Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah menyebutkan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) sebagai salah satu personil yang diatur sebagai Pelaku Pengadaan. Peraturan tersebut menempatkan PPK sebagai pejabat yang diberi kewenangan oleh Pengguna Anggaran (PA)/Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) untuk mengambil keputusan dan/atau melakukan tindakan yang dapat mengakibatkan pengeluaran anggaran belanja negara/anggaran belanja daerah. Sehingga tindakan PPK dalam penyelenggaraan pengadaan barang/jasa pemerintah merupakan bentuk pelimpahan kewenangan yang dimiliki oleh PA/KPA kepada PPK.
Sebelum membahas PPK, maka bisa dilihat Tugas dan kewenangan PA sebagai berikut :
a. Melakukan tindakan yang mengakibatkan pengeluaran anggaran belanja;
b. Mengadakan perjanjian dengan pihak lain dalam batas anggaran belanja yang telah ditetapkan;
c. Menetapkan perencanaan pengadaan;
d. Menetapkan dan mengumumkan RUP;
e. Melaksanakan konsolidasi pengadaan barang/jasa;
f. Menetapkan Penunjukan Langsung untuk Tender/Seleksi ulang gagal;
g. Menetapkan PPK;
h. Menetapkan Pejabat Pengadaan;
i. Menetapkan PjPHP/PPHP;
j. Menetapkan penyelenggara Swakelola;
k. Menetapkan Tim Teknis;
l. Menetapkan Tim Juri/Tim Ahli untuk pelaksanaan Sayembara/Kontes;
m. Menyatakan Tender Gagal/Seleksi Gagal;
n. Menetapkan pemenang pemilihan/penyedia untuk metode pemilihan : 1) Tender/Penunjukan langsung/ E-Purchasing untuk paket pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dengan nilai pagu anggaran paling sedikit di atas Rp100.000.000.000 (seratus miliar rupiah); atau 2) Seleksi/Penunjukan Langsung untuk paket Pengadaan Jasa Konsultansi dengan nilai pagu anggaran paling sedikit di atas Rp10.000.000.000 (sepuluh miliar rupiah).
Sedangkan KPA, tanggungjawab dan kewenangan yang dimiliki adalah berdasarkan pendelegasian kewenangan yang dilimpahkan dari PA. Untuk pengelolaan APBN, PA dapat melimpahkan kewenangan di atas kepada KPA sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan sebagaimana kewenangan di Pasal 9 tersebut. Adapun Untuk pengelolaan APBD, PA dapat melimpahkan kewenangan kepada KPA hanya untuk kewenangan pada huruf a sampai dengan huruf f. Selain kewenangan sebagaimana tersebut di atas, tambahan tugas KPA adalah berwenang menjawab sanggah banding peserta tender Pekerjaan Konstruksi dan KPA dapat menugaskan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) untuk melaksanakan kewenangan terkait tindakan yang mengakibatkan pengeluaran anggaran belanja dan perjanjian dengan pihak lain dalam batas anggaran belanja yang telah ditetapkan.
Berdasarkan ketentuan tersebut di atas, tugas dan wewenang “melakukan tindakan yang mengakibatkan pengeluaran atas beban anggaran belanja” dan “mengadakan ikatan/perjanjian kerjasama dengan pihak lain dalam batas anggaran yang telah ditetapkan” ini lah yang menjadi kewenangan yang dilimpahkan oleh PA/KPA kepada PPK. PPK menjadi pihak yang diberikan amanah berupa penugasan untuk menjalan peran penting mengelola pelaksanaan pengadaan barang/jasa, mulai dari proses perencanaan sampai dengan serah terima hasil pekerjaan. Berdasarkan ketentuan dan peraturan tersebut di atas, serta memperhatikan bagian lain dari peraturan perundaang-undangan yang berlaku, perlu untuk menjadi perhatian secara seksama bagi PPK khususnya dan pihak lain umumnya yang berhubungan dengan pengangkatan PPK dan pelaksanaan peran PPK sebagai berikut :
Tugas dan Tanggung jawab
Ketika PA mengangkat PPK dan menjadi pihak dalam tata kelola pengadaan, maka PPK memiliki tanggungjawab untuk melaksanakan tugas:
a. menyusun perencanaan pengadaan;
b. menetapkan spesifikasi teknis/Kerangka Acuan Kerja (KAK);
c. menetapkan rancangan kontrak;
d. menetapkan HPS;
e. menetapkan besaran uang muka yang akan dibayarkan kepada Penyedia;
f. mengusulkan perubahan jadwal kegiatan;
g. menetapkan tim pendukung;
h. menetapkan tim atau tenaga ahli;
i. melaksanakan E-purchasing untuk nilai paling sedikit di atas Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah);
j. menetapkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa;
k. mengendalikan Kontrak;
l. melaporkan pelaksanaan dan penyelesaian kegiatan kepada PA/ KPA;
m. menyerahkan hasil pekerjaan pelaksanaan kegiatan kepada PA/ KPA dengan berita acara penyerahan;
n. menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelaksanaan kegiatan; dan
o. menilai kinerja Penyedia.
Selain melaksanakan tugas tersebut, PPK melaksanakan tugas pelimpahan kewenangan dari PA/ KPA sebagaimana penjelasan paragraf sebelumnya di atas, yaitu meliputi: melakukan tindakan yang mengakibatkan pengeluaran anggaran belanja; dan mengadakan dan menetapkan perjanjian dengan pihak lain dalam batas anggaran belanja yang telah ditetapkan.
Di samping tanggungjawab dan penugasan pada Pasal 11 tersebut, di bagian Pasal yang lain juga menjelaskan beberapa bagian yang spesifik dari tugas PPK, antara lain :
a. Dalam melaksanakan tugas pada tahapan perencanaan pengadaan, PPK menyusun identifikasi kebutuhan, penetapan barang/jasa, cara, jadwal dan anggaran Pengadaan Barang/Jasa yang selanjutnya ditetapkan oleh PA/KPA
b. PPK bertanggungjawab dalam pelaksanaan persiapan pengadaan. PPK berdasarkan RKA K/L atau RKA Perangkat Daerah dan Dokumen Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa melakukan Persiapan Pengadaan Barang/Jasa yang meliputi: 1) menetapkan HPS; 2) menetapkan rancangan kontrak; 3) menetapkan spesifikasi teknis/KAK; dan/atau d. menetapkan uang muka, jaminan uang muka, jaminan pelaksanaan, jaminan pemeliharaan, sertifikat garansi, dan/atau penyesuaian harga.
c. PPK melakukan identifikasi apakah barang/jasa yang akan diadakan termasuk dalam kategori barang/jasa yang akan diadakan melalui pengadaan langsung, E-purchasing, atau termasuk pengadaan khusus (Yang termasuk pengadaan khusus, yaitu: a. Pengadaan Barang/Jasa dalam rangka Penanganan Keadaan Darurat; b. Pengadaan Barang/Jasa di Luar Negeri; c. Pengadaan Barang/Jasa yang masuk dalam Pengecualian; d. Penelitian; atau e. Tender/Seleksi Internasional dan Dana Pinjaman Luar Negeri atau Hibah Luar Negeri)
d. Melaksanakan konsolidasi pengadaan pada tahapan perencanaan pengadaan dan / atau persiapan pengadaan melalui penyedia. Konsolidasi Pengadaan Barang/Jasa adalah strategi Pengadaan. Barang/Jasa yang menggabungkan beberapa paket Pengadaan Barang/Jasa sejenis
e. Dalam melaksanakan tugas Persiapan Pengadaan Barang/Jasa melalui Swakelola yang meliputi penetapan sasaran, Penyelenggara Swakelola, rencana kegiatan, jadwal pelaksanaan, dan RAB, PPK juga berperan dalam mengevaluasi dan menetapkan rencana kegiatan yang diusulkan oleh Kelompok Masyarakat
f. Dalam melaksanakan tugas Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa melalui Swakelola, PPK juga bertugas untuk menandatangani Kontrak dengan Ketua Tim Pelaksana Swakelola Tipe II, dengan pimpinan Ormas Pelaksanaan Swakelola tipe III, dan dengan pimpinan Kelompok Masyarakat dalam Pelaksanaan Swakelola tipe IV, sesuai dengan kesepakatan kerja sama. Di dalam pelaksanaan kontrak swakelola ini, pada Tipe II dan III, PPK dan Tim Persiapan Swakelola menyusun rancangan Kontrak Swakelola dengan Tim Pelaksana Swakelola dari Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah lain atau Ormas. Untuk Swakelola Tipe IV, PPK menyusun rancangan Kontrak Swakelola dengan Tim Persiapan Kelompok Masyarakat Pelaksana Swakelola
g. Dalam melaksanakan tugas pengawasan dan pertanggungjawaban pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa melalui Swakelola, PPK juga bertugas menerima lapoan kemajuan pelaksanaan Swakelola dan penggunaan keuangan dari Tim Pelaksana secara berkala, serta menerima penyerahan hasil pekerjaan Swakelola dari Tim Pelaksana dengan Berita Acara Serah Terima
h. Dalam pelaksanaan dan pengendalian kontrak, PPK juga memiliki tanggung jawab dalam hal perubahan kontrak dan menilai bahwa Penyedia mampu menyelesaikan Pekerjaan dapat tidaknya memberikan kesempatan Penyedia untuk menyelesaikan pekerjaan
i. Dalam pelaksanaan Serah Terima Hasil Pekerjaan melalui penyedia, Setelah pekerjaan selesai 100% (seratus persen) sesuai dengan ketentuan yang termuat dalam Kontrak, PPK menerima pengajuan permintaan secara tertulis dari Penyedia untuk serah terima barang/jasa, yang untuk selanjutnya PPK melakukan pemeriksaan terhadap barang/jasa yang diserahkan. Dalam tugas ini PPK dan Penyedia menandatangani Berita Acara Serah Terima.
j. Dalam pelaksanaan Serah Terima Hasil Pekerjaan melalui penyedia, Setelah pekerjaan selesai 100% (seratus persen) sesuai dengan ketentuan yang termuat dalam Kontrak dan PPK menerima hasil pekerjaan tersebut, selanjutnya PPK menyerahkan barang/jasa dimaksud kepada PA/KPA. PA/KPA meminta PjPHP/ PPHP untuk melakukan pemeriksaan administratif terhadap barang/jasa yang akan diserahterimakan yang dituangkan dalam Berita Acara
k. Dalam menyerahkan hasil pekerjaan melalui swakelola, Setelah pekerjaan selesai PPK menyerahkan hasil pekerjaan kepada PA/KPA. PA/KPA meminta PjPHP/PPHP untuk melakukan pemeriksaan administratif terhadap hasil pekerjaan yang diserahterimakan dan dituangkan dalam Berita Acara
l. Untuk pengadaan dalam penanganan keadaan darurat (meliputi : bencana alam, bencana non-alam, dan/atau bencana sosial; pelaksanaan operasi pencarian dan pertolongan; kerusakan sarana/prasarana yang dapat mengganggu kegiatan pelayanan publik; bencana alam, bencana non-alam, bencana sosial, perkembangan situasi politik dan keamanan di luar negeri, dan/atau pemberlakuan kebijakan pemerintah asing yang memiliki dampak langsung terhadap keselamatan dan ketertiban warga negara Indonesia di luar negeri; dan/atau pemberian bantuan kemanusiaan kepada negara lain yang terkena bencana), PPK bertugas untuk menunjuk pelaku usaha untuk menjadi Penyedia yang akan melaksanakan pengadaan tersebut. Penyedia yang dipilih adalah penyedia terdekat yang sedang melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa sejenis atau Pelaku Usaha lain yang dinilai mampu dan memenuhi kualifikasi untuk melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa sejenis.
m. Menyampaikan usulan daftar hitam kepada PA/KPA atas tindakan penyedia yang masuk kategori yang dapat dikenakan sanksi masuk Daftar Hitam dari ranah tugas PPK
n. PPK bertugas menuangkan perencanaan pengadaan ke dalam Rencana Umum Pengadaan (RUP). RUP adalah daftar rencana Pengadaan Barang/Jasa yang akan dilaksanakan oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah dan diumumkan melalui aplikasi SiRUP
o. PPK melakukan pembayaran pelaksanaan Swakelola sesuai dengan kesepakatan yang tercantum dalam Kontrak Swakelola sesuai dengan ketentuan dalam peraturan perundang-undangan
p. Dalam pelaksanaan permintaan berulang (repeat order) penyedia Jasa Konsultansi, dapat dilakukan dengan syarat Penyedia bersangkutan mempunyai kinerja baik berdasarkan penilaian PPK. Penilaian Penyedia oleh PPK meliputi: 1) Kualitas hasil pekerjaan sesuai KAK; 2) Kemajuan atau prestasi pekerjaan sesuai jadwal dan tidak ada keterlambatan; 3) Pelaksanaan pekerjaan sesuai jangka waktu yang ditetapkan dalam Kontrak; 4) Kualifikasi, jumlah, dan waktu penugasan tenaga ahli sesuai dengan Kontrak; dan 5) Ketaatan dan kelengkapan dalam memenuhi administrasi pekerjaan sesuai dengan Kontrak.
q. Untuk PPK yang menyerahkan proses E-purchasing kepada Pejabat Pengadaan, maka PPK menyampaikan spesifikasi teknis, perkiraan/referensi harga, dan rancangan Surat Pesanan kepada Pejabat Pengadaan.
r. Dalam persiapan E-Purchasing yang dilakukan oleh PPK, maka PPK melakukan pencarian pada portal katalog elektronik dan membandingkan barang/jasa yang tercantum dalam katalog elektronik, dengan memperhatikan antara lain: gambar, fungsi, spesifikasi teknis, asal barang, TKDN (apabila ada), harga barang, dan biaya ongkos kirim/instalasi/training (apabila diperlukan). Untuk pengadaan barang yang kompleks/teknologi tinggi melalui E-Purchasing, PPK dapat meminta calon Penyedia untuk melakukan presentasi/demo produk
s. Untuk Pengadaan Langsung Barang/Jasa Lainnya yang harganya sudah pasti dengan nilai paling banyak Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah), PPK melaksanakan peran dalam tahapan sebagai berikut: 1) Pejabat Pengadaan melakukan pemesanan Barang/Jasa Lainnya ke Penyedia; 2) Penyedia dan PPK melakukan serah terima Barang/Jasa Lainnya; 3) Penyedia menyerahkan bukti pembelian/pembayaran atau kuitansi kepada PPK; dan/atau 4) PPK melakukan pembayaran
t. Dalam hal PPK yang bertindak sebagai Pejabat Penandatangan Kontrak tidak menyetujui hasil pemilihan Penyedia, maka PPK menyampaikan penolakan tersebut kepada Pokja Pemilihan/Pejabat Pengadaan disertai dengan alasan dan bukti. Selanjutnya, PPK dan Pokja Pemilihan/Pejabat Pengadaan melakukan pembahasan bersama terkait perbedaan pendapat atas hasil pemilihan Penyedia. Dalam hal tidak tercapai kesepakatan, maka pengambilan keputusan diserahkan kepada PA/KPA paling lambat 6 (enam) hari kerja setelah tidak tercapai kesepakatan
u. PPK tetap melaksanakan tugas dalam perencanaan dan persiapaan pengadaan serta pelaksanaan kontrak untuk Pengadaan Barang/Jasa Yang Dikecualikan Pada Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2018 tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa Yang Dikecualikan Pada Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah).
Dalam menjalankan tugasnya PPK disyaratkan memiliki Sertifikat Kompetensi sesuai dengan bidang tugas PPK. Skema Sertifikasi Kompetensi Okupasi PPK digunakan untuk pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa mengacu pada Keputusan Menteri Ketenagakerjaan Republik lndonesia Nomor 70 Tahun 2016 tentang Penetapan Standar Kompetensi Kerja Nasional lndonesia Kategori Jasa Profesional, llmiah dan Teknis Golongan Pokok Jasa Profesional, llmiah dan Teknis Lainnya Bidang Pengadaan Barang/Jasa. Rincian Unit Kompetensi atau Uraian Tugas PPK adalah: (1)Menyusun Spesifikasi Teknis; (2)Menyusun Harga Perkiraan; (3)Mengkai Ulang Paket Pengadaan Barang/Jasa; (4)Menyusun Rancangan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa; (5)Melakukan Evaluasi Kineria Penyedia Barang/Jasa; (6) Melakukan Finalisasi Dokumen Kontrak Pengadaan Barang/Jasa; (7)Membentuk Tim Pengelolaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa; (8)Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa; (9) Mengendalikan Pelaksanaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa; (10)Menyelesaikan Permasalahan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa; (11) Melakukan Penerimaan Hasil Pengadaan Barang/Jasa; (12)Melakukan Persiapan Pengadaan Barang/Jasa Secara Swakelola; (13)Melakukan Pelaksanan Pengadaan Barang/Jasa Secara Swakelola; (14)Mengelola Kinerja; (15)Mengelola Risiko. Jika persyaratan Sertifikat Kompetensi sesuai dengan bidang tugas PPK ini tidak dapat terpenuhi, maka persyaratan ini dapat digantikan dengan Sertifikat Keahlian Tingkat Dasar, namun hanya dapat digunakan sampai dengan 31 Desember 2023.
Jika terjadi pergantian PPK maka harus secara tertib administrasi dilakukan serah terima jabatan kepada pejabat yang baru, dengan dukungan kejelasan batas penugasan yang telah dilaksanakan dan yang akan diserahkan. Sehingga dapat diketahui batasan tanggungjawab yang telah dan akan dilaksanakan oleh PPK lama dan yang baru. Jika kondisi di dalam Organisasi (SKPD) tidak terdapat pegawai yang memenuhi persyaratan untuk menjalankan tugas PPK maka PA/KPA dapat merangkap sebagai PPK. Tentunya kondisi ini disertai dengan tugas dan tanggungjawab sebagaimana tugas PPK yang harus diemban PA/KPA. Dalam pelaksanaannya, PA/KPA yang merangkap sebagai PPK dapat dibantu oleh pegawai yang memiliki kompetensi sesuai dengan bidang tugas PPK atau dapat dibantu oleh Pengelola Pengadaan Barang/Jasa.
