MENYUSUN PERENCANAAN PENGADAAN BARANG/JASA
Oleh : MISGIONO,ST.,M.KES
- Latar Belakang
Perencanaan menurut G.R. Terry adalah memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa dating dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Begitu juga dalam pengadaan barang/jasa perencanaan merupakan hal yang sangat penting dalam proses pengadaan barang/jasa. Bila diterapkan dalam pengadaan barang/jasa, Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa yang selanjutnya disebut Perencanaan Pengadaan adalah proses perumusan kegiatan yang dimulai dari identifikasi kebutuhan, penetapan barang/jasa, cara Pengadaan Barang/Jasa, jadwal Pengadaan Barang/Jasa, anggaran Pengadaan Barang/Jasa. Dengan perencanaan yang baik yang diharapkan adalah:
- Dengan perencanaan tujuan menjadi jelas, obyektif dan rasional;
- Perencanaan menyebabkan semua aktivitas terarah, teratur, dan ekonomis;
- Perencanaan akan meningkatkan daya guna dah hasil guna semua potensi yang dimiliki;
- Perencanaan menyebabkan semua aktivitas teratur dan bermanfaat;
- Perencanaan dapat menggambarkan keseluruhan organisasi;
- Perencanaan dapat memperkecil risiko yang dihadapi;
- Perencanaan memberikan landasan untuk pengendalian;
- Perencanaan memberikan gambaran mengenai seluruh pekerjaan dengan jelas dan lengkap;
- Perencanaan dapat diketahui tingkat keberhasilan.
Uraian diatas merupakan sesuatu yang diharapkan dapat dicapai dalam perencanaan barang/jasa pemerintah.
- Penyusunan Perencanaan Pengadaan
Para pihak yang terlibat dalam pengadaan barang/jasa pemerintah yaitu:
- Pengguna Anggaran (PA)
- Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
Para pihak tersebut diatas memiliki tugas dan kewenangan adalah:
- Pengguna Anggaran (PA)
- Menetapkan Perencanaan Pengadaan;
- Menetapkan dan mengumumkan RUP; dan
- Melaksanakan Konsilidasi Pengadaan Barang/jasa.
- PA dapat mendelegasikan tugas dan kewenangannya kepada KPA;
KPA melaksanakan tugas dan kewenangan sesuai dengan pelimpahan dari PA.
- Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
PPK memiliki tugas menyusun perencanaan pengadaan sesuai kebutuhan sesuai kebutuhan Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah masing-masing, untuk tahun anggaran berikutnya sebelum berakhirnya tahun anggaran berjalan.
- Identifikasi Kebutuhan
Identifikasi kebutuhan adalah kegiatan mencari, mengumpulkan, meneliti, serta mencatat data dan informasi akan kebutuhan barang/jasa yang bertujuan untuk mendukung pencapaian indicator kinerja yang terdapat pada Renja-K/L atau Renja SKPD.
Merupakan tahapan awal dari perencanaan Pengadaan yang dilakukan pada tahun anggaran berjalan untuk kegiatan di tahun anggaran berikutnya.
Identifikasi kebutuhan harus memperhatikan:
- Prinsip efisien dan efektif PBJ;
- Aspek pengadaan berkelanjutan;
- Penilaian prioritas kebutuhan;
- Katalog elektronik
- Konsolidasi;
- Barang/jasa yang telah tersedia/dimiliki/dikuasai.
Jumlah kebutuhan barang/jasa mempertimbangkan:
- Besaran organisasi jumlah pegawai dalam satu organisasi;
- Beban tugas serta tanggung jawabnya; dan atau
- Barang/jasa yang telah tersedia/dimiliki/dikuasai.
Data yang digunakan dalam identifikasi kebutuhan berasal dari :
- Database Barang milik negara/Daerah (BMN/BMD);dan/atau
- Riwayat kebutuhan barang/jasa dari masing-masing unit/satker K/L/PD.
- Cara Pengadaan Barang/Jasa
Penentuan cara pengadaan dapat dibagi menjadi dua kelompok yaitu:
Swakelola dan melalui penyedia.
- Swakelola
Swakelola cara memperoleh barang/jasa yang dikerjakan sendiri oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah, Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah lain, Organisasi Kemasyarakatan, atau Kelompok Masyarakat.
Tipe Swakelola yaitu:
- Tipe I
Direncanakan, dilaksanakan dan diawasi oleh K/L/PD Penanggung Jawab Anggaran.
- Tipe II
Direncanakan dan diawasi oleh K/L/PD Penanggung Jawab Anggaran dan dilaksanakan oleh K/L/PD Pelaksana Swakelola.
- Tipe III
Direncanakan dan diawasi oleh K/L/PD Penanggung Jawab Anggaran dan dilaksanakan oleh Organisasi Kemasyarakatan.
- Tipe IV
Direncanakan dan diawasi oleh K/L/PD Penanggung Jawab Anggaran dan dilaksanakan oleh Kelompok Masyarakat Pelaksana.
- Penyedia
Penyedia adalah Pelaku usaha yang menyediakan barang/jasa berdasarkan kontrak.
Perencanaan pengadaan melalui penyedia meliputi kegiatan sebagai berikut:
- Penyusunan Spesifikasi teknis/KAK:
- Spesifikasi Mutu/Kualitas
- Spesifikasi Jumlah
- Spesifikasi Waktu
- Spesifikasi Pelayanan
- Penyusunan perkiraan biaya/Rencana Anggaran Biaya (RAB):
- Eksternal
- Publikasi dari media ataupun sumber informasi laiinnya.
- Sumber eksternal diperlukan untuk menverifikasi harga yang ada dalam anggaran internal organisasi terhadap harga pasar.
- Internal
Informasi mengenai pembelanjaan priode sebelumnya yang merupakan hasil dari Spend analysis.
- Pemaketan Pengadaan Barang/Jasa;
Proses Pemaketan dapat memanfaatkan:
- Sistem Kategori Barang/Jasa
- Calon Penyedia Barang/jasa
- Tahu kondisi pasar
- Survey Pasar
- Konsolidasi Pengadaan Barang/Jasa
Konsolidasi dilakukan dengan menggabungkan beberapa paket pengadaan yang sejenis menjadi satu paket pengadaan dengan mempertimbangkan efektifitas dan efisiensi proses serta satu kesatuan output/fungsi.
- Biaya Pendukung
Biaya pendukung terdiri dari:
- Biaya Pelatihan
- Biaya Instalasi
- Biaya Administrasi
- Biaya Lainnya.
- Jadwal Pengadaan Barang/Jasa
Penyusunan jadwal terdiri dari:
- Swakelola
- Persiapan
- Penetapan sasaran
- Penetapan penyelenggara swakelola
- Penetapan rencana kegiatan
- Penetapan spesifikasi teknis/KAK
- Penetapan RAB
- Finalisasi dan penandatanganan kontrak Swakelola (Kecuali Tipe I).
- Pelaksanaan
- Pelaksanaan Swakelola sesuai rencana/kontrak.
- Penyusunan Laporan
- Penyerahan hasil kepada PPK.
- Penyedia
- Persiapan
- Persiapan pengadaan oleh PPK
- Persiapan pemilihan oleh Pokja pemilihan.
- Pelaksanaan
- Pelaksanaan pemilihan penyedia.
- Pelaksanaan Kontrak
- Serah terima hasil pekerjaan.
- Anggaran Pengadaan Barang/Jasa
Penyusunan anggaran untuk kegiatan:
- Pengadaan Barang
- Biaya Barang
- Biaya pengepakan
- Biaya pengiriman
- Biaya pemasangan
- Biaya pengujian
- Biaya pelatihan,dan/atau
- Biaya pemeliharaan.
- Pengadaan Konstruksi
- Biaya perencanaan
- Biaya pengawasan
- Biaya konstruksi, dan/atau
- Biaya pendukung (biaya administrasi dan biaya lainnya)
- Pengadaan Konsultasi
Biaya langsung personel (Remuneration)
Biaya langsung non personel (Direct Reimbursable Cost)
Biaya Pendukung (biaya administrasi dan biaya lainnya)
- Jasa Lainnya.
- Biaya upah
- Biaya bahan
- Biaya peralatan
- Biaya tarif layanan; dan/atau administrasi dan biaya lainnya).
- RUP
- Perencanaan Pengadaan dituangkan ke dalam RUP oleh PPK
- Pengumuman RUP Kementerian/Lembaga dilakukan setelah penetapan alokasi anggaran.
- Pengumuman RUP Perangkat Daerah dilakukan setelah rencana Peraturan Daerah tentang APBD disetujui Bersama oleh Pemerintah Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah.
