Bagi banyak vendor baru, mengikuti tender di lingkungan BUMN sering terasa seperti memasuki gelanggang besar yang sudah penuh pemain berpengalaman. Ketika hasil evaluasi diumumkan, tidak jarang nama yang muncul adalah vendor-vendor yang sama—yang sudah bertahun-tahun mengerjakan proyek serupa. Kondisi ini membuat vendor baru bertanya-tanya: Mengapa BUMN tampaknya lebih memilih vendor lama? Apakah tidak ada kesempatan bagi pendatang baru? Apakah peluang itu memang hanya untuk mereka yang sudah lebih dulu masuk?
Pertanyaan-pertanyaan ini sebenarnya wajar. Namun, jika ditelusuri lebih dalam, ada alasan kuat mengapa BUMN sering memilih vendor lama. Di balik itu semua bukan hanya soal kedekatan atau kebiasaan, tetapi tentang risiko, kepercayaan, dan konsistensi layanan. Tulisan ini akan membahas alasan-alasan tersebut secara sederhana, sekaligus memberikan solusi bagi vendor baru agar tetap bisa bersaing.
Faktor Kepercayaan yang Telah Terbangun
Vendor lama biasanya sudah memiliki rekam jejak panjang bekerja dengan BUMN tersebut. Mereka pernah menyelesaikan proyek serupa, pernah menghadapi masalah bersama, dan tahu bagaimana memenuhi ekspektasi instansi. Hubungan kepercayaan seperti ini tidak bisa dibangun dalam satu tender—ia terbangun dari pengalaman, keberhasilan, dan konsistensi.
BUMN bekerja di bawah tekanan publik, ketatnya audit, serta tanggung jawab yang besar. Mereka ingin meminimalkan risiko. Vendor yang sudah terbukti biasanya memberikan rasa aman. Tidak perlu lagi melakukan adaptasi besar-besaran, tidak perlu mengulang penjelasan teknis berulang kali, dan tidak perlu khawatir vendor gagal di tengah jalan.
Kepercayaan adalah aset, dan vendor lama memiliki keunggulan itu.
Penguasaan Proses Internal BUMN
Setiap BUMN memiliki cara kerja, SOP pengadaan, format dokumen, hingga pola komunikasi yang berbeda-beda. Vendor lama sudah memahami pola ini dengan baik. Mereka tahu:
- bagaimana cara menyusun dokumen agar tidak gugur administrasi
- seperti apa penawaran teknis yang dianggap ideal
- bagaimana merespons klarifikasi dan negosiasi
- bagaimana menyelesaikan pekerjaan sesuai standar mutu
Vendor baru sering kali butuh waktu untuk beradaptasi. Mereka masih menebak-nebak format, alur evaluasi, dan ekspektasi pengadaan. Sementara vendor lama sudah sangat mahir, sehingga mereka bergerak lebih efisien dan lebih cepat.
BUMN tentu lebih nyaman bekerja dengan mitra yang tidak perlu diajari dari awal.
Risiko Kegagalan Lebih Rendah
BUMN tidak bisa mengambil risiko besar. Kegagalan proyek bukan hanya berarti kerugian finansial, tetapi juga dapat berdampak pada reputasi, audit, dan bahkan ancaman hukum bagi pejabat yang bertanggung jawab.
Vendor lama memiliki data kinerja yang jelas:
- pernah menyelesaikan proyek tepat waktu
- memiliki sumber daya yang stabil
- memiliki struktur organisasi yang rapi
- mampu menangani masalah di lapangan
Sementara vendor baru belum memiliki pembuktian tersebut. Meski mereka punya kemampuan, BUMN tidak bisa hanya mengandalkan janji atau profil perusahaan di atas kertas. Risiko harus ditekan sekecil mungkin.
Karena itu, vendor lama dianggap opsi yang lebih aman.
Memiliki Layanan Purna Jual yang Sudah Terbentuk
BUMN selalu memperhatikan layanan purna jual, terutama untuk pengadaan barang atau proyek teknis. Vendor lama biasanya sudah memiliki:
- teknisi yang standby
- jaringan layanan yang siap turun kapan saja
- ketersediaan spare part
- sistem pelaporan purna jual
BUMN ingin memastikan bahwa ketika terjadi masalah, vendor dapat bergerak cepat menyelesaikan tanpa banyak drama. Vendor baru biasanya belum memiliki infrastruktur ini. Mereka bisa menyediakan barang, tetapi belum tentu mampu menyediakan dukungan setelah pemasangan.
BUMN lebih memilih vendor yang siap tidak hanya pada tahap pengiriman, tetapi juga pada tahap pemeliharaan.
Integrasi Sistem Digital dengan Vendor Lama Lebih Mudah
Di era digital, banyak BUMN menggunakan sistem Vendor Management System (VMS). Vendor lama biasanya sudah terdaftar dan terintegrasi dengan sistem tersebut, baik dari sisi dokumen, data legal, maupun histori kontrak.
Untuk vendor baru, proses ini membutuhkan waktu:
- melengkapi seluruh dokumen digital
- verifikasi administratif
- pengecekan legalitas
- validasi data melalui sistem
BUMN ingin proses yang cepat dan tidak berbelit. Vendor lama yang sudah siap secara digital tentu lebih menguntungkan.
Efisiensi Waktu dan Biaya
Ketika BUMN memilih vendor lama, mereka menghemat waktu dalam:
- penjelasan teknis
- klarifikasi yang panjang
- koordinasi awal proyek
- adaptasi lapangan
Efisiensi ini penting, terutama dalam proyek-proyek besar yang memiliki target ketat. Memulai dari awal dengan vendor baru membutuhkan waktu lebih lama untuk membangun ritme kerja. Vendor lama sudah tahu medan, tahu kebutuhan, dan tahu cara menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.
Waktu adalah uang—dan vendor lama sering kali lebih efisien bagi BUMN.
Reputasi di Internal Berpengaruh
Di dalam BUMN, rekomendasi internal sangat berpengaruh. Jika sebuah unit pernah bekerja dengan vendor tertentu dan puas, mereka akan dengan mudah merekomendasikannya untuk pekerjaan lain. Reputasi positif ini menyebar dan menjadi nilai tambah besar.
Vendor baru tidak memiliki modal reputasi itu. Mereka harus bekerja keras membuktikan diri di proyek pertama sebelum mendapat rekomendasi serupa.
Begitulah siklus reputasi bekerja di lingkungan BUMN.
Bukan Karena Tidak Mau Vendor Baru, Tapi Butuh Jaminan
Penting untuk ditegaskan: BUMN bukan tidak mau vendor baru. Mereka hanya butuh jaminan. Jika vendor baru bisa memberikan jaminan yang sama kuatnya dengan vendor lama—entah melalui kualitas penawaran, dukungan pabrikan, sertifikasi teknis, atau kemitraan strategis—maka peluang tetap terbuka.
Namun, jaminan ini harus konsisten dan tidak hanya terlihat ketika tender berlangsung.
Solusi untuk Vendor Baru agar Bisa Bersaing
Vendor baru tidak perlu menyerah melihat dominasi vendor lama. Ada beberapa langkah nyata yang bisa dilakukan untuk meningkatkan peluang:
1. Mulai dari Proyek Kecil Terlebih Dahulu
BUMN besar biasanya memiliki paket pekerjaan kecil yang cocok untuk vendor baru. Ini kesempatan membangun rekam jejak.
2. Perkuat Dokumen dan Struktur Internal
Vendor baru harus memastikan:
- legalitas lengkap
- tenaga ahli tersedia
- SOP internal rapi
- dokumen penawaran profesional
Dokumen adalah wajah perusahaan dalam tender.
3. Bangun Reputasi di Luar BUMN
Pengalaman di pemerintah daerah, swasta, atau BUMN kecil tetap bernilai. Rekam jejak yang kuat membuat vendor lebih kredibel.
4. Perkuat Dukungan Pabrikan
Surat dukungan, kerja sama distribusi, dan MoU dengan pabrikan sangat membantu.
5. Tingkatkan SDM Pengadaan Internal
Satu pelatihan bisa mengubah cara vendor melihat tender. Pelatihan tentang teknis, pricing, atau administrasi bisa membuat vendor lebih siap.
6. Jalin Relasi Secara Profesional
Menghadiri forum bisnis, konferensi BUMN, dan kegiatan sosial perusahaan dapat membuka pintu-pintu peluang yang tidak terlihat dalam dokumen tender.
7. Siapkan Layanan Purna Jual yang Jelas
BUMN akan lebih percaya pada vendor yang memiliki kesiapan layanan jangka panjang.
8. Tetap Konsisten Ikut Tender
Semakin sering ikut, semakin paham pola evaluasi, sistem kerja, dan kebutuhan BUMN.
Dominasi Vendor Lama Bukan Akhir Cerita
Memang benar bahwa BUMN cenderung memilih vendor yang sudah berpengalaman. Tetapi ini bukan berarti vendor baru tidak punya kesempatan. Justru vendor baru yang siap, kuat, dan profesional bisa memberikan nilai tambah yang berbeda—lebih inovatif, lebih fleksibel, bahkan lebih kompetitif dari vendor lama.
Kuncinya adalah kesabaran dan kesiapan. Vendor baru harus berani memulai dari dasar, membangun reputasi sedikit demi sedikit, dan menunjukkan bahwa mereka bisa dipercaya sama seperti vendor yang sudah bertahun-tahun bekerja di BUMN.
Perjalanan ini panjang, tetapi bukan tidak mungkin. Banyak vendor besar hari ini dulunya adalah vendor kecil yang berani mencoba, belajar dari kesalahan, dan tidak menyerah ketika kalah tender.
Vendor lama mungkin lebih sering dipilih. Namun vendor baru yang gigih dan berstrategi bisa menjadi pilihan berikutnya—dan suatu hari nanti, menjadi vendor yang dipercaya BUMN selama bertahun-tahun.
