“Gagal merencanakan sama dengan merencanakan kegagalan”, ungkapan ini menunjukkan betapa pentingnya sebuah perencanaan dalam setiap kegiatan. Ibaratnya dalam membangun rumah, perencanaan merupakan pondasi yang akan menentukan akan seperti apa rumah yang dibangun. Perencanaan ini juga yang menjadi cikal bakal dalam pengadaan. Pengadaan harus dimulai dengan perencanaan kebutuhan yang baik, pemilihan alternatif-alternatif yang baik atau penggunaan strategi pengadaan yang terbaik dari berbagai macam strategi. Sehingga pengadaan tidak mutlak dengan satu prosedur tunggal yang harus dilalui dan pelaksana pengadaan tidak harus dikenakan sanksi bila menggunakan strategi yang berbeda yang sesuai kondisi serta situasi yang terjadi.
Implementasi penggunaan strategi pengadaan diwujudkan ke dalam Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa (RUP). RUP perlu dibuat agar pengadaan terencana dengan baik, kebutuhan barang teridentifikasi sejak awal, serta teridentifikasi bagaimana cara pengadaan barang/jasa. RUP menggambarkan rencana pengadaan akan dilakukan dengan penyedia, swakelola atau kombinasi dari keduanya yaitu penyedia dalam swakelola. Input yang digunakan dalam RUP merupakan seluruh kegiatan yang ada pada Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) atau Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA). Sehingga semua metode baik itu e-purchasing, pengadaan langsung, penunjukan langsung, tender cepat, tender atau seleksi bahkan pengadaan darurat dan pengadaan yang dikecualikan juga harus dimasukkan dalam RUP.
RUP bertujuan untuk mewujudkan pemaketan yang efisien dan efektif, mengidentifikasi penyedia, bentuk kontrak yang diperlukan serta kemampuan penyerapan anggaran. Manfaat RUP yaitu sebagai alat perencanaan pengadaan dan strategi mencapai output kegiatan, sebagai alat pengendalian kegiatan dan pengendalian pengadaan, sebagai keterbukaan informasi publik dan acuan untuk pelaku usaha dalam mempersiapkan diri untuk mengikuti paket pengadaan sehingga pengadaan akan menjadi lebih kompetitif.
Pengumuman RUP Kementerian atau Lembaga dilakukan setelah penetapan alokasi anggaran belanja. Sedangkan pengumuman RUP Perangkat Daerah dilakukan setelah rancangan Peraturan Daerah tentang APBD disetujui bersama oleh Pemerintah Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah. Tugas dan kewenangan dalam menetapkan dan mengumumkan RUP (Rencana Umum Pengadaan) dimiliki oleh PA. Namun, PA juga dapat melimpahkan kewenangan ini kepada KPA. Sehingga, PA/KPA bertanggung jawab terhadap penetapan dan pengumuman RUP. PPK memiliki tugas dalam menyusun perencanaan pengadaan sehingga selain PA/KPA maka PPK pun harus memiliki akun pada aplikasi SiRUP. Jadi pada aplikasi ini harus ada dua akun, PA/KPA dan PPK. Namun tidak bisa dipungkiri disetiap KLPD akan ada admin SiRUP yang membantu tugas PA/KPA dan PPK.
Pengumuman RUP dilakukan melalui aplikasi Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SIRUP) dan dapat ditambahkan dalam situs web Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah (KLPD), papan pengumuman resmi untuk masyarakat, surat kabar, dan/atau media lainnya. Pengumuman RUP dilakukan kembali dalam hal terdapat perubahan/revisi paket pengadaan atau DIPA atau DPA. SIRUP untuk kegiatan yang bersumber dari dana APBN dapat di akses melalui sirup.lkpp.go.id sedangkan SIRUP untuk kegiatan yang bersumber dari dana APBD dapat di akses melalui sirup.lkpp.go.id, atau untuk Kab Tanah Laut bisa melalui lpse.tanahlautkab.go.id. Sebagai sebuah sistem, data RUP di dalam SiRUP akan terkoneksi dengan e-tendering maupun pengadaan langsung dalam memproses pemilihan melalui Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE). Untuk user guide dalam menginput Rencana Pengadaan ke dalam RUP bisa di unduh melalui tautan sebagai berikut https://sirup.lkpp.go.id/sirup/ro/unduh.
Dalam menggunakan aplikasi SIRUP, hal mendasar yang harus diketahui adalah memilih cara pengadaan yang tepat. Pertama kita harus memahami perbedaan cara pengadaan barang/jasa pemerintah yang dilakukan dengan melalui swakelola atau melalui pemilihan penyedia. Swakelola adalah cara memperoleh barang/jasa yang dikerjakan sendiri oleh Kementerian/ Lembaga/ Perangkat Daerah, Kementerian / Lembaga/ Perangkat Daerah lain, organisasi kemasyarakatan, atau kelompok masyarakat. Tipe swakelola terbagi menjadi empat yaitu swakelola oleh K/L/PD penanggungjawab anggaran (tipe I), swakelola oleh K/L/PD lain pelaksana swakelola (tipe II), swakelola oleh ormas pelaksana swakelola (tipe III), dan swakelola oleh kelompok masyarakat pelaksana swakelola (tipe IV).
Kegiatan swakelola tidak menggunakan batasan nilai seperti halnya pengadaan melalui penyedia. Jadi, misalnya akan melaksanakan swakelola dengan pagu Rp. 10 juta atau 1 M sekalipun tidak masalah, yang terpenting dalam swakelola adalah jika memerlukan penyedia, maka sebaiknya tetap dilaksanakan melalui pengadaan langsung, penunjukkan langsung, e-purchasing, tender cepat atau tender maupun seleksi. Dan untuk aplikasi spse terbaru sudah bisa menambahkan penyedia di dalam swakelola.
Contoh yang paling sering dilaksanakan adalah melalui swakelola tipe I, seperti pertemuan (rapat) atau bimbingan teknis, maka kegiatan nya di umumkan secara swakelola namun untuk makan minum rapat tersebut bisa di input dengan menambahkan penyedia di dalam swakelola. Untuk pengadaan jasa lainnya yang menyatu dengan biaya operasional seperti honorarium tim dan memenuhi kriteria Kegiatan Swakelola dapat dikategorikan ke dalam swakelola.
Dalam pengisian kegiatan Swakelola, Aplikasi SiRUP akan dimulai dengan pemilihan tipe swakelola yaitu Tipe I, Tipe II, Tipe III dan Tipe IV. Tampilan Aplikasi SiRUP pada Tipe I, Tipe III dan Tipe IV sudah terpampang jelas sehigga tidak perlu di isi lagi, namun untuk swakelola Tipe II maka ada pilihan dengan siapa kita ber-MoU. Jika K/L/PD lain pelaksana swakelola (tipe II) belum ada pada menu pilihan di aplikasi maka harus melaporkan ke LKPP sehingga harus diperhatikan KLPD mana yang akan bekerjasama dengan kita, didalam SiRUP tipe II swakelola yang sudah ada contohnya Universitas Gajah Mada, Insitut Pertanian Bogor, Kementrian Dalam Negeri dan lain-lain.
Sedangkan Pengadaan Barang/Jasa melalui Penyedia adalah cara memperoleh barang/jasa yang disediakan oleh Pelaku Usaha. Data pada SiRUP untuk Pengadaan Barang/Jasa melalui Penyedia berbeda dengan pengadaan melalui swakelola. Data yang ditampilkan secara umum meliputi jenis pengadaan, metode pengadaan dan waktu pelaksanaan.
Jenis pengadaan dibagi menjadi empat kelompok besar yaitu barang, pekerjaan konstruksi, jasa lainnya dan jasa konsultansi. Metode pengadaan pada pengadaan barang, pekerjaan konstruksi, jasa lainnya dibagi menjadi e-purchasing, pengadaan langsung, penunjukan langsung, tender dan tender cepat. Sedangkan pada jasa konsultansi metode yang dapat digunakan antara lain pengadaan langsung, penunjukkan langsung dan seleksi. Walaupun demikian, pada SiRUP terdapat pilihan metode lain yang digunakan pada pengadaan khusus yaitu pengadaan darurat dan pengadaan yang dikecualikan.
Berbeda dengan swakelola, nilai pagu anggaran sangat berpengaruh pada Pengadaan Barang/Jasa melalui Penyedia. Besaran anggaran setiap paket untuk barang, pekerjaan kontruksi dan jasa lainnya yang tidak ada pada katalog elektronik, tidak memenuhi kriteria tertentu pada penunjukan langsung dan tidak dapat dilakukan dengan tender cepat, di atas Rp200.000.000 diumumkan sebagai tender. Pada pengadaan jasa konsultansi, besaran anggaran setiap paket yang tidak memenuhi kriteria tertentu pada penunjukan langsung dan tidak dapat dilakukan dengan tender cepat, di atas Rp100.000.000 diumumkan sebagai seleksi.
Paket pengadaan langsung yang diumumkan melalui menu penyedia adalah paket pengadaan yang tidak tergolong dalam :
- Item yang telah diatur pada Bagian Kegiatan Swakelola dan sudah menyatu dengan mata anggaran Honorarium Tim atau perjalanan dinas, dan/atau
- Nilai satu rekening anggaran diatas Rp200 juta untuk barang, jasa lainnya dan pekerjaan kontruksi sedangkan untuk jasa konsultasi diatas Rp100 juta. Sesuai sifatnya untuk pengadaan yang bukan pengadaan barang, konstruksi atau konsultan dikategorikan sebagai Pengadaan Jasa Lainnya.
Dalam SiRUP, terdapat pilihan selain melalui penyedia dan swakelola yaitu Penyedia dalam swakelola yang kegiatannya merupakan gabungan dari swakelola dan penyedia. Penyedia dalam swakelola dipilih ketika dalam swakelola memerlukan penyedia. Contoh Swakelola Tipe I adalah Makan Minum Pasien di RSUD yang dilakukan secara swakelola, namun kebutuhan pembelian bahan makan minum pasien tentu saja tidak dapat dilakukan dengan cara swakelola. Sehingga memerlukan penyedia dalam swakelola untuk memenuhi kebutuhan bahan makan minum pasien. Sebaiknya metode pemilihan penyedia dalam swakelola dilakukan melalui pengadaan langsung, penunjukkan langsung, e-purchasing, tender cepat atau tender maupun seleksi.
Pengadaan yang dikecualikan dan Pengadaan Darurat di dalam aplikasi SiRUP juga akan diumumkan. Berikut penjelasan nya masing-masing. Pengadaan yang dikecualikan bisa dibaca lebih detail di Peraturan LKPP No 12 Tahun 2018 tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa yang Dikecualikan pada Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Contoh yang sering ditemui adalah Pembayaran Listrik, PDAM maupun Rekening Telepon atau pembelian BBM maka harus dipilih pada aplikasi SiRUP adalah Pengadaan yang dikecualikan. Pengadaan Darurat akan dilakukan melalui prosedur yang berbeda dari pengadaan secara umum dan diatur tersendiri oleh Peraturan LKPP No 13 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Dalam Penanganan Keadaan Darurat. Pengadaan Darurat bersifat mendadak sehingga pengadaan dilakukan secara tunjuk langsung (bukan penunjukan langsung) sehingga untuk pengumuman RUP dapat dilakukan setelah kondisi darurat sudah mereda, misal bencana banjir. Berikut Tampilan untuk APlikasi SiRUP untuk Pengadaan yang dikecualikan dan Pengadaan Darurat.
Jika RUP (Rencana Umum Pengadaan) tidak di umumkan maka ketika akan proses pengadaan seperti pemilihan penyedia maka akan terhambatnya proses tersebut. Karena Proses Pengadaan (pengadaan langsung, penunjukkan langsung, e-purchasing, tender cepat atau tender maupun seleksi) yang melalui aplikasi SPSE tender dan non tender tetap memerlukan data dari SiRUP dalam menu pencatatan-nya. Hal ini pun sesuai dengan langkah-langkah percepatan seperti tercantum di dalam Surat Edaran LKPP No 19 Tahun 2019 tentang Percepatan Pelaksanaan Pengadan Barang/Jasa Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah Tahun Anggaran 2020.
Perencanaan dalam pengadaan merupakan langkah awal yang paling menentukan akan seperti apa pengadaan yang akan dilakukan. Perencanaan pengadaan dituangkan dalam RUP, yang berisi tentang identifikasi kebutuhan dan cara pengadaan baik melalui penyedia ataupun swakelola. RUP diumumkan dalam sebuah sistem yang disebut SiRUP. Rencana Umum Pengadaan (RUP) yang baik, dapat memberikan manfaat berupa pencapaian output kegiatan melalui strategi pengadaan yang tepat, sebagai alat pengendalian kegiatan dan pengendalian pengadaan, sebagai keterbukaan informasi publik dan menciptakan pengadaan yang lebih kompetitif antar pelaku usaha dalam pemilihan penyedia.
