatan, dan jumlah serta kompetensi sumber daya manusia. SKK seringkali menjadi syarat utama dalam proses tender, terutama dalam proyek-proyek pemerintah maupun proyek berskala besar.

Surat Keterangan Ahli (SKA), di sisi lain, lebih menekankan pada individu. SKA adalah dokumen yang menyatakan bahwa individu tertentu di dalam perusahaan-seperti manajer proyek, insinyur, arsitek, ahli geoteknik, hingga teknisi spesialis-memiliki sertifikasi kompetensi berdasarkan standar profesi.

SKA biasanya dikeluarkan oleh asosiasi profesi yang terakreditasi, seperti Persatuan Insinyur Indonesia (PII) atau Ikatan Arsitek Indonesia (IAI), dan merupakan bukti bahwa tenaga ahli tersebut telah melalui proses sertifikasi, ujian, atau pembuktian pengalaman kerja yang relevan. Kedua dokumen ini memiliki fungsi utama untuk memastikan bahwa vendor yang mengikuti tender memiliki kredibilitas dan kompetensi yang dapat diandalkan.

Dengan kata lain, SKK dan SKA adalah bentuk perlindungan bagi pemberi kerja agar hanya vendor yang benar-benar qualified yang dapat ikut serta dalam proyek, mengurangi risiko kegagalan proyek akibat ketidakmampuan penyedia jasa.

3. Dasar Hukum dan Regulasi Terkait

Kewajiban atas SKK dan SKA tidak muncul tanpa landasan hukum. Ada sejumlah regulasi nasional yang menjelaskan peran, pentingnya, serta kewajiban memiliki dokumen ini dalam konteks pengadaan barang dan jasa:

Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat (PUPR) No. 13 Tahun 2018 tentang Kualifikasi dan Sertifikasi Tenaga Ahli Konstruksi. Regulasi ini menetapkan kriteria teknis dan prosedur penerbitan sertifikasi tenaga ahli yang kemudian diakui secara nasional. Peraturan ini menjadi rujukan utama untuk proyek-proyek konstruksi pemerintah.
Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) No. 9 Tahun 2020 tentang Kualifikasi Penyedia Barang/Jasa. Peraturan ini mengatur syarat administrasi dan teknis dalam proses kualifikasi vendor yang hendak mengikuti proses tender pemerintah. Dalam banyak kasus, keberadaan SKK dan SKA menjadi bagian dari evaluasi teknis.
Undang-Undang No. 2 Tahun 2017 tentang Jasa Konstruksi. UU ini adalah payung hukum utama yang mengatur semua aspek penyelenggaraan jasa konstruksi di Indonesia, termasuk klasifikasi usaha, registrasi tenaga kerja konstruksi, serta perlindungan hukum bagi pengguna jasa dan penyedia jasa. Dalam pasal-pasalnya, dinyatakan bahwa pelaku usaha jasa konstruksi wajib memiliki sertifikasi usaha dan sertifikasi keahlian.
Peraturan Turunan Lainnya, seperti Peraturan Menteri Tenaga Kerja tentang Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI), juga ikut mengatur standar keahlian dan kualifikasi yang diperlukan untuk tenaga kerja di berbagai sektor.

Penting untuk dicatat bahwa tidak semua jenis proyek mewajibkan SKK dan SKA. Oleh karena itu, vendor perlu secara cermat membaca dokumen tender (dokumen pengadaan) untuk memastikan apakah jenis pekerjaan tersebut memerlukan kualifikasi formal ini.

Dalam tender proyek-proyek skala kecil atau penyediaan barang umum, misalnya, permintaan SKK dan SKA bisa saja ditiadakan atau bersifat opsional. Namun, pada proyek infrastruktur besar, proyek dengan pembiayaan luar negeri (seperti proyek hibah atau pinjaman internasional), atau proyek yang berkaitan dengan keselamatan publik, keberadaan SKK dan SKA hampir selalu diwajibkan.

Maka dari itu, memahami regulasi dan kesiapan dokumen ini bukan sekadar formalitas administratif, tetapi strategi penting dalam meningkatkan kelolosan administrasi dan teknis dalam proses tender.

4. Jenis-jenis SKK dan SKA

4.1 Surat Keterangan Kualifikasi (SKK)

SKK dibagi ke dalam beberapa klasifikasi berdasarkan nilai proyek yang bisa ditangani dan skala usaha dari badan usaha tersebut. Klasifikasi ini ditentukan untuk menyesuaikan kompleksitas dan risiko dari jenis pekerjaan yang akan dilaksanakan. Berikut kategori utamanya:

Kualifikasi Kecil: diperuntukkan bagi badan usaha yang mampu menangani proyek dengan nilai hingga Rp 50 miliar. Biasanya digunakan untuk pekerjaan konstruksi ringan atau proyek daerah.
Kualifikasi Menengah: untuk proyek dengan nilai antara Rp 50 miliar hingga Rp 500 miliar. Umumnya proyek tingkat provinsi atau nasional yang membutuhkan pengalaman dan modal lebih besar.
Kualifikasi Besar: untuk proyek dengan nilai di atas Rp 500 miliar. Digunakan dalam proyek-proyek strategis nasional seperti jalan tol, bandara, bendungan, atau infrastruktur publik skala besar.

Setiap kualifikasi menentukan ruang lingkup proyek yang boleh diikuti oleh badan usaha tersebut. Oleh karena itu, badan usaha harus senantiasa memperbarui SKK sesuai dengan kapasitas dan rekam jejaknya.

4.2 Surat Keterangan Ahli (SKA)

SKA diklasifikasikan berdasarkan jenjang keahlian dan bidang keahlian. Berikut klasifikasi umum berdasarkan jenjang:

Ahli Muda (AMu): tenaga ahli pemula dengan pengalaman terbatas, biasanya minimal 3 tahun. Cocok untuk proyek berskala kecil hingga menengah.
Ahli Madya (AM): tenaga ahli dengan pengalaman menengah, minimal 5-7 tahun. Seringkali menjadi penanggung jawab teknis lapangan.
Ahli Utama (AU): tenaga ahli senior dengan pengalaman lebih dari 10 tahun, memiliki tanggung jawab besar dalam perencanaan dan pengawasan strategis.

Bidang keahlian yang tercakup dalam SKA sangat beragam, tergantung pada jenis pekerjaan, antara lain:

Manajemen Proyek
Teknik Sipil dan Struktur
Arsitektur dan Desain Interior
Teknik Elektro dan Mekanikal
K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja)
Sistem Informasi dan Teknologi
Keuangan dan Manajemen Risiko

Setiap SKA menyertakan identitas tenaga ahli, nomor registrasi, bidang keahlian, masa berlaku, serta lembaga penerbit. Dalam banyak tender, jumlah dan level SKA menjadi poin evaluasi teknis yang menentukan kelolosan penawaran.

5. Vendor yang Wajib Memiliki SKK dan SKA

Tidak semua vendor wajib memiliki SKK dan SKA. Namun, ada kriteria-kriteria tertentu yang mewajibkan vendor menyertakan dokumen ini dalam proses tender:

a. Berdasarkan Jenis Pekerjaan

SKK dan SKA menjadi syarat mutlak dalam tender:

Pengadaan Jasa Konstruksi: seperti pembangunan gedung, jalan, jembatan, dan saluran irigasi.
Jasa Konsultansi Konstruksi: seperti perencanaan desain, manajemen proyek, supervisi.
Pekerjaan Spesialis: misalnya instalasi mekanikal-elektrikal, sistem kontrol otomatisasi, keamanan, atau layanan teknis lain.

b. Berdasarkan Nilai Kontrak

Tender dengan nilai kontrak tertentu (misalnya di atas Rp 10 miliar untuk jasa konsultansi atau di atas Rp 50 miliar untuk jasa konstruksi) biasanya mencantumkan persyaratan SKK dan SKA dalam dokumen pemilihan.

c. Berdasarkan Persyaratan Khusus dalam Dokumen Tender

Beberapa tender mensyaratkan:

Kualifikasi Usaha Minimal: seperti SKK Menengah atau Besar.
Jumlah Tenaga Ahli dengan SKA Tertentu: misalnya minimal 1 Ahli Utama dan 2 Ahli Madya.
Pengalaman Proyek Sejenis: hanya dapat dibuktikan jika SKK dan SKA telah digunakan dalam proyek sebelumnya.

Namun demikian, untuk:

Vendor Barang Umum atau Non-Konstruksi: seperti pengadaan alat tulis, komputer, makanan, dll, tidak diwajibkan memiliki SKK dan SKA.
Proyek Skala Mikro atau Lokal: yang nilainya sangat kecil dan tidak melibatkan pekerjaan teknis berat, dokumen ini bisa saja tidak dipersyaratkan.

Meskipun demikian, memiliki SKK dan SKA tetap menjadi nilai tambah bagi vendor karena menunjukkan kesiapan dan profesionalisme. Banyak pemberi kerja yang mempertimbangkan keberadaan dokumen ini sebagai indikator keseriusan dan kredibilitas penyedia. Dengan memahami kategori ini, vendor dapat menyiapkan strategi kelengkapan dokumen secara bertahap sesuai dengan jenis pekerjaan yang ditargetkan.

6. Vendor yang Tidak Wajib

Meskipun SKK dan SKA merupakan dokumen penting dalam dunia pengadaan, tidak semua vendor diwajibkan memilikinya. Terdapat sejumlah kategori vendor dan jenis pekerjaan yang secara umum dikecualikan dari persyaratan ini. Namun, perlu diingat bahwa pengecualian bersifat situasional dan sangat tergantung pada ketentuan dokumen tender masing-masing proyek.

a. Jenis Pekerjaan yang Tidak Kompleks

Vendor yang menyediakan barang umum tanpa instalasi teknis atau pekerjaan konstruksi ringan biasanya tidak diwajibkan memiliki SKK dan SKA. Contohnya:

Penyedia alat tulis kantor (ATK)
Pengadaan komputer dan perlengkapan kantor
Pengadaan furniture atau alat rumah tangga biasa

Karena jenis pekerjaan ini tidak memerlukan kompetensi teknis spesifik, maka tidak diperlukan pembuktian kualifikasi tenaga ahli atau badan usaha.

b. Jasa Lain yang Tidak Memerlukan Tenaga Ahli Tersertifikasi

Beberapa jenis jasa layanan rutin yang tidak membutuhkan keahlian teknis tinggi juga termasuk dalam kategori yang dibebaskan dari kewajiban ini. Misalnya:

Jasa catering
Jasa kebersihan (cleaning service)
Jasa keamanan (security)
Jasa administrasi umum

Vendor dalam kategori ini cukup menunjukkan legalitas usaha seperti NIB, SIUP, dan pengalaman kerja untuk dapat mengikuti proses pengadaan.

c. Nilai Kontrak di Bawah Threshold

Beberapa tender pemerintah menetapkan batas nilai kontrak tertentu di mana SKK dan SKA tidak diwajibkan. Contohnya:

Proyek konstruksi di bawah Rp 2,5 miliar
Jasa konsultansi dengan nilai di bawah Rp 500 juta

Namun, meskipun tidak diwajibkan, tetap disarankan bagi vendor untuk mempersiapkan dokumen pendukung seperti daftar pengalaman proyek dan profil tenaga kerja.

d. Pengecualian oleh Instansi atau Proyek Tertentu

Terdapat juga proyek-proyek tertentu, terutama yang bersifat mendesak atau menggunakan mekanisme pengadaan langsung, di mana SKK dan SKA tidak dijadikan syarat utama. Dalam kondisi ini, fleksibilitas diberikan agar pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan lebih cepat.

7. Proses Pengurusan SKK dan SKA

Bagi vendor yang ingin meningkatkan kapasitas dan jangkauan proyek yang dapat diikuti, mengurus SKK dan SKA adalah langkah penting. Berikut ini adalah tahapan umum yang harus ditempuh:

7.1 Persyaratan Umum

Sebelum mengajukan permohonan SKK atau SKA, perusahaan harus menyiapkan dokumen administratif dan teknis yang menjadi dasar penilaian:

Legalitas perusahaan: Akta pendirian, SIUP/NIB, NPWP, dan TDP
Daftar riwayat proyek yang telah dilaksanakan
Struktur organisasi dan personel tenaga ahli
Sertifikat pendukung (misalnya pelatihan teknis, BNSP, SKKNI)
Bukti kepemilikan peralatan kerja (jika diperlukan untuk SKK)

7.2 Langkah-langkah Pengajuan

Proses pengajuan SKK dan SKA umumnya dilakukan melalui lembaga yang telah mendapat akreditasi dari pemerintah, seperti LPJK, asosiasi profesi, atau Lembaga Sertifikasi Profesi (LSP). Tahapannya meliputi:

Registrasi online melalui portal lembaga terkait
Mengisi formulir pendaftaran sesuai jenis dokumen (SKK/SKA)
Unggah dokumen pendukung (berkas legalitas, portofolio, sertifikat teknis)
Verifikasi berkas oleh tim lembaga
Pembayaran biaya administrasi sesuai tarif yang berlaku
Uji kompetensi atau wawancara (untuk SKA, bila diperlukan)
Penerbitan dokumen SKK atau SKA dalam bentuk fisik dan/atau digital

Jika semua dokumen lengkap dan valid, proses dapat berjalan dengan cepat dan efisien.

7.3 Waktu dan Biaya

Durasi dan biaya pengurusan dapat bervariasi tergantung pada jenis dan jenjang kualifikasi:

Waktu rata-rata proses pengurusan SKK/SKA adalah 2-4 minggu
Biaya pengurusan berkisar antara Rp 5 juta hingga Rp 20 juta, tergantung pada:
- Jenjang SKA (Ahli Muda, Madya, atau Utama)
- Kualifikasi SKK (Kecil, Menengah, Besar)
- Lembaga penerbit dan cakupan layanan tambahan (pelatihan, konsultasi, dsb.)

Beberapa lembaga juga menawarkan paket pengurusan terpadu yang mencakup pelatihan, bimbingan pengisian dokumen, dan pendampingan uji kompetensi. Paket seperti ini cocok bagi perusahaan atau individu yang baru pertama kali mengurus SKK/SKA. Mengurus SKK dan SKA sejak dini memberikan keuntungan strategis bagi vendor dalam mengikuti tender bernilai besar dan meningkatkan daya saing di pasar jasa konstruksi dan konsultansi. Selain itu, memiliki dokumen ini mencerminkan profesionalisme dan kesiapan teknis perusahaan di mata pemberi kerja.

8. Manfaat SKK dan SKA untuk Vendor

Memiliki SKK dan SKA tidak hanya menjadi pemenuhan syarat administratif, tetapi juga merupakan investasi strategis bagi keberlangsungan bisnis vendor. Berikut ini sejumlah manfaat utama:

Peningkatan Kredibilitas: Vendor yang memiliki SKK dan SKA dinilai lebih profesional dan dapat dipercaya oleh panitia tender.
Akses ke Proyek Bernilai Besar: Banyak tender dengan nilai besar menjadikan SKK dan SKA sebagai syarat mutlak untuk mengikuti proses seleksi.
Bukti Kompetensi: Adanya SKA menjadi bukti bahwa tenaga ahli dalam perusahaan memiliki kualifikasi dan kemampuan teknis yang diakui secara nasional.
Diferensiasi dari Kompetitor: Dalam persaingan yang ketat, dokumen SKK dan SKA menjadi pembeda antara vendor yang siap kerja dengan vendor yang hanya memiliki legalitas umum.
Peluang Menang Lebih Besar: Kesesuaian dengan syarat teknis dan administratif memperbesar peluang vendor untuk lolos tahap evaluasi dan memenangkan tender.

9. Konsekuensi Tidak Memiliki SKK dan SKA

Ketiadaan SKK dan SKA dapat berdampak langsung terhadap hasil evaluasi tender dan persepsi pasar terhadap kompetensi vendor. Beberapa konsekuensi yang mungkin terjadi antara lain:

Diskualifikasi Langsung: Jika dokumen SKK atau SKA dipersyaratkan dalam tender dan vendor tidak dapat memenuhinya, maka penawaran dapat langsung gugur pada tahap administrasi.
Skor Penilaian Turun: Dalam sistem evaluasi berbasis nilai, vendor tanpa SKK/SKA akan mendapatkan skor rendah pada aspek kualifikasi teknis.
Reputasi Terancam: Vendor yang berulang kali gagal memenuhi persyaratan tender akan kehilangan kepercayaan dari pemilik proyek dan stakeholder lain.
Kehilangan Peluang Bisnis: Tanpa dokumen ini, vendor tidak dapat mengikuti tender strategis atau proyek-proyek yang menjanjikan nilai kontrak tinggi.

Oleh karena itu, meskipun tidak selalu diwajibkan, memiliki SKK dan SKA sebaiknya menjadi bagian dari strategi pengembangan usaha jangka panjang.

10. Studi Kasus: SKK/SKA dalam Proyek Infrastruktur

Salah satu contoh nyata pentingnya SKK dan SKA dapat dilihat dalam kasus PT XYZ, sebuah perusahaan konstruksi nasional yang mengikuti proses tender proyek pembangunan jalan tol antarkota. Pada tahun sebelumnya, PT XYZ gagal lolos dalam seleksi administrasi karena tidak melampirkan dokumen SKA untuk tenaga ahli inti dan SKK yang sesuai dengan nilai proyek.

Akibatnya, perusahaan tersebut tidak masuk dalam evaluasi teknis dan kehilangan kesempatan mengerjakan proyek bernilai miliaran rupiah. Belajar dari kegagalan tersebut, PT XYZ kemudian melengkapi dokumen kualifikasi dengan mengurus SKK kategori besar dan mengikutsertakan 10 tenaga ahli bersertifikasi, terdiri dari Ahli Muda, Madya, dan Utama di bidang manajemen konstruksi, teknik jalan, dan keselamatan kerja. Ketika proyek serupa dibuka kembali pada tahun berikutnya, PT XYZ berhasil lolos seluruh tahapan evaluasi-dari administrasi, teknis, hingga pembuktian kualifikasi.

Alhasil, mereka dinyatakan sebagai pemenang tender dan mendapatkan kontrak pekerjaan strategis. Studi kasus ini menunjukkan bagaimana kelengkapan dokumen kualifikasi, khususnya SKK dan SKA, dapat menjadi penentu keberhasilan dalam dunia pengadaan, terutama di sektor infrastruktur yang sangat memperhatikan kredibilitas teknis dan manajerial vendor.

11. Tips dan Rekomendasi bagi Vendor

Agar vendor dapat mengelola pengurusan SKK dan SKA secara efisien dan efektif, berikut beberapa tips dan rekomendasi yang dapat diterapkan:

Lakukan Evaluasi Internal: Tinjau jenis pekerjaan yang sering diikuti dan identifikasi apakah SKK dan SKA diperlukan. Jangan menunggu hingga mendekati batas waktu tender untuk memulai proses pengurusan.
Rencanakan Jadwal Pendaftaran: Karena proses pengurusan bisa memakan waktu hingga beberapa minggu, sebaiknya vendor menjadwalkan pengajuan SKK/SKA jauh sebelum ada tender berjalan, terutama jika menargetkan proyek strategis bernilai besar.
Manfaatkan Konsultan Pengurusan: Jika internal perusahaan belum familiar dengan prosedur teknis, vendor dapat menggunakan jasa konsultan atau pendampingan dari asosiasi profesi untuk memastikan kelengkapan dokumen dan efisiensi waktu.
Bangun Tim Dokumen yang Solid: Bentuk tim khusus yang menangani legalitas dan kualifikasi tender, termasuk pengurusan SKK dan SKA, sehingga setiap pembukaan tender dapat segera ditanggapi tanpa hambatan administratif.
Cek Masa Berlaku dan Perpanjangan: Pastikan dokumen SKK dan SKA tidak kadaluarsa. Perbaharui secara berkala agar siap digunakan kapan pun dibutuhkan.

12. Kesimpulan

SKK (Surat Keterangan Kualifikasi) dan SKA (Surat Keterangan Ahli) bukan hanya formalitas administratif dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah maupun swasta. Keduanya merupakan bukti nyata kesiapan teknis dan profesionalisme sebuah perusahaan dalam menghadapi tantangan proyek.

Meskipun tidak semua vendor wajib memilikinya, khususnya dalam proyek bernilai kecil atau jasa non-teknis, pemahaman yang baik tentang peran SKK dan SKA akan sangat membantu dalam menentukan strategi partisipasi tender. Vendor yang mempersiapkan diri dengan dokumen kualifikasi yang lengkap akan memiliki posisi tawar yang lebih kuat, meningkatkan peluang memenangkan proyek, serta memperluas akses terhadap pasar pengadaan yang lebih besar dan kompleks.

Oleh karena itu, setiap vendor-terutama yang bergerak di sektor konstruksi, konsultansi, atau layanan teknis-disarankan untuk menjadikan SKK dan SKA sebagai bagian dari strategi pengembangan bisnis jangka panjang. Dengan bekal kualifikasi yang solid, vendor tidak hanya lolos seleksi, tetapi juga membangun reputasi sebagai mitra profesional yang andal dan kompeten.