Kedudukan pengadaan dalam pelaksanaan kegiatan pembangunan sektor privat maupun publik mencakup perencanaan, pemprograman, penganggaran, pengadaan, pemanfaatan dan pemeliharaan. Tentu jika diperinci kembali mengenai pengadaan berisi perencanaan pengadaan, pemilihan penyedia (tender), pelaksanaan kontrak dan pembayaran dan penyerahan pekerjaan/barang.
Disinilah peran Departeman Pengadaan dituntut harus mampu memberikan kontribusi optimum kepada manajemen sebagai bagian penting dalam organisasi yang memainkan peran penting dalam upaya mencapai target yang di tetapkan manajemen. Departemen Pengadaan (Procurement/Purchasing Department) dituntut mampu menerapkan manajemen pengadaan secara efektif dan benar.
Dalam melakukan proses pengadaan, dibutuhkan komponen atau aspek yang tepat agar proses pengadaan dapat berjalan secara efektif sehingga kelancaran alur bisnis dapat dioptimalkan.
Jika ditinjau kembali secara garis besar dijelaskan sebagai berikut:
Perencanaan
- Identifikasi Kebutuhan
- Penetapan Jenis Barang/Jasa yang dapat dilakukan terintegrasi
- Barang
- Pekerjaan Konstruksi
- Jasa Lainnya
- Jasa Konsultansi
- Cara Pengadaan
- Swakelola
- Penyedia
Persiapan
- Persiapan Pengadaan dengan cara Swakelola
- Penetapan Sasaran
- Penetapan Penyelenggara
- Penetapan Rencana Kegiatan
- Penetapan Jadwal, dan
- RAB
Persiapan Pengadaan dengan cara Penyedia
- Persiapan Pengadaan oleh PPK
- menetapkan HPS
- menetapkan rancangan kontrak
- menetapkan spesifikasi teknis/KAK
- menetapkan uang muka, jaminan uang muka, jaminan pelaksanaan, jeminan pemeliharaan, sertifikat garansi dan/atau pemberlakuan penyesuaian harga
- Persiapan Pemilihan Penyedia oleh Pejabat Pengadaan/Kelompok Kerja Pemilihan
Pelaksanaan
Pelaksanaan Swakelola
- Perjanjian Kinerja/(MoU + Perjanjinan Kerja Sama) sebagai Kontrak yang dilaksanakan bersama Pelaksana Swakelola
- Pembayaran Swakelola
Pelaksanaan Pengadaan melalui Penyedia
- Pelaksanaan Pemilihan Penyedia
- e-Purchasing
- Pengadaan Langsung
- Penunjukan Langsung
- Tender
- Tender Cepat
- Seleksi
- Pengadaan Khusus
- PBJP Penanganan Keadaan Darurat
- PBJP di Luar Negeri
- Pengecualian
- Penelitian
- Tender/Seleksi Internasional dan Dana Pinjaman Luar Negeri atau Hibah Luar Negeri
Pelaksanaan Kontrak
- Penetapan SPPBJ
- Penandatanganan Kontrak
- Pemberian Uang Muka
- Pembayaran Prestasi Pekerjaan
- Perubahan Kontrak
- Penyesuaian Harga
- Penghentian Kontrak atau Berakhirnya Kontrak
- Pemutusan Kontrak
- Serah terima hasil pekerjaan
- Penanganan Keadaan Kahar
Pada dasarnya bila dibandingkan dengan kondisi yang ada pada Sektor Privat terdiri atas :
- Reviu
- Kebutuhan
- Mendeskripsikan Spesifikasi /KAK
- Penentuan Sumber/Cara
- Ketersediaan Pasar
- Pemilihan/Negosiasi
- Pemesanan
- Pelaksanaan
- Penerimaan
Bagaimana pengadaan Pemerintah jika diperinci berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 diantaranya:
Pasal 4 Pengadaan Barang/Jasa Bertujuan untuk :
- menghasilkan barang/jasa yang tepat dari setiap uang yang dibelanjakan, diukur dari aspek kualitas, jumlah, waktu, biaya, lokasi, dan Penyedia;
- meningkatkan penggunaan produk dalam negeri;
- meningkatkan peran serta Usaha Mikro, Usaha Kecil, dan Usaha Menengah;
- meningkatkan peran pelaku usaha nasional;
- mendukung pelaksanaan penelitian dan pemanfaatan barang/jasa hasil penelitian;
- meningkatkan keikutsertaan industri kreatif;
- mendorong pemerataan ekonomi; dan
- mendorong Pengadaan Berkelanjutan;
Pasal 5 Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa meliputi :
- meningkatkan kualitas perencanaan Pengadaan Barang/Jasa;
- melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa yang lebih transparan, terbuka, dan kompetitif;
- memperkuat kapasitas kelembagaan dan sumber daya manusia Pengadaan Barang/Jasa;
- mengembangkan E-marketplace Pengadaan Barang/Jasa;
- menggunakan teknologi informasi dan komunikasi, serta transaksi elektronik;
- mendorong penggunaan barang/jasa dalam negeri dan Standar Nasional Indonesia (SNI);
- memberikan kesempatan kepada Usaha Mikro, Usaha Kecil, dan Usaha Menengah;
- mendorong pelaksanaan penelitian dan industri kreatif; dan
- melaksanakan Pengadaan Berkelanjutan.
Pasal 6 Prinsip Pengadaan Barang/Jasa meliputi :
- efisien;
- efektif;
- transparan;
- terbuka;
- bersaing;
- adil; dan
- akuntabel;
Pasal 7 Etika Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah :
(1) Semua pihak yang terlibat dalam Pengadaan Barang/Jasa mematuhi etika sebagai berikut:
- melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa tanggung jawab untuk mencapai sasaran, kelancaran, dan ketepatan tujuan Pengadaan Barang/Jasa;
- bekerja secara profesional, mandiri, dan menjaga kerahasiaan informasi yang menurut sifatnya harus dirahasiakan untuk mencegah penyimpangan Pengadaan Barang/Jasa;
- tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung yang berakibat persaingan usaha tidak sehat;
- menerima dan bertanggung jawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kesepakatan tertulis pihak yang terkait;
- menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan pihak yang terkait, baik secara langsung maupun tidak langsung, yang berakibat persaingan usaha tidak sehat dalam Pengadaan Barang/Jasa;
- menghindari dan mencegah pemborosan dan kebocoran keuangan negara;
- menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan/atau kolusi; dan
- tidak menerima, tidak menawarkan, atau tidak menjanjikan untuk memberi atau menerima hadiah, imbalan, komisi, rabat, dan apa saja dari atau kepada siapapun yang diketahui atau patut diduga berkaitan dengan Pengadaan Barang/Jasa.
(2) Pertentangan kepentingan pihak yang terkait sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf e, dalam hal:
- Direksi, Dewan Komisaris, atau personel inti pada suatu badan usaha, merangkap sebagai Direksi, Dewan Komisaris, atau personel inti pada badan usaha lain yang mengikuti Tender/Seleksi yang sama;
- konsultan perencana/pengawas dalam Pekerjaan Konstruksibertindak sebagai pelaksana Pekerjaan Konstruksi yang direncanakannya/diawasinya, kecuali dalam pelaksanaan pengadaan pekerjaan terintegrasi;
- konsultan manajemen konstruksi berperan sebagai konsultan perencana;
- pengurus/manajer koperasi merangkap sebagai PPK/Pokja Pemilihan/Pejabat Pengadaan pada pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa di Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah;
- PPK/Pokja Pemilihan/Pejabat Pengadaan baik langsung maupun tidak langsung mengendalikan atau menjalankan badan usaha Penyedia; dan/atau
- beberapa badan usaha yang mengikuti Tender/Seleksi yang sama, dikendalikan baik langsung maupun tidak langsung oleh pihak yang sama, dan/atau kepemilikan sahamnya lebih dari 50% (lima puluh persen) dikuasai oleh pemegang saham yang sama.
Aspek-aspek Prinsip Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah menjadikan Pengaturan Pengadaan Pemerintah walaupun serupa dengan garis besar di sektor privat, namun terdapat rincian yang diperlukan diatur dalam Pasal 4, Pasal 5, Pasal 6, dan Pasal 7.
Secara teknis manajemen komponen didalamnya tetap membutuhkan praktik yang lazim, yang mana hal ini tidak berbeda untuk pengadaan Privat dan Pemerintah, hanya saja Pemerintah memiliki gambaran (rambu) dan standar pelaksanaannya sudah diatur.
Oleh karena itu,untuk mencapai tujuan dan kontribusi yang tepat,dibutuhkan perencanaan pembelian yang terkoordinasikan dan diintergasikan dengan rencana fungsional pada sistem perencanaan. Ada tiga dimensi:
- Quantity : jumlah unit produk jadi yang akan dibutuhkan oleh pemasaran untuk memenuhi permintaan pelanggan perlu adanya penentuan buffer stock yang spesifik sebagai persyaratan material untuk pembelian sehingga dapat dilakukan perencanaan pembelian.
- Time : mengambil tanggal yang ditentukan dan waktu tunggu material tersebut. Jadwal harus disesuaikan sehingga material tersebut telah tersedia jika diperlukan.
- Money : setiap rencana akan tercapai jika material tersebut tepat waktu, karena uang adalah persyaratan yang telah ditetapkan dan dapat menyelesaikan keseluruhan sistem kerja dengan lancar.
Dengan adanya manajemen pengadaan yang tepat maka masalah yang sering dihadapi seperti tidak tersedianya bahan baku di gudang sehingga kebutuhan produksi terlambat, keterlambatan pengiriman bahan dari supplier, serta memperoleh kualitas bahan yang buruk maupun harga bahan yang diperoleh cukup mahal dapat diminimalkan dan tidak terjadi kembali.
Apabila manajemen pengadaan sudah bisa diterapkan, maka dibutuhkan juga dukungan sistem informasi yang akurat dan mempercepat proses pengambilan keputusan didalam pengadaan bahan baku produksi. Seluruh aspek tersebut perlu dipenuhi sehingga perusahaan dapat meningkatkan proses bisnisnya khususnya dalam hal pengadaan barang.
Demikian yang perlu diketahui mengenai siklus dalam manajemen pengadaan baik dari sekor privat maupun sektor publik yang dijelaskan dalam artikel ini. Pantau terus hanya di https://ilmu.lpkn.id/ akan Lebih lanjut meninjau kembali mengenai istilah pengadaan barang/jasa Pemerintah (PBJ) dalam Perpres No. 16 Tahun 2018.
Sumber:
jdih.lkpp.go.id
