RAPAT PERSIAPAN PENUNJUKAN PENYEDIA BARANG/JASA

PRE AWARD MEETING

(RAPAT PERSIAPAN PENUNJUKAN PENYEDIA BARANG/JASA)

Oleh : Slamet Pramono, SH

 

 

 

 

  1. Tujuan
  2. Dalam rangka memantapkan pemahaman, dan kesepakatan unsur/pihak di dalam organisasi proyek mengenai persyaratan dan waktu diterbitkannya Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ), ketentuan apabila penyedia yang ditunjuk mengundurkan diri, persiapan penunjukan dan waktun penandatangan Surat Perjanjian/ Kontrak, penyepakatan naskah kontrak dan hal lainnya yang dianggap perlu.
  3. Meyakinkan terhadap hal-hal yang perlu dikonfirmasi dari hasil klarifikasi penawaran oleh Pokja Pemilihan.
  1. Ruang Lingkup

Pertemuan antara Pengguna Barang/Jasa, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pokja Pemilihan UKPBJ dan Penyedia Barang/Jasa calon pemenang untuk membahas materi dokumen kontrak pekerjaan dalam rangka akan diterbitkannya Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) dan persiapan penandatanganan kontrak termasuk pembahasan mengenai waktu dan jaminan pelaksanaan.

  1. Definisi

Pre Award Meeting adalah pertemuan antara Pengguna Barang/Jasa dan atau pejabat Pembuat Komitmen (PPK), panitia pengadaan dengan penyedia barang/ jasa kontraktor calon pemenang, untuk membahas hal-hal penting dalam rangka penerbitan Surat Penunjukan Penyedia Barang/ Jasa (SPPBJ) serta persiapan penandatanganan kontrak.

  1. Dasar Peraturan
  2. Dasar Hukum pelaksanaan rapat pra kontruksi

Rapat Persiapan Penunjukan Penyedia Barang/Jasa dilaksanakan sebagai proses untuk menerbitkan SPPBJ, dikarenakan:

  • Masih dimungkinkan terjadinya penilakan penunjukan oleh Penyedia Jasa
  • Diperlukannya penjelasan proses penandatanganan kontrak
  • Tidak diaturnya batasan waktu penandatanganan kontrak
  1. Dasar Pertimbangan

Rapat Rapat Persiapan Penunjukan Penyedia Barang/Jasa dilaksanakan apabila PPK telah menerima dan sepakat atas hasil penetapan pemenang  calon penyedia oleh Pokja Pemilihan UKPBJ.

  1. Kewajiban Melaksakan Rapat Pra Penunjukan

Pelaksanaaan Pre Award Meeting dilaksanakan sebelum diterbitkannya SPPBJ.

  1. Penjelasan Umum
  2. Rapat Persiapan Penunjukan Penyedia Barang/ Jasa (Pre Award Meeting) dilaksanakan paling lambat sebelum diterbitkannya Surat Penunjukan Penyedia Barang / Jasa (SPPBJ) yang dihadiri oleh pengguna barang/ jasa dan atau pejabat pembuat komitmen (PPK), Pokja Pemilihan UKPBJ dan Kontraktor Calon Pemenang.
  3. Pre Award Meeting harus dituangkan dalam Berita Acara dan akan merupakan bagian dari kontrak. Hal-hal penting yang perlu disampaikan oleh penggua barang jasa dalam penyelenggaraan Pre-Award Meeting antara lain:
  • Penyedia Jasa calon pemenang lelang diminta untuk menyiapkan jaminan pelaksanaan (Perfomance Bond) yang nilai dan masa berlakunya sebagaimana dicantumkan dalam dokumen lelang dengan batas waktu penyerahan jaminan pelaksanaan aadalah selambat-lambatnya 14 (empat Belas) hari kerja sejak tangagal penerbitan surat penunjukan penyedia barang/ jasa (SPPBJ) yang diterbitkan paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah pengumuman penetapan pemenang Lelang. Apabila sampai dengan batas waktu tersebut ternyata penyedia jasa yang bersangkutan tidak mampu menyediakan jaminan pelaksanaan, PPK setelah mengirimkan surat teguran sebanyak dua kali dengan selang waktu masing-masing satu minggu, tetapi tidak ada tangapan dari pihak penyedia jasa, maka Ka PPK agar segera melaporkan kepada atasan langsung untuk mendapatakan petunjuk.
  • Mengingatkan penyedia jasa untuk mengasuransikan tenaga kerja (Jamsostek), perlatan, bahan serta pihak ketiga.
  • Penjelasan terhadap harga satuan penawaran yang unbalanced, maka harga satuan penawaran berlaku sebatas volume yang tertera didalam “bill of quantity”, apabila kenyataannya dilapangan terlampaui, harga satuan selebihnya akan disesuaikan/ dinegosiasi menjadi sebesar harga satuan yang terdapat didalam owner’s estimate.
  • Apabila dalam kontrak terdapat kausul mengenai :eskalasi harga” perlu diingatkan Kembali kepada kontraktor bahwa klausul ini hanya berlaku untuk pekerjaan untuk pekerjaan yang merupakan major pay item (pekerjaan utama) yang kelak bisa mendapatkan pembayaran eskalasi harga atau diatur sesuai kontrak.
  • Meneguhkan hal-hal yang masih perlu dikonfirmasi sebagai hasil klarifikasi dan evaluasi penawaran (sesuai dengan berita acara klarifikasi).
  1. Prosedur
No. Pelaku PenanggungJawab Kegiatan Rekaman
6.1 PPK Menentukan jadwal dan materi pembahasan Pre Award Meeting (PAM)
6.2 PPK Membuat undangan kepada penyedia jasa Syarat Undangan Rapat
6.3 PPK Memimpin pembahasan Pre Award Meeting dalam rangka memantapkan diterbitkannya SPPBJ seta persiapan penandatanganan kontrak. Berita Acara Rapat
6.4 Calon Penyedia Jasa/Kontraktor 1.    Menghadiri dan mengikuti pembahasan rapat persiapan kontrak

2.    Menandatangani Berita Acara Pre Award Meeting

6.5 PPK Menandatangani Berita Acara Pre Award Meeting dan melaporkannya kepada atasan langsung

  

DAFTAR SIMAK

RAPAT PERSIAPAN PENUNJUKAN PENYEDIA BARANG/ JASA

No. Uraian Pemenuhan Persyaratan
Ya Tidak Acuan
PERSIAPAN RAPAT PENUNJUKAN
1. BAHP telah diterima oleh PPK berikut Salinan Dokumen Pemilihan.
2. Menetapkan jadwal undangan (dalam koridor waktu sebelum penandatanganan kontrak)
MENGUNDANG RAPAT PERSIAPAN PENUNJUKAN
3. Telah dibuat undangan rapat persiapan penunjukan
4. Peserta Pemenang Tender
5. Telah disampaikan agenda rapat
MELAKSANAKAN RAPAT PERSIAPAN PENUNJUKAN
Ada kehadiran penyedia yang diundang
6. Rapat dipimpin oleh PPK.
a.    Penetapan selaku Penyedia
b.    Jadwal Penandatanganan Kontrak
c.    Jaminan Pelaksanaan harus diserahkan kepada PPK, dan
d.    Penyedia wajib memeriksa konsep kontrak
e.    Kewenangan penandatanganan kontrak dari Penyedia
f.     Hal lainnya (jika ada)
PENERBITAN SPPBJ
7. Paling lambat 6 (enam) hari kerja  jika tidak terdapat sanggahan, 2 (dua) hari kerja jika ada sanggahan / sanggahan banding dijawab
TINDAK LANJUT PPK
8. PPK menindaklanjuti jika pemenang yang ditunjuk mengundurkan diri:
a.    Jika pengunduran diri diterima dilakukan pencairan jaminan penawaran.
b.    Jika alasan pengunduran tidak dapat diterima dan masa penawarannya masih berlaku dilakukan pencairan jaminan penawaran dan dimasukan dalam daftar blcklist
c.    Jika alasan masa penawarannya tidak berlaku, maka tidak dikenakan sanksi.

Silahkan Bagikan Artikel Ini Jika Bermanfaat
Avatar photo
Humas Vendor Indonesia

Leave a Reply

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

6 + 1 =