Untuk memenangkan sebuah tender, tentunya kita wajib memahami Dokumen Pemilihan yang telah diupload pada sistem LPSE. Dokumen Pemilihan ini yang menjadi standart dan dasar dalam menentukan Penyedia mana yang lolos seleksi dan sebagai pemenang serta mana Penyedia yang gugur dan tidak bisa lanjut ke tahap berikutnya. Sehingga, penting sekali bagi Penyedia untuk benar-benar memahami isi dari Dokumen Pemilihan itu sendiri. Nah, dokumen ini isinya berlembar-lembar yang jika dibaca semalam pun tidak mungkin bisa selesai. Tentunya bagi pemula pasti bingung bagaimana menerjemahkan dokumen ini? Artikel ini akan membantu dan memberikan tips dan trik cepat memahami isi Dokumen Pemilihan tersebut.
Dokumen pemilihan adalah dokumen yang ditetapkan oleh Pokja Pemilihan / Pejabat Pengadaan / Agen Pengadaan yang memuat informasi dan ketentuan yang harus ditaati oleh para pihak dalam proses pemilihan penyedia yang tepat untuk pengadaan barang/jasa. Dokumen Pemilihan ini disusun berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan aturan turunannya.
Isi Dokumen Pemilihan terdiri dari 16 bab, diantaranya:
- Bab I Umum, berisi tentang beberapa istilah umum yang perlu dipahami penyedia sebelum mulai membaca keseluruhan isi Dokumen Pemilihan.
- Bab II Pengumuman Tender dengan Pascakualifikasi, berisi tentang pengumuman tender, yang biasanya karena melalui sistem SPSE maka akan muncul tulisan “Pengumuman Tender tercantum dalam pada Aplikasi SPSE dan dapat ditambahkan di website Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah, papan pengumuman resmi untuk masyarakat, surat kabar, dan/atau media lainnya.”
- Bab III Instruksi Kepada Peserta (IKP), berisi tentang berbagai persyaratan dan tata cara yang diminta kepada penyedia dalam melakukan penawaran supaya bisa dipenuhi sesuai dengan yang telah tertulis dalam dokumen tersebut, serta berbagai aturan terkait dengan metode pemilihan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. Terdiri dari 10 bagian, yaitu:
- Umum, menjelaskan tentang lingkup pekerjaan, sumber dana, peserta pemilihan, perbuatan yang dilarang dan sanksi, larangan pertentangan kepentingan, pendayagunaan produksi dalam negeri, dan satu penawaran tiap peserta.
- Dokumen Pemilihan, menjelaskan tentang isi dokumen pemilihan, bahasa dokumen pemilihan, pemberian penjelasan, perubahan dokumen pemilihan, dan tambahan waktu penyampaian dokumen penawaran.
- Penyiapan Dokumen Pemilihan, menjelaskan tentang biaya dalam penyiapan penawaran, bahasa penawaran, dokumen penawaran, harga penawaran, jenis kontrak dan cara pembayaran, masa berlaku penawaran dan jangka waktu pelaksanaan, pengisian data kualifikasi, dan pakta integritas.
- Penyampaian Data Kualifikasi dan Dokumen Penawaran, menjelaskan tentang tata cara penyampaian data kualifikasi, penyampaian dokumen penawaran, batas akhir waktu penyampaian penawaran, dan dokumen penawaran terlambat.
- Pembukaan dan Evaluasi Dokumen Penawaran, menjelaskan tentang tata cara pembukaan dokumen penawaran, ketentuan umum evaluasi dokumen penawaran dan kualifikasi, evaluasi dokumen penawaran dan kualifikasi, dan penawaran harga berulang/E-reverse auction.
- Penetapan Pemenang, menjelaskan tentang prosedur penetapan calon pemenang, pembuktian kualifikasi, penetapan pemenang, pengumuman pemenang, dan sanggah.
- Tender Gagal dan Tindak Lanjut Tender Gagal, menjelaskan tentang prosedur jika terjadi tender gagal dan tindak lanjut tender gagal tersebut.
- Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa, menjelaskan tentang bentuk laporan pokja pemilihan dan tata cara penunjukkan penyedia.
- Jaminan Pelaksanaan, menjelaskan tentang perlu tidaknya jaminan pelaksanaan beserta nilainya dan ditujukan kepada siapa.
- Penandatanganan Kontrak, menjelaskan tentang persiapan penandatanganan kontrak dan tata cara dalam penandatanganan kontrak.
- Bab IV Lembar Data Pemilihan (LDP), berisi tentang penjelasan singkat dari IKP namun dengan rincian yang lebih mendetail dan berbagai persyaratan detail yang harus dipenuhi.
- Bab V Lembar Data Kualifikasi (LDK), berisi tentang persyaratan administrasi penyedia yang harus dimiliki, yang terdiri dari persyaratan kualifikasi administrasi/legalitas, persyaratan kualifikasi teknis, serta persyaratan kualifikasi kemampuan keuangan.
- Bab VI Lembar Kriteria Evaluasi, berisi tentang tata cara evaluasi yang akan dilakukan untuk menentukan penawaran dari penyedia mana yang lolos dan menang. Dokumen ini berisi tata cara evaluasi administrasi, evaluasi teknis, dan evaluasi harga.
- Bab VII Bentuk Pakta Integritas, berisi tentang contoh bentuk dokumen pakta integritas yang harus dilampirkan dalam penawaran.
- Bab VIII Petunjuk Pengisian Data Kualifikasi, berisi tentang contoh cara mengisi formulir isian data kualifikasi yang ada di bab IX.
- Bab IX Formulir Isian Data Kualifikasi, berisi tentang contoh bentuk dokumen formulir isian data kualifikasi yang harus diisi sesuai dengan petunjuk yang sudah dijelaskan pada bab VIII.
- Bab X Tata Cara Evaluasi Kualifikasi, berisi tentang tata cara evaluasi kualifikasi yang akan menentukan penyedia yang lolos dan menang.
- Bab XI Syarat-Syarat Umum Kontrak (SSUK), berisi tentang syarat yang harus dipenuhi saat pelaksanaan pekerjaan.
- Bab XII Syarat-Syarat Khusus Kontrak (SSKK), berisi tentang detail berbagai persyaratan yang harus dipenuhi saat pelaksanaan pekerjaan hingga serah terima dan pembayaran atas pekerjaan yang sudah selesai.
- Bab XIII Rancangan Dokumen Kontrak, berisi tentang draft dokumen kontrak yang akan ditandatangani bersama apabila ditunjuk sebagai pemenang.
- Bab XIV Daftar Kuantitas, Spesifikasi dan/atau Gambar, berisi tentang detail jumlah barang/jasa yang dibutuhkan dan detail spesifikasi atau gambar barang yang diminta.
- Bab XV Bentuk Dokumen Penawaran, berisi tentang contoh bentuk dokumen penawaran yang bisa dibuat oleh penyedia.
- Bab XVII Bentuk Dokumen Lain, berisi tentang dokumen lampiran lainnya yang sekiranya dibutuhkan.
Itulah isi dari dokumen pemilihan yang harus dipahami oleh penyedia. Bagi pemula dalam dunia pengadaan barang/jasa wajib baca semuanya supaya bisa memahami prosedur dan tata cara tender secara umum. Setiap tender tentunya ada persyaratan dan teknis khusus yang berbeda-beda tergantung jenis barang/jasa yang dilelangkan.
Sebenarnya dari banyaknya halaman dokumen pemilihan, bagi penyedia yang sudah terbiasa cukup membaca beberapa bagian pokok saja. Mau tau apa saja itu? dan bagaimana cara membaca cepat dokumen pemilihan yang banyaknya minta ampun?
Sebagai penyedia yang sudah terbiasa ikut lelang bagian pokok yang wajib dibaca adalah:
- Intruksi Kepada Penyedia
- Lembar Data Pemilihan
- Lembar Data Kualifikasi
- Lembar Kriteria Evaluasi
- Tata Cara Evaluasi Kualifikasi
- Daftar Kuantitas, Spesifikasi dan/atau Gambar
- Syarat-Syarat Umum Kontrak (SSUK)
- Syarat-Syarat Khusus Kontrak (SSKK)
Itulah beberapa bab yang wajib dibaca oleh penyedia yang sudah terbiasa ikut tender, karena pada 8 bab tersebut akan dibahas secara detail dan rinci mengenai berbagai persyaratan yang diminta, tata cara, dan spesifikasi barang/jasa yang diminta.
Selanjutnya, yang banyak ditanya oleh penyedia biasanya adalah bagaimana caranya mengetahui apakah dokumen penawaran kita sudah lengkap atau belum? Apakah dokumen penawaran kita sudah sesuai dengan yang diminta atau masih ada yang kurang? Kenapa bisa dokumen ada yang kurang lalu gugur alias tidak lolos? Untuk bisa menemukan jawaban ini, semua kembali lagi pada apa yang sudah tertuang dengan jelas di Dokumen Pemilihan. Oleh karena itu, dalam menyusun penawaran penting sekali untuk benar-benar membaca Dokumen Pemilihan ini secara lengkap dan jelas agar jangan sampai ada kekurangan. Karena kekurangan satu lembar persyaratan dokumen pun sudah bisa dipastikan akan gugur. Perlu ketelitian dalam membaca dan mencermati serta menerjemahkan Dokumen Pemilihan ini.
Selain Dokumen Pemilihan, masih ada dokumen pendukung lainnya yang juga harus dipelajari dan biasanya pasti ada di attachment juga. Dokumen pendukung itu diantaranya adalah Adendum Dokumen Pemilihan dan Kerangka Acuan Kerja (KAK). Adendum Dokumen Pemilihan akan muncul di saat Dokumen Pemilihan yang awal diupload terdapat kesalahan atau kekurangan, maka akan dirubah dengan penyesuaian berupa tambahan atau pengurangan sesuai dengan kesalahan yang ada. Perubahan ini juga akan diupload juga pada sistem LPSE dan bisa dibaca oleh seluruh penyedia yang mengikuti lelang tersebut. Kerangka Acuan Kerja (KAK) adalah dokumen tambahan yang menjelaskan tentang maksud, tujuan, latar belakang dari kegiatan pengadaan tersebut. Pada dokumen KAK ini juga biasanya akan ada penjelasan mendetail mengenai detal tata cara pelaksanaan pekerjaan ataupun tata cara seleksi penyedia. Nah, jadi adendum dokumen pemilihan ataupun kerangka acuan kerja ini, sudah menjadi syarat wajib untuk dibaca juga ya! Pertanyaan berikutnya yang sering ditanyakan adalah yang berlaku dokumen pemilihan atau adendumnya? Jawabannya adalah yang berlaku adalah perubahan terakhirnya yaitu adendum dokumen pemilihan akan lebih akurat dan yang menjadi acuan dalam menentukan penyedia terpilih yang lolos. Sehingga, saat menyusun dokumen penawaran, yang perlu diperhatikan justru adendumnya.
Nah, itulah sekilas mengenai isi dari dokumen pemilihan dan beberapa dokumen pendukung lainnya yang sangat penting sekali untuk dibaca dan dipahami oleh penyedia supaya bisa MENANG TENDER. Tunggu tulisan berikutnya mengenai seperti apa dokumen penawaran? Jika ada pertanyaan bisa meninggalkan komentar ya!
