MENGELOLA RISIKO PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

Dibuat oleh :

CIA APRILIANTI, M.P.H.

pelatihan okupasi ppk

lpkn

18 s/d 30   JANUARI 2021

1. Manajemen Risiko

Risiko berhubungan dengan ketidakpastian. Sesuatu yang tidak pasti (uncertain) dapat berakibat menguntungkan atau merugikan. Ketidakpastian yang menimbulkan kemungkinan menguntungkan dikenal dengan istilah “peluang” (opportunity), sedangkan ketidakpastian yang menimbulkan akibat yang merugikan dikenal dengan istilah “risiko” (risk). Faktor ketidakpastian inilah yang akhirnya menyebabkan timbulnya risiko pada suatu kegiatan

Secara umum manajemen risiko adalah suatu pendekatan terstruktur/ metodologi yang tersusun secara logis dan sistematis sebagai suatu rangkaian aktivitas manusia dalam mengelola ketidakpastian yang berkaitan dengan ancaman terhadap pencapaian tujuan/hasil. Rangkaian aktivitas dalam hal ini mulai dari identifikasi, analisis, evaluasi, penanganan, serta pengendalian dan komunikasi risiko secara efektif untuk dapat tercapainya tujuan/hasil yang diharapkan.

Beberapa definisi mengenai manajemen risiko adalah sebagai berikut:

• Manajemen risiko didefinisikan sebagai suatu pendekatan yang komprehensif untuk menangani semua kejadian yang menimbulkan kerugian (Clough and Sears, 1994, Construction Contracting, John Wiley and Sons).
• Manajemen risiko juga merupakan suatu aplikasi dari manajemen umum yang mencoba untuk mengidentifikasi, mengukur, dan menangani sebab dan akibat dari ketidakpastian pada sebuah organisasi (Sharpe William et al, 1995, Investment, Prentice Hall).
• Manajemen risiko adalah cara yang sistematis dalam memandang sebuah risiko dan menentukan dengan tepat penanganan risiko tersebut. Hal ini merupakan sarana untuk mengidentifikasi sumber risiko dan ketidakpastian, memperkirakan dampak  yang  ditimbulkan,  dan  mengembangkan  respon yang  harus dilakukan  untuk  menanggapi  risiko  (Thomas E. Uher, 1996, Introduction to Risk Management, Faculty of The Built Environment, UNSW Press).

Dari beberapa definisi tersebut di atas, secara umum dapat dikatakan bahwa manajemen risiko adalah seperangkat kebijakan, prosedur yang lengkap, yang dimiliki oleh suatu organisasi, untuk mengelola, memonitor dan mengendalikan tingkat kedaruratan/potensi (exposure) risiko terhadap tujuan organisasi atau pencapaian hasil dan sasaran yang diinginkan.

Berdasarkan ISO 31000: 2009, Risk Management–Principles and Guidelines, ada tiga hal yang menentukan keberhasilan dan efektifitas manajemen risiko, yaitu:

1. Prinsip-prinsip yang mendasari manajemen risiko;
2. Kerangka kerja manajemen risiko, yang menggambarkan tata kelola risiko suatu organisasi, sebagai panduan untuk memahami keseluruhan struktur dan cara kerja dari manajemen risiko suatu organisasi; dan
3. Proses manajemen   risiko,   yang   menjelaskan   metode   aktual   dalam menetapkan konteks, melakukan penilaian risiko, penanganan dan pengendalian risiko, serta proses pemantauan dan peninjauan.
4. Manfaat Mengelola Risiko Pengadaan Barang dan Jasa

Adapun manfaat yang akan diperoleh para pihak yang terkait dengan penerapan manajemen risiko dalam pengadaan barang/jasa, antara lain:

1. Memastikan kepatuhan terhadap prinsip-prinsip pengadaan barang/jasa selama proses pengadaan;
2. Mengurangi kemungkinan terjadinya kerugian/ekonomi biaya tinggi;
3. Meningkatkan kemungkinan pemenuhan kebutuhan yang tepat waktu;
4. Meningkatkan hasil pengadaan yang strategis;
5. Melindungi kredibilitas dan reputasi;
6. Memberikan perlindungan yang lebih baik bagi aset dan sumber daya manusia;
7. Mengurangi kemungkinan terjadinya tuntutan litigasi;
8. Meningkatkan kemampuan pengendalian ketidakpastian;
9. Mereduksi dampak risiko yang mungkin terjadi;
10. Meningkatkan kualitas dan efektivitas pengambilan keputusan;
11. Memudahkan estimasi biaya yang lebih tepat dan realistis; dan
12. Meningkatkan komunikasi diantara tim pengelola dan antar para pihak.

Dan Menurut The Australian/New Zealand Risk Management Standard 4360:2004 (AS/NZS 4360:2004), yang banyak menjadi referensi dalam hal penerapan manajemen  risiko pengadaan, dari sekian banyaknya manfaat dari integrasi manajemen risiko dengan pengadaan, ada tiga hal utama yang secara universal akan dicapai, yaitu:

• Keputusan-keputusan pengadaan yang lebih cerdas (smarter) dalam upaya mencapai manfaat aspek finansial maupun non-finansial;
• Meminimalkan timbulnya kejutan (surprises) dan terpenuhinya harapan para pemangku kepentingan secara lebih baik melalui identifikasi dan pemahaman risiko potensial; dan
• Pencapaian hasil yang lebih optimal, bagi pihak pengguna (buyer) maupun pihak penyedia (supplier), dalam hal pemenuhan kebutuhan proses bisnis atau operasional dan dalam konteks hubungan (relationship) antara keduanya.

1. Proses Manajemen Risiko Pengadaan

Proses manajemen risiko pada pengadaan pada dasarnya mengikuti prinsip- prinsip  dan  standar  manajemen  risiko  secara  umum  sebagaimana  telah dijelaskan di awal, yang mencakup elemen-elemen kritikal sebagai berikut:

• Menetapkan kerangka manajemen risiko;
  • Melakukan penilaian risiko, yang meliputi kegiatan identifikasi, analisa dan evaluasi terhadap risiko potensial; dan
• Menentukan alokasi  penanganan  risiko  yang  tepat, termasuk rencana mitigasi  yang sekiranya diperlukan dan pengembangan rencana antisipasinya; serta
• memastikan bahwa biaya yang diperlukan untuk penanganan risiko sepadan dengan besarnya nilai atau pentingnya barang/jasa tersebut bagi pengguna, baik terkait fungsi maupun konsekuensinya terhadap tujuan strategis dan operasional.

Sebagai panduan, langkah-langkah kunci yang umum dilakukan dalam proses manajemen risiko kegiatan pengadaan meliputi hal-hal sebagai berikut:

1. Komunikasi dalam keseluruhan proses
2. Menetapkan Kerangka Manajemen Risiko
3. Mengidentifikasi Risiko
4. Menganalisa dan Mengevaluasi Risiko
5. Menangani Risiko
6. Mengelola Risiko

Salah satu langkah yang penting dalam manajemen risiko pengadaan barang/jasa  adalah memastikan bahwa situasi termonitor dan dilakukan tindakan korektif jika diperlukan. Salah satu metode yang bisa dilakukan untuk hal tersebut adalah dengan membuat rencana manajemen risiko, berupa suatu rencana aksi yang mendeskripsikan bagaimana risiko yang telah teridentikasi akan dikelola. Suatu rencana manajemen   risiko dapat dibuat dalam format/bentuk apapun sepanjang menjelaskan apa yang akan dilakukan, siapa yang  melakukan, kapan dan dimana  akan  dilakukan, serta bagaimana  cara melakukannya.

Kapan dan sampai sejauh mana pengelolaan risiko harus dilakukan tentunya sangat tergantung dari jenis dan lokasi kemungkinan terjadinya risiko, sifat, nilai dan  kompleksitas  dari  barang/jasa  yang  menjadi  obyek  pengadaan,  tingkat risiko, dan dampak/kerugian akibat risiko yang akan dihadapi.

Jika proses penilaian risiko menghasilkan tingkat (level) risiko yang tinggi, maka diperlukan monitoring dan peninjauan (review) yang lebih ketat dan terinci. Jika tingkat (level) risiko termasuk rendah, cukup dilakukan monitoring dan peninjauan secara berkala.

1. Risiko pada Proses Pengadaan

Risiko dalam proses pengadaan barang/jasa merupakan suatu hal yang tidak terhindarkan, yang dapat disebabkan karena berbagai faktor dan dapat terjadi pada setiap tahapan pengadaan. Pada umumnya dan tanpa mengabaikan perlunya memperhitungkan klasifikasi risiko lainnya, risiko yang sering dijumpai pada proses pengadaan lebih merupakan risiko operasional dan risiko stratejik.

Secara umum, risiko pada pengadaan, terutama pengadaan barang/jasa publik, dapat dikelompokkan atas beberapa kategori sebagai berikut:

1. Risiko Teknis, yang berdasarkan sifatnya merupakan risiko spekulatif, tetapi bisa juga merupakan risiko khusus, dan termasuk dalam klasifikasi risiko operasional. Risiko teknis pada dasarnya berhubungan dengan perubahan atau ketidakpastian terkait aspek kelengkapan/kecukupan desain serta spesifikasi, efisiensi operasional, dan keandalan (termasuk keusangan teknik). Risiko teknis mengancam kualitas dan ketepatan waktu pelaksanaan yang akan dihasilkan, yang bisa berdampak pada biaya. Bila risiko teknis menjadi kenyataan maka implementasinya bisa sangat sulit atau bahkan tidak mungkin
2. Risiko Keuangan, yang berdasarkan sifatnya merupakan risiko spekulatif dan termasuk klasifikasi risiko finansial/ekonomi. Risiko keuangan mencakup seluruh risiko yang akan berdampak pada kinerja dan kemampuan keuangan para pihak yang terlibat, termasuk diantaranya kejadian risiko akibat fluktuasi nilai mata uang, krisis likuiditas, inflasi, perubahan tingkat suku bunga, krisis moneter dan perubahan harga pasar.
3. Risiko Administratif, yang berdasarkan sifatnya merupakan risiko spekulatif dan termasuk dalam klasifikasi risiko kepatuhan atau bisa juga termasuk risiko operasional, yang lebih disebabkan karena kelemahan sistem/kelalaian aspek administrasi, kelengkapan dokumen, dan lain sebagainya yang bisa berdampak pada keterlambatan pelaksanaan, kerugian, dan bahkan aspek legalitas seperti tuntutan hukum dan litigasi.
4. Risiko Pidana, yang berdasarkan sifatnya merupakan risiko spekulatif dan termasuk dalam klasifikasi risiko hukum, antara lain karena aspek keamanan, perusakan (vandalism), pencurian, penipuan/pemalsuan dan korupsi. Dalam pengadaan barang/jasa publik, risiko pidana korupsi perlu mendapat perhatian khusus karena akan berdampak pada penghentian atau kegagalan proses pengadaan, hukuman pidana bagi para pihak yang terlibat, mapun terhadap kinerja dan reputasi organisasi/unit kerja pemangku risiko. Risiko pidana korupsi dapat terjadi pada hampir setiap tahapan pengadaan, dari mulai tahap penilaian/penentuan kebutuhan, persiapan pengadaan, pemilihan peserta dan penentuan pemenang, sampai dengan tahapan pelaksanaan dan bahkan pelaporan keuangan.
5. Risiko Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) dan Lingkungan, terutama secara khusus diterapkan pada jenis pekerjaan konstruksi, yang berdasarkan sifatnya bisa merupakan risiko spekulatif ataupun risiko murni, dan umumnya termasuk klasifikasi risiko operasional.

Risiko K3 sebagaimana Peraturan Pemerintah Nomor 50 Tahun 2012 dan Peraturan Menteri Tenaga Kerja Nomor 26 Tahun 2014 adalah semua potensi bahaya  yang  dapat  mengakibatkan  kecelakaan  yang  merugikan  jiwa manusia, terganggunya proses produksi dan/atau pencemaran lingkungan kerja, yang meliputi bahaya benda bergerak, bahaya benda diam, bahaya benda  fisik,  bahaya  listrik,  bahaya  kimiawi,  bahaya  biologis,  bahaya ergonomis  dan  bahaya  psikologis.  Sedangkan  risiko  lingkungan  terkait dengan potensi pencemaran atau gangguan tehadap lingkungan akibat kegiatan yang dilakukan, termasuk pemenuhan ketentuan dan persyaratan sesuai kebijakan lingkungan yang ada.

Selain kelima kategori tersebut di atas, dalam manajemen risiko pengadaan dikenal juga beberapa kategori risiko lainnya, seperti:

1. RisikoProyek, yang berhubungan dengan setiap potensi ancaman terhadap keterlaksanaan suatu proyek, mencakup aspek definisi, strategi pengadaan, persyaratan kinerja, kualifikasi, kompetensi dan pengalaman, perencanaan dan pengendalian mutu, pengelolaan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya, komunikasi dan aspek sosial budaya. Risiko proyek secara umum mengidentifikasi biaya, jadwal, personil (organisasi dan staffing), masalah persyaratan dan ketentuan, sumber daya, dan hubungan antara para pihak.
2. Risiko Bisnis, yang lebih mendekati risiko operasional dan risiko stratejik, yang dapat berdampak pada produk/jasa yang dihasilkan, atau pada kelanjutan bisnis dan operasional organisasi atau para pihak yang terlibat.
3. Risiko Force Majeure, yang disebabkan oleh kejadian luar biasa diluar kendali para pihak yang terlibat, baik akibat faktor alam seperti gempa bumi, tsunami, bencana banjir, gunung meletus dan sebagainya, atau akibat faktor politik/keamanan seperti perang, pemberontakan, pemogokan, dan terorisme.

Risiko dalam pengadaan barang/jasa dapat terjadi pada setiap tahapan pengadaan. Area utama dimana potensi risiko pengadaan biasanya terjadi, adalah pada:

1. Perencanaan dan persiapan;
2. Produk (barang/jasa);
3. Pelaksanaan pengadaan atau pemilihan penyedia;
4. Penyedia barang/jasa;
5. Manajemen pengadaan;
6. Pemangku kepentingan; dan
7. Pelaksanaan kontrak.

Area utama dimana potensi risiko pengadaan barang/jasa pada umumnya terjadi dapat juga dikelompokkan berdasarkan tahapan proses pengadaan, dengan memberikan perhatian khusus terhadap kondisi obyek pengadaan dan para pemangku kepentingan di dalamnya, sebagai berikut:

1. Risiko pada Tahap Perencanaan dan Persiapan (termasuk di dalamnya risiko terkait kondisi barang/jasa atau produk yang menjadi obyek pengadaan);
2. Risiko pada Tahap Pelaksanaan/Proses Pengadaan atau Pemilihan Penyedia (termasuk di dalamnya risiko terkait dengan kondisi penyedia); dan
3. Risiko pada Tahap Pelaksanaan Kontrak, termasuk di dalamnya risiko terkait dengan kondisi pihak pengelola dan para pihak yang terlibat di dalamnya.

Pengelompokan risiko potensial yang umum pada pengadaan barang/jasa dapat juga dilakukan berdasarkan jenis pengadaan sesuai peraturan dan ketentuan yang  berlaku,  yang umumnya terdiri dari kelompok Barang, Pekerjaan Konstruksi, Jasa Konsultansi, dan Jasa Lainnya.

Namun demikian perlu diingat bahwa setiap pengadaan memiliki risiko yang berbeda baik secara internal, eksternal, politik, strategis, ataupun operasional. Sehingga, untuk dapat menentukan kebutuhan pengelolaan risiko yang tepat bagi suatu proses pengadaan, perlu dilakukan identifikasi risiko dan dampak yang diakibatkan secara lebih spesifik, sesuai dengan jenis, sifat, nilai dan kompleksitas dari barang/jasa yang merupakan obyek pengadaan tersebut.

Pihak yang terlibat dalam manajemen resiko

Berdasarkan tingkat kepentingan, peran/keikutsertaan dan pengaruhnya, pihak- pihak yang terlibat dalam manajemen risiko proses pengadaan barang/jasa secara garis besar dapat dibagi atas dua kelompok utama, yaitu pihak internal dan pihak eksternal.

• Pihak Internal

Pihak  internal  dalam manajemen  risiko  pengadaan  adalah  pihak-pihak yang berkepentingan langsung dengan pencapaian tujuan dan pemanfaatan hasil pengadaan, yang dalam hal ini adalah organisasi pengelola pengadaan sebagai pihak yang melaksanakan pengadaan (buyer).

Dalam konteks pengadaan barang/jasa publik, selain organisasi pengadaan dikenal juga pengguna barang/jasa sebagai pemanfaat utama hasil pengadaan. Organisasi pengadaan telah diatur dalam Perpres No. 16 Tahun 2018 sebagai berikut:

1. Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran (PA/KPA);
2. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK);
3. Pokja Pemilihan/Pejabat Pengadaan; dan
4. Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP)

Termasuk dalam pihak internal adalah tim atau tenaga profesional yang bertugas membantu unit-unit pihak internal melaksanakan fungsi dan tanggungjawabnya dalam pengelolaan pengadaan barang/jasa.

• Pihak Eksternal

Pihak eksternal dalam manajemen risiko pengadaan adalah pihak penyedia selaku  penerima risiko (supplier), dan/atau pihak-pihak lain yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan proses pengadaan barang/jasa serta upaya pencapaian tujuan dan hasil yang diharapkan, yang dalam hal ini meliputi, tetapi tidak terbatas pada, antara lain:

1. Pihak penyedia;
2. Sub Kontraktor dan penyedia jasa pendukung;
3. Asosiasi/Kelompok penyedia  lainnya  yang  terkait  dengan  ketersediaan produk atau jasa yang diperlukan bagi pelaksanaan pekerjaan dan harga pasar;
4. Institusi/Otoritas yang kebijakannya, terutama yang terkait dengan peraturan, ketentuan dan persyaratan, bisa berpengaruh terhadap proses dan kelancaran pelaksanaan pengadaan barang/jasa; dan
5. Masyarakat/Kelompok Masyarakat/Asosiasi yang bisa berpengaruh langsung ataupun tidak langsung terhadap proses pengadaan maupun pelaksanaan pekerjaan.

Referensi

Peraturan Pemerintah Nomor 50 Tahun 2012 dan Peraturan Menteri Tenaga Kerja Nomor 26 Tahun 2014

Buku Informasi Unit Komptensi (UK 29) Mengelola Risiko SKKNI LKPP RI Tahun 2016