LANGKAH-LANGKAH DALAM MEMPERSIAPKAN PENGADAAN BARANG/JASA

Saat ini kita telah memasuki bulan ke-dua di Tahun 2021. Tentunya, para Pelaku Pengadaan khususnya Pejabat Pembuat Komitmen telah melakukan persiapan dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah. Berbagai langkah strategis dan upaya mitigasi risiko telah dilakukan sebelum tahun anggaran berjalan, yaitu pada tahapan perencanaan pengadaan. Untuk itu, penunjukan Pejabat Pembuat Komitmen sebaiknya tidak terikat tahun anggaran karena salah satu tugas pokok dari Pejabat Pembuat Komitmen adalah menyusun perencanaan pengadaan. Lantas, bagaimana dengan Pejabat Pembuat Komitmen yang baru ditunjuk atau di-SK-kan di awal tahun anggaran? Langkah-langkah apa saja yang harus dilakukan oleh Pejabat Pembuat Komitmen pada tahap persiapan pengadaan?

Dalam Pasal 1 Ayat (1) Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah disebutkan bahwa:

“Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang selanjutnya disebut Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan Pengadaan Barang/Jasa oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah yang dibiayai oleh APBN/APBD yang prosesnya sejak identifikasi kebutuhan, sampai dengan serah terima hasil pekerjaan.”

Artinya, pada saat dilakukan proses perumusan kegiatan yang dimulai dari identifikasi kebutuhan pada tahun anggaran sebelumnya, maka kegiatan pengadaan barang/jasa sudah dimulai. Tahap ini dikenal dengan “Tahapan Perencanaan Pengadaan”, sehingga semestinya Pejabat Pembuat Komitmen sudah bekerja sebelum tahun anggaran berjalan, yaitu dimulai pada tahap perencanaan pengadaan.

Menurut Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 7 Tahun 2018 tentang Pedoman Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, pada Pasal 1 Ayat (12) disebutkan bahwa “Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa yang selanjutnya disebut Perencanaan Pengadaan adalah proses perumusan kegiatan yang dimulai dari identifikasi kebutuhan, penetapan barang/jasa, cara pengadaan barang/jasa, jadwal pengadaan barang/jasa, anggaran pengadaan barang/jasa.” Ruang lingkup dari perencanaan pengadaan yang diatur dalam peraturan tersebut, meliputi penyusunan perencanaan pengadaan, identifikasi kebutuhan, penetapan barang/jasa, cara pengadaan barang/jasa, jadwal pengadaan barang/jasa, anggaran pengadaan barang/jasa, dan Rencana Umum Pengadaan (RUP).

Pejabat Pembuat Komitmen dan Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran terlibat aktif di dalam tahap perencanaan pengadaan. Pejabat Pembuat Komitmen memiliki tugas dan kewenangan dalam menyusun perencanaan pengadaan untuk tahun anggaran berikutnya sebelum berakhirnya tahun anggaran berjalan, sesuai kebutuhan unit kerjanya. Tahap perencanaan pengadaan itu sendiri dimulai dari identifikasi kebutuhan barang/jasa berdasarkan Rencana Kerja Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah. Perencanaan pengadaan menjadi masukan dalam penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/Lembaga (RKA K/L) dan Rencana Kerja dan Anggaran Perangkat Daerah (RKA Perangkat Daerah). Untuk perencanaan pengadaan yang dananya bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN), prosesnya dilakukan bersamaan dengan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/Lembaga setelah penetapan pagu indikatif. Sedangkan untuk perencanaan pengadaan yang dananya bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD), dilakukan bersamaan dengan proses penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perangkat Daerah setelah nota kesepakatan Kebijakan Umum APBD serta Prioritas dan Plafon Anggaran Sementara (KUA-PPAS).

Kegiatan perencanaan pengadaan itu sendiri, terdiri atas perencanaan pengadaan melalui swakelola dan/atau perencanaan pengadaan melalui Penyedia. Apabila pengadaan tersebut dilakukan melalui swakelola, maka tahapan perencanaan pengadaan yang dilakukan meliputi:

1. penetapan tipe swakelola;
2. penyusunan spesifikasi teknis/Kerangka Acuan Kegiatan (KAK); dan
3. penyusunan perkiraan biaya/Rencana Anggaran Biaya (RAB).

Pada tahap perencanaan swakelola, penetapan tipe swakelola sudah harus dilakukan dan disesuaikan dengan Pelaksana swakelola, apakah itu:

1. swakelola tipe I, yaitu apabila kegiatan swakelola tersebut direncanakan, dilaksanakan, dan diawasi oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah penanggung jawab anggaran;
2. swakelola tipe II, apabila kegiatan swakelola tersebut direncanakan dan diawasi oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah penanggung jawab anggaran dan dilaksanakan oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah lain Pelaksana swakelola;
3. swakelola tipe III, yaitu swakelola yang direncanakan dan diawasi oleh Kementerian/ Lembaga/Perangkat Daerah penanggung jawab anggaran dan dilaksanakan oleh Organisasi Kemasyarakatan Pelaksana swakelola; atau
4. swakelola tipe IV, yakni swakelola yang direncanakan oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah penanggung jawab anggaran dan/atau berdasarkan usulan Kelompok Masyarakat, dan dilaksanakan serta diawasi oleh Kelompok Masyarakat Pelaksana swakelola.

Apabila kegiatan perencanaan pengadaan dilakukan melalui Penyedia, maka tahap-tahap yang dilewati meliputi kegiatan:

1. penyusunan spesifikasi teknis/Kerangka Acuan Kerja (KAK);
2. penyusunan perkiraan biaya/Rencana Anggaran Biaya (RAB);
3. pemaketan pengadaan barang/jasa;
4. konsolidasi pengadaan barang/jasa; dan
5. biaya pendukung.

Setelah dokumen perencanaan pengadaan selesai disusun oleh Pejabat Pembuat Komitmen, Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran dapat segera melakukan penetapan perencanaan pengadaan sebagai dasar dalam mempersiapkan proses pengadaaan barang/jasa selanjutnya, yaitu tahapan persiapan pengadaan barang/jasa. Pada tahap persiapan pengadaan inilah dokumen rancangan kontrak disusun oleh Pejabat Pembuat Komitmen.

Bagaimana Cara Mempersiapkan Pengadaan Barang/Jasa melalui Swakelola?

Sebelum melangkah ke tahapan persiapan pengadaan barang/jasa melalui swakelola, Pejabat Pembuat Komitmen harus terlebih dahulu memastikan bahwa Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran telah membuat nota kesepahaman dengan Pelaksana swakelola sebagai dasar penyusunan kontrak swakelola.

Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran membuat nota kesepahaman dengan Pelaksana swakelola, dengan ketentuan sebagai berikut:

1. pada swakelola tipe II, Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran penanggung jawab anggaran menandatangani nota kesepahaman dengan Pimpinan Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah lain;
2. pada swakelola tipe III, Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran penanggung jawab anggaran dapat menandatangani nota kesepahaman dengan Pimpinan Organisasi Kemasyarakatan; dan
3. pada swakelola tipe IV, Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran penanggung jawab anggaran dapat menandatangani nota kesepahaman dengan Pimpinan Kelompok Masyarakat;
4. sedangkan pada swakelola tipe I, nota kesepahaman tidak dibutuhkan.

Tahap persiapan pengadaan barang/jasa melalui swakelola dimulai dengan kegiatan penetapan sasaran oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran dan dilanjutkan dengan penetapan Penyelenggara swakelola. Dalam penetapan Penyelenggara swakelola, terdapat beberapa ketentuan yang harus dipenuhi, yaitu:

1. untuk swakelola tipe I, Penyelenggara swakelola ditetapkan oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran penanggung jawab anggaran;
2. untuk swakelola tipe II, Tim Persiapan dan Tim Pengawas ditetapkan oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran penanggung jawab anggaran, serta Tim Pelaksana ditetapkan oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah lain Pelaksana swakelola;
3. untuk swakelola tipe III, Tim Persiapan dan Tim Pengawas ditetapkan oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran penanggung jawab anggaran serta Tim Pelaksana ditetapkan oleh Pimpinan Organisasi Kemasyarakatan Pelaksana swakelola; dan
4. untuk swakelola tipe IV, Penyelenggara swakelola ditetapkan oleh Pimpinan Kelompok Masyarakat Pelaksana swakelola.

Setelah Penyelenggara swakelola ditetapkan oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran, maka Pejabat Pembuat Komitmen dapat segera menetapkan rencana kegiatan, jadwal pelaksanaan, dan Rencana Anggaran Biaya dengan memperhitungkan tenaga ahli, peralatan, dan/atau bahan tertentu yang dilaksanakan dengan kontrak terpisah.

Tenaga ahli/pegawai dari unit kerja lain hanya dapat digunakan dalam pelaksanaan swakelola tipe I, dengan ketentuan jumlah tenaga ahli tidak boleh melebihi 50% dari jumlah anggota Tim Pelaksana. Adapun pembayaran honorarium tenaga ahli dapat dilakukan dengan bukti transaksi berupa kwitansi atau bentuk kontrak lain, sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Dalam hal kegiatan swakelola tersebut membutuhkan barang/jasa melalui penyedia; seperti sewa alat atau pembelian bahan tertentu, maka Pejabat Pembuat Komitmen wajib mempertimbangkan metode pemilihan penyedia yang akan dilakukan, apakah melalui e-purchasing, pengadaan langsung, penunjukan langsung, tender cepat, ataupun tender. Untuk pengadaan barang/jasa lainnya yang nilainya sampai dengan Rp10.000.000,- dapat dilakukan pembelian langsung ke toko dengan menggunakan bentuk kontrak berupa bukti pembelian/pembayaran. Apabila nilai dari barang/jasa lainnya tersebut sampai dengan Rp50.000.000,- maka kwitansi dapat dijadikan sebagai tanda bukti transaksi pembayaran. Namun apabila nilai dari barang/jasa lainnya tersebut di atas Rp50.000.000,- sampai Rp200.000.000,- maka pilihan bentuk kontrak yang tepat dalah Surat Perintah Kerja (SPK) dan jika barang/jasa lainnya tersebut bernilai paling sedikit di atas Rp200.000.000,- maka digunakan bentuk kontrak berupa Surat Perjanjian. Perlu diingat bahwa dalam proses pemilihan penyedia, yang berwenang melakukan pemilihan penyedia tersebut adalah Pejabat Pengadaan/Pokja Pemilihan/Agen Pengadaan, tidak terkecuali untuk pemilihan penyedia dalam kegiatan swakelola.

Hasil persiapan pengadaan barang/jasa melalui swakelola dituangkan dalam Kerangka Acuan Kegiatan (KAK) dengan menampilkan sub kegiatan/sub output dan keluaran/output yang ingin dicapai. Pejabat Pembuat Komitmen dan Tim Persiapan swakelola tipe II dan tipe III menyusun rancangan kontrak swakelola dengan Tim Pelaksana swakelola dari Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah lain atau Organisasi Kemasyarakatan.

Rancangan kontrak swakelola paling sedikit memuat tentang:

1. para pihak;
2. barang/jasa yang akan dihasilkan;
3. nilai pekerjaan;
4. jangka waktu pelaksanaan; dan
5. hak dan kewajiban para pihak.

Untuk lebih jelasnya, tahapan persiapan pengadaan barang/jasa melalui swakelola dapat dilihat pada bagan alur di bawah ini:

Bagaimana Cara Mempersiapkan Pengadaan Barang/Jasa melalui Penyedia?

Persiapan pengadaan dapat dilaksanakan setelah Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/Lembaga disetujui oleh Dewan Perwakilan Rakyat atau Rencana Kerja dan Anggaran Perangkat Daerah disetujui oleh Dewan Perwakilan Rakyat Daerah. Untuk pengadaan barang/jasa yang kontraknya harus ditandatangani pada awal tahun, maka persiapan pengadaan dan/atau pemilihan Penyedia dapat dilaksanakan setelah penetapan pagu anggaran Kementerian/Lembaga atau persetujuan Rencana Kerja dan Anggaran Perangkat Daerah sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Tahapan persiapan pengadaan yang dilakukan oleh Pejabat Pembuat Komitmen ini meliputi:

1. Penetapan spesifikasi teknis/Kerangka Acuan Kerja (KAK);
2. Penetapan Harga Perkiraan Sendiri (HPS);
3. Penetapan rancangan kontrak; dan/atau
4. Penetapan uang muka, jaminan uang muka, jaminan pelaksanaan, jaminan pemeliharaan, sertifikat garansi, dan/atau penyesuaian harga.

Pada tahapan persiapan pengadaan inilah Pejabat Pembuat Komitmen melakukan identifikasi, apakah barang/jasa yang akan diadakan tersebut masuk dalam kategori barang/jasa yang akan diadakan melalui e-purchasing, pengadaan langsung, penunjukan langsung, tender cepat, tender, atau termasuk pengadaan khusus, yaitu pengadaan barang/jasa dalam rangka penanganan keadaan darurat, pengadaan barang/jasa di luar negeri, pengadaan barang/jasa yang masuk dalam pengecualian, penelitian, atau tender/seleksi internasional dan dana pinjaman luar negeri atau hibah luar negeri, sebagaimana yang diatur dengan peraturan tersendiri, di antaranya: Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 10 Tahun 2018 tentang Pedoman Pelaksanaan Tender/Seleksi Internasional, Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 12 Tahun 2018 tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa Yang Dikecualikan Pada Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, dan Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 13 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Dalam Penanganan Keadaan Darurat.

Pejabat Pembuat Komitmen dalam melakukan persiapan pengadaan, harus berpedoman pada dokumen perencanaan pengadaan barang/jasa yang telah ditetapkan sebelumnya oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran dan tentunya berdasarkan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/Lembaga atau Rencana Kerja dan Anggaran Perangkat Daerah. Tahap persiapan pengadaan tersebut meliputi:

1. reviu dan penetapan spesifikasi teknis/KAK;
2. penetapan spesifikasi teknis/KAK;
3. penyusunan dan penetapan HPS; dan
4. penyusunan dan penetapan rancangan Kontrak.

Tahapan persiapan pengadaan barang/jasa melalui penyedia dapat dilihat dalam bagan alur berikut:

Pejabat Pembuat Komitmen dapat melakukan persiapan pengadaan melalui Penyedia dengan menggunakan Aplikasi Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) versi 4.3 apabila tersedia.

Demikian. Semoga bermanfaat.

Referensi:

1. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 22 Tahun 2o2o tentang Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2o17 tentang Jasa Konstruksi;
2. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;
3. Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 7 Tahun 2018 tentang Pedoman Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa;
4. Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 8 Tahun 2018 tentang Pedoman Swakelola;
5. Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa melalui Penyedia;
6. Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 10 Tahun 2018 tentang Pedoman Pelaksanaan Tender/Seleksi Internasional;
7. Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 12 Tahun 2018 tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa Yang Dikecualikan Pada Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;
8. Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 13 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Dalam Penanganan Keadaan Darurat;
9. Buku Informasi Persiapan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah-2018.