Swakelola dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Seringnya ada kesalahpahaman dalam mengartikan swakelola di dalam pengadaan Barang/Jasa. Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa dapat dilakukan melalui penyedia atau dilakukan dengan swakelola, atau gabungan keduanya yaitu di dalam penyelenggaraan swakelola dapat menggunakan penyedia. Pengadaan Barang/Jasa melalui Penyedia adalah cara memperoleh barang/jasa yang disediakan oleh Pelaku Usaha. sedangkan Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan secara Swakelola adalah cara memperoleh barang/jasa yang dikerjakan sendiri oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah, Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah lain, organisasi kemasyarakatan, atau kelompok masyarakat. Contoh sederhana yang sering dianggap swakelola padahal bukan adalah ATK maupun fotokopi, jika pembelian ATK di Toko untuk kebutuhan Kantor maka itu adalah Pengadaan  Barang melalui Penyedia bukan swakelola, atau kerjasama antara abang fotokopi dengan SKPD (ini pun masuk kedalam penyedia jasa lainnya bukan swakelola). Filosofis dasar mengenai Swakelola dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah bisa dilihat di bawah ini.

Swakelola dilaksanakan ketika barang/jasa yang dibutuhkan tidak dapat disediakan atau tidak diminati oleh pelaku usaha. Swakelola dapat juga digunakan dalam rangka mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya/kemampuan teknis yang dimiliki pemerintah, barang/jasa yang bersifat rahasia dan mampu dilaksanakan oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah yang bersangkutan, serta dalam rangka peningkatan peran serta/pemberdayaan Ormas dan Kelompok Masyarakat.

Pelaku Usaha adalah setiap orang perorangan atau badan usaha, baik yang berbentuk badan hukum maupun bukan badan hukum yang didirikan dan berkedudukan atau melakukan kegiatan dalam wilayah hukum negara Republik Indonesia, baik sendiri maupun bersama-sama melalui perjanjian menyelenggarakan kegiatan usaha dalam berbagai bidang ekonomi. Dari penjelasan tersebut bukan berarti pelaku usaha harus serta merta punya CV atau PT. Sedangkan Penyedia adalah Pelaku Usaha yang menyediakan barang/jasa berdasarkan kontrak. Jadi, Pelaku Usaha belum bisa disebut penyedia jika belum berkontrak dengan pemerintah. Kontrak Pengadaan Barang/Jasa adalah perjanjian tertulis antara PA/KPA/PPK tidak hanya dengan Penyedia Barang/Jasa namun bisa juga antara PA/KPA/PPK dengan pelaksana Swakelola.

Kemudian yang menjadi pertanyaan selanjutnya, apakah bisa mengambil keuntungan? lihat di Pasal 24 (perpres 16 tahun 2018) ayat 1 Biaya Pengadaan Barang/Jasa melalui Swakelola dihitung berdasarkan komponen biaya pelaksanaan Swakelola. Maka dapat dijelaskan sebagai berikut:

• Tidak ada pasal yang mengatakan bahwa swakelola boleh mengambil keuntungan, karena swakelola dilaksanakan bukan oleh penyedia tetapi oleh pelaksana swakelola sehingga tidak dapat mengambil keuntungan didalamnya
• Biaya swakelola adalah biaya real sesuai dengan yang dikeluarkan, tanpa ada unsur keuntungan didalamnya
• Honor dapat dikeluarkan sesuai at cost berdasarkan SBU atau rujukan standar biaya lainnya
• Biaya pembelian barang/jasa melalui penyedia dalam rangka swakelola (penyedianya dapat untung), tapi pelaksana swakelolanya tidak dapat, contoh, beli semen di toko, maka tokonya dapat untung, yang beli tidak boleh dapat keuntungan (penyelenggara swakelola).

Barang/jasa yang dapat diadakan melalui Swakelola namun tidak terbatas pada:

1. Barang/jasa yang dilihat dari segi nilai, lokasi, dan/atau sifatnya tidak diminati oleh Pelaku Usaha, contoh: pemeliharaan rutin (skala kecil, sederhana), penanaman gebalan rumput, pemeliharaan rambu suar, Pengadaan Barang/Jasa di lokasi terpencil/pulau terluar, atau renovasi rumah tidak layak huni;
2. Jasa penyelenggaraan penelitian dan pengembangan, pendidikan dan/atau pelatihan, kursus, penataran, seminar, lokakarya atau penyuluhan;
3. Penyelenggaraan sayembara atau kontes;
4. Barang/jasa yang dihasilkan oleh usaha ekonomi kreatif dan budaya dalam negeri untuk kegiatan pengadaan festival, parade seni/budaya, contoh: pembuatan film, tarian musik, olahraga;
5. Jasa sensus, survei, pemrosesan/pengolahan data, perumusan kebijakan publik, pengujian laboratorium dan pengembangan sistem, aplikasi, tata kelola, atau standar mutu tertentu;
6. Barang/jasa yang masih dalam pengembangan sehingga belum dapat disediakan atau diminati oleh Pelaku Usaha;
7. Barang/jasa yang dihasilkan oleh Ormas, Kelompok Masyarakat, atau masyarakat, contoh: produk kerajinan masyarakat, produk Kelompok Masyarakat, produk Kelompok Masyarakat penyandang disabilitas, tanaman atau bibit milik masyarakat atau produk warga binaan lembaga permasyarakatan;
8. Barang/jasa yang pelaksanaan pengadaannya memerlukan partisipasi masyarakat. Dalam hal pengadaan yang memerlukan partisipasi masyarakat tersebut berupa Pekerjaan Konstruksi maka hanya dapat berbentuk rehabilitasi, renovasi, dan konstruksi sederhana. Konstruksi bangunan baru yang tidak sederhana, dibangun oleh Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah penanggung jawab anggaran untuk selanjutnya diserahkan kepada Kelompok Masyarakat penerima sesuai dengan peraturan perundang-undangan. contoh: pembangunan/pemeliharaan jalan desa/kampung, pembangunan/pemeliharaan saluran irigrasi mikro/kecil, pengelolaan sampah di pemukiman, atau pembangunan/ peremajaan kebun rakyat;atau
9. Barang/jasa  yang  bersifat  rahasia  dan  mampu dilaksanakan oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah yang bersangkutan, contoh: pembuatan soal ujian dan pembuatan sistem keamanan informasi.

Kegiatan swakelola tidak menggunakan batasan nilai seperti halnya pengadaan melalui penyedia. Jadi, misalnya akan melaksanakan swakelola dengan pagu Rp. 10 juta atau 1 M sekalipun tidak masalah, yang terpenting dalam swakelola adalah jika memerlukan penyedia, maka sebaiknya tetap dilaksanakan melalui e-purchasing, pengadaan langsung, penunjukkan langsung, tender cepat, tender maupun seleksi. Karena Pelaksanaan Swakelola akan tetap memerlukan penyedia untuk memenuhi kebutuhan alat, bahan dan material. Misal Bimbingan Teknis yang akan dilaksanakan oleh Dinas Kesehatan maka jika memerlukan makanan akan tetap melaksanakan dengan penyedia catering (inilah yang dimaksud gabungan swakelola dan penyedia, karena pelaksanaan swakelola akan tetap memerlukan penyedia).

Pelaksanaan swakelola terbagi menjadi empat tipe seperti gambar di bawah ini:

Tahapan Pengadaan barang/jasa secara Swakelola dimulai dari perencanaan, persiapan, pelaksanaan, pengawasan & pelaporan, dan pertanggungjawaban.

Dalam melaksanakan kegiatan swakelola perlu dibentuk Tim Penyelenggara Swakelola yaitu Tim yang menyelenggarakan kegiatan secara Swakelola.

Tim Penyelenggara Swakelola terdiri dari Tim Persiapan, Tim Pelaksana, dan Tim Pengawas. Siapa yang menetapkan Tim penyelenggara swakelola bisa dilihat di tabel berikut.

Misal untuk Swakelola Tipe I maka cukup ditetapkan oleh PA/KPA dengan pembuatan SK. PA/KPA menetapkan Penyelenggara Swakelola yang terdiri dari Tim Persiapan, Tim Pelaksana, dan Tim Pengawas Swakelola atas usulan dari PPK. Tim Persiapan terdiri dari pegawai Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah penanggung jawab anggaran. Tim Persiapan dapat merangkap sebagai Tim Pelaksana.

Tugas yang dilakukan oleh tim penyelenggara swakelola yaitu: Tim Persiapan memiliki tugas menyusun sasaran, rencana kegiatan, jadwal pelaksanaan, dan rencana biaya; Tim Pelaksana memiliki tugas melaksanakan, mencatat, mengevaluasi, dan melaporkan secara berkala kemajuan pelaksanaan kegiatan dan penyerapan anggaran; dan Tim Pengawas memiliki tugas mengawasi persiapan dan pelaksanaan fisik maupun administrasi swakelola.

Persyaratan Penyelenggara Swakelola

Persyaratan penyelenggara Swakelola Tipe I yaitu memiliki sumber daya yang cukup dan kemampuan teknis untuk melaksanakan Swakelola.

Sedangkan persyaratan penyelenggara Swakelola Tipe II yaitu memiliki sumber daya yang cukup dan kemampuan teknis untuk menyediakan barang/jasa yang diswakelolakan.

Swakelola Tipe II dapat dilaksanakan oleh:

1. Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah yang mempunyai tugas dan fungsi yang sesuai dengan pekerjaan Swakelola yang akan dilaksanakan;
2. Badan Layanan Umum (BLU); atau
3. Perguruan Tinggi Negeri.

Lalu, bagaimanakah jika pelaksanaan akan dilakukan oleh Perguruan Tinggi Swasta? Nah, jika diselami lebih dalam maka hal ini lebih tepat dilaksanakan melalui Swakelola Tipe III karena Perguruan Tinggi Swasta (PTS) merupakan Ormas yang berbadan hukum yayasan.

Persyaratan Penyelenggara Swakelola Tipe III yaitu:

1. Ormas yang berbadan hukum yayasan atau Ormas berbadan hukum perkumpulan yang telah mendapatkan pengesahan badan hukum dari Kementerian yang membidangi urusan hukum dan hak asasi manusia sesuai dengan peraturan perundang-undangan;
2. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dan telah memenuhi kewajiban perpajakan tahun terakhir dipenuhi dengan penyerahan SPT Tahunan;
3. memiliki struktur organisasi/pengurus
4. memiliki Anggaran Dasar (AD) dan Anggaran Rumah Tangga (ART);
5. Mempunyai bidang kegiatan yang berhubungan dengan Barang/Jasa yang diadakan, sesuai dengan AD/ART dan/atau Pengesahan Ormas;
6. Mempunyai kemampuan manajerial dan pengalaman teknis menyediakan atau mengerjakan barang/jasa sejenis yang diswakelolakan dalam kurun waktu selama 3 (tiga) tahun terakhir baik di dalam negeri dan/atau luar negeri sebagai pelaksana secara sendiri dan/atau bekerjasama;
7. Memiliki neraca keuangan yang telah diaudit selama 3 (tiga) tahun terakhir sesuai peraturan perundang-undangan;
8. Mempunyai atau menguasai kantor dengan alamat yang benar, tetap dan jelas berupa milik sendiri atau sewa; dan
9. Dalam hal Ormas akan melakukan kemitraan, harus mempunyai perjanjian kerja sama kemitraan yang memuat tanggung jawab masing-masing yang mewakili kemitraan tersebut.

Kemudian apakah LSM serta merta bisa mendapatkan proyek pemerintah dengan adanya aturan ini? Mari kita lihat lagi pada poin no 5 dan no 6 diatas, jangan sampai LSM terkait lingkungan tetapi ingin mengerjakan Paket Pekerjaan Konstruksi.

Persyaratan Penyelenggara Swakelola Tipe III ada 9 poin dan dihubungkan dengan kata “dan” yang berarti semua syarat tersebut harus dipenuhi. Hal ini berbeda dengan persyaratan Penyelenggara Swakelola Tipe IV yang memiliki 5 poin dan dihubungkan dengan kata “dan/atau” yang dapat diartikan boleh salah satu persyaratan terpenuhi atau keseluruhan sekaligus.

Persyaratan Penyelenggara Swakelola Tipe IV yaitu:

1. Surat Pengukuhan yang dikeluarkan oleh Pejabat yang berwenang;
2. memiliki struktur organisasi/pengurus;
3. memiliki Anggaran Dasar (AD) dan Anggaran Rumah Tangga (ART);
4. memiliki sekretariat dengan alamat yang benar dan jelas di lokasi tempat pelaksanaan kegiatan; dan/atau
5. memiliki kemampuan teknis untuk menyediakan atau mengerjakan barang/jasa sejenis yang diswakelolakan.

Contoh Pelaksanaan Swakelola

Pelaksanaan Swakelola Tipe I

Jika terdapat Pengadaan Barang/Jasa melalui Penyedia dalam Swakelola Tipe I, maka dilaksanakan sesuai ketentuan dalam Peraturan Presiden tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Misalnya dalam pembelian bahan untuk pengaspalan jalan.

Contoh Pelaksanaan Swakelola Tipe I yang sudah dilaksanakan Oleh Dinas Pekerjaan Umum, Penataan ruang dan Pertanahan (PUPRP) Kabupaten Tanah Laut adalah BOC yaitu Bina marga On Call yang melaksanakan pengaspalan mandiri untuk menambal jalan atau jembatan yang rusak ringan atau berlubang.

Contoh pelaksanaan lainnya Swakelola tipe 1 yaitu RSUD Hadji Boejasin untuk kegiatan makan minum pasien yang dilaksanakan dengan Swakelola Tipe I. Sehingga Perencanaan, Pelaksanaan dan Pengawasan dilakukan oleh Tim Penyelenggara Swakelola di RSUD. Di dalam RSUD ada ahli gizi sehingga dianggap mampu mengelola makan minum pasien, namun untuk memenuhi bahan makanan kering maupun basah tetap memerlukan penyedia seperti pengadaan bahan makanan basah contoh: ikan, sayur, tahu dll; atau pengadaan bahan makanan kering contoh: susu, gula, garam dll.

Untuk Swakelola Tipe I, boleh menggunakan tenaga Ahli namun tidak boleh melebihi 50% dari jumlah tim pelaksana. Misalnya Dinas Kesehatan-Bidang Kesehatan Masyarakat melakukan pengadaan untuk pengangkutan/pengerukan sampah/limbah medis/limbah B3. Perencanaan, Pelaksanaan dan Pengawasan dilakukan oleh Tim Dinas Kesehatan Bidang Kesehatan Masyarakat. Tenaga Ahli direkrut dari eksternal dengan jumlah tidak melebihi 50% dari jumlah Tim Pelaksana. Jika Tim Pelaksana terdiri dari 10 orang, maka tenaga ahli yang ada paling banyak 5 orang, kalau lebih dari 5 orang maka sebaiknya dilakukan dengan penyedia berbadan usaha konsultan.

Pelaksanaan Swakelola Tipe II

Contoh Pelaksanaan Swakelola tipe II yaitu Dinas Perumahan Rakyat, Kawasan Permukiman dan Lingkungan Hidup Kab Tanah Laut bekerjasama dengan Universitas Lambung Mangkurat Fakultas Teknik untuk Penyusunan Inventarisasi Gas Rumah Kaca Kab Tanah Laut Tahun 2020. Jadi, Perencanaan dan Pengawasan dilakukan oleh Tim Dinas PRKPLH sedangkan Pelaksanaan dilakukan oleh tim dari Universitas tersebut.

Pelaksanaan Swakelola Tipe III

Contoh Pelaksanaan Swakelola Tipe III adalah Pembinaan atlet di Kabupaten Tanah Laut Oleh KONI cabang Kab Tanah Laut dalam persiapan menghadapi Porprov dan PON, maka akan dilaksanakan MoU antara Dinas pemuda dan olahraga kab tanah laut dengan KONI Kab. Tanah Laut. KONI sebagai ormas yang menjadi pelaksana kegiatan pembinaan atlet tersebut.

Pelaksanaan Swakelola Tipe IV

Nah Contoh Swakelola Tipe IV yang sudah dilaksanakan yaitu Program Serasi (Selamatkan Rawa Sejahterakan Petani) yang melibatkan kelompok petani dalam kegiatan Program Serasi yang diprakarsai oleh Dinas Tanaman Pangan dan Hortikultura dan Perkebunan Kab Tanah Laut.

Untuk lebih mendalami mengenai pengadaan barang/jasa melalui swakelola bisa mengikuti pelatihan melalui link berikut  webinar swakelola yang diadakan oleh LPKN sedangkan untuk pemesanan buku tentang Swakelola bisa menghubungi penulis atau klik disini.