SWAKELOLA TIPE 1 PADA INSTANSI TEKNIS

SWAKELOLA TIPE 1 PADA INSTANSI TEKNIS

oleh : ANDRYAS YULI UTORO, ST

1. PENDAHULUAN

            Barang daerah merupakan kekayaan atau aset daerah yang harus dikelola dengan baik agar dapat memberikan arti dan manfaat sebaik-baiknya bagi pemerintah dan sebagai kekayaan daerah yang besar, barang milik daerah juga harus dikelola secara efektif dan efisien agar tidak menimbulkan pemborosan serta harus dapat dipertanggungjawabkan dalam penggunaanya.

            Dalam proses pengadaan barang dan jasa terkadang ada hal – hal yang tidak dijelaskan secara eksplisit baik prosedur maupun hal hal yang terkait teknis bagi proses pengadaan barang jasa. Untuk itu kita perlu melihat atau merujuk aturan yang berlaku pada pengadaan barang jasa, yaitu Perpres nomor 16 tahun 2018 maupun aturan turunannya baik peraturan menteri maupun perturan lembaga LKPP. Dalam hal ini akan dibahas adalah proses pengadaan barang / jasa melalui swakelola tipe 1. Swakelola dilaksanakan manakala barang/jasa yang dibutuhkan tidak dapat disediakan atau tidak diminati oleh pelaku usaha. Swakelola dapat juga digunakan dalam rangka mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya/kemampuan teknis yang dimiliki pemerintah, barang/jasa yang bersifat rahasia dan mampu dilaksanakan oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah yang bersangkutan, serta dalam rangka peningkatan peran serta/pemberdayaan Ormas dan Kelompok Masyarakat. Pedoman Swakelola tentang Persiapan, Pelaksanaan, Pengawasan, Serah Terima Hasil Pekerjaan, Swakelola Tipe I dalam tulisan ini bersumber dari Lampiran Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2018

2. ISI

            Dalam studi kasus yang terjadi pada instansi teknis pada pekerjaan konstruksi, pekerjaan swakelola tipe 1 yang melibatkan instansi kita sendiri. swakelola tipe 1 adalah Swakelola yang direncanakan, dilaksanakan, dan diawasi oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah Penanggung Jawab Anggaran. Misalnya ada pekerjaan pemeliharaan rutin terhadap aset-aset yang dimiliki oleh instansi teknis tersebut. Untuk itu perlu adanya pemeliharaan rutin secara berkala agar aset–aset tersebut dapat berfungsi optimal dalam jangka waktu yang lama atau sesuai umur konstruksinya. Proses pemeliharaan tersebut tidak mencakup pekerjaan rehabilitasi atau memperbaiki aset yang sudah mengalami kerusakan yang berat, akan tetapi pemeliharaan rutin dalam skala kecil seperti pembersihan gulma, pengecetan, perbaikan peralatan, dll yang masih mampu dikerjakan oleh instansi kita sendiri sesuai dengan tupoksi yang kita miliki. Berikut ini adalah beberapa hal yang harus diketahui dan dilaksanakan oleh PPK sebagai pengelola swakelola tipe 1.

            PPK mengkoordinasikan persiapan Swakelola Tipe I setelah penetapan DIPA/DPA, PA/KPA menetapkan sasaran output (keluaran) Swakelola Tipe I sebagaimana yang telah ditetapkan pada dokumen kinerja/anggaran, PA/KPA menetapkan Penyelenggara Swakelola yang terdiri dari Tim Persiapan, Tim Pelaksana, dan Tim Pengawas Swakelola atas usulan dari PPK, Tim Persiapan terdiri dari pegawai Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah penanggung jawab anggaran. Tim Persiapan dapat merangkap sebagai Tim Pelaksana. Untuk kegiatan tertentu yang membutuhkan banyak tenaga dilapangan seperti kegiatan penggalian manual atau pekerjaan penyemenan/pekerjaan konstruksi secara manual, maka Tim Pelaksana dapat dibantu oleh tenaga pendukung lapangan. Tim Pengawas terdiri dari pegawai Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah penanggung jawab anggaran. Penyelenggara Swakelola dapat dibantu oleh tenaga ahli/teknis/narasumber. Tenaga ahli dalam pelaksanaan Swakelola Tipe I tidak boleh melebihi 50% (lima puluh persen) dari jumlah anggota Tim Pelaksana. Berikut ini tugas atau kegiatan yang dilakukan oleh tim – tim yang telah dibentuk dalam swakelola tipe 1 yaitu sebagai berikut :

1. Tim Persiapan menyusun rencana kegiatan, jadwal pelaksanaan, dan RAB. Kegiatan tersebut meliputi:

1. melakukan reviu atas spesifikasi teknis/KAK yaitu menyesuaikan spesifikasi teknis/KAK hasil Perencanaan Swakelola dengan anggaran yang tercantum dalam DIPA/DPA;
2. menyusun persiapan teknis dan penyiapan metode pelaksanaan kegiatan;
3. menyusun daftar/struktur rencana kegiatan (work breakdown structure) yang akan dilaksanakan;
4. merinci jadwal pelaksanaan kegiatan/sub kegiatan/output dengan ketentuan:
   1. menetapkan waktu dimulainya hingga berakhirnya pelaksanaan swakelola; dan/atau
   2. menetapkan jadwal pelaksanaan swakelola berdasarkan kebutuhan dalam KAK, termasuk jadwal pengadaan barang/jasa yang diperlukan.
5. menyusun detail rencana kebutuhan dan biaya:
   1. gaji tenaga ahli/teknis, upah tenaga kerja (mandor, kepala tukang, tukang), honor narasumber, dan honor Tim Penyelenggara Swakelola;
   2. biaya bahan/material termasuk peralatan/suku cadang (apabila diperlukan);
   3. biaya Jasa Lainnya (apabila diperlukan);
   4. biaya Jasa Konsultansi (apabila diperlukan); dan/atau
   5. biaya lainnya yang dibutuhkan, contoh: perjalanan, rapat, komunikasi, laporan
6. menyusun rencana total biaya secara rinci dalam rencana biaya bulanan dan/atau biaya mingguan yang tidak melampaui Pagu Anggaran yang telah ditetapkan dalam dokumen anggaran;
7. menyusun rencana penyerapan biaya mingguan dan biaya bulanan;
8. menghitung penyediaan kebutuhan tenaga ahli, peralatan dan bahan/material yang dilaksanakan dengan pengadaan melalui penyedia; dan/atau
9. menyusun dokumen persiapan untuk kebutuhan Pengadaan Barang/Jasa melalui Penyedia yang dilaksanakan dengan kontrak terpisah, yang meliputi: HPS, rancangan kontrak, dan spesifikasi teknis/KAK.

1. Tim Pelaksana melaksanakan swakelola sesuai dengan jadwal dan tahapan pelaksanaan kegiatan/sub kegiatan/output sesuai dengan hasil persiapan. Pelaksanaan swakelola memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. pelaksanaan dilakukan sesuai dengan rencana kegiatan yang telah ditetapkan oleh PPK;
2. pengajuan kebutuhan tenaga kerja (tenaga ahli, tenaga terampil atau tenaga pendukung), sarana prasarana/peralatan dan material/bahan kepada PPK sesuai dengan rencana kegiatan;
3. penggunaan tenaga kerja (tenaga ahli, tenaga terampil atau tenaga pendukung), sarana prasarana/peralatan dan material/bahan sesuai dengan jadwal pelaksanaan;
4. menyusun laporan penerimaan dan penggunaan tenaga kerja sarana prasarana/peralatan dan material/bahan;
5. menyusun laporan swakelola dan dokumentasi yang terdiri dari:
   1. Laporan pendahuluan yang memuat tentang rencana pelaksanaan, metodologi, pengorganisasian dan uraian tugas, serta jadwal pelaksanaan;
   2. Laporan antara (interim report) yang memuat tentang hasil survei/tinjauan pustaka/tinjauan lapangan/pengumpulan data/ inventarisasi masalah dan hasil pengolahan data;
   3. Laporan draf akhir (draft final report) yang memuat draf hasil kegiatan;
   4. Laporan akhir (final report) yang memuat hasil kegiatan;
   5. Laporan bulanan yang memuat tentang capaian realisasi fisik, realisasi keuangan, evaluasi kegiatan (hambatan dan rencana tindak lanjut) disertai dengan dokumentasi kegiatan Swakelola; dan/atau
   6. Pelaporan Swakelola yang berupa pekerjaan konstruksi, pemeliharaan, dan/atau perawatan, maka pelaporannya disesuaikan dengan pelaksanaan tahapan kegiatan.
6. PPK melakukan pembayaran pelaksanaan Swakelola dilakukan sesuai dengan ketentuan dalam peraturan perundang-undangan, yang meliputi:
   1. Pembayaran upah tenaga kerja (tenaga ahli, tenaga terampil atau tenaga pendukung) berdasarkan daftar hadir pekerja atau dengan cara upah borong;
   2. Pembayaran gaji/honorarium tenaga ahli/narasumber (apabila diperlukan);
   3. Pembayaran Jasa Lainnya atau Jasa Konsultansi; atau
   4. Pembayaran bahan/material dan peralatan/suku cadang.
7. Penyerahan Hasil Pekerjaan Swakelola
   1. Tim pelaksana Swakelola menyerahkan hasil pekerjaan dan laporan pelaksanaan pekerjaan kepada PPK melalui Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan;
   2. Penyerahan hasil pekerjaan dan laporan pelaksanaan pekerjaan kepada PPK setelah dilakukan pemeriksaan oleh Tim Pengawas; dan
   3. PPK menyerahkan hasil pekerjaan (termasuk barang/jasa yang berbentuk aset) kepada PA/KPA.
   4. PA/KPA meminta PjPHP/PPHP untuk melakukan pemeriksaan administratif terhadap barang/jasa yang akan diserahterimakan.

III. Tim Pengawas melaksanakan tugas pengawasan administrasi, teknis, dan keuangan sejak persiapan, pelaksanaan dan penyerahan hasil pekerjaan yang meliputi:

1. verifikasi administrasi dan dokumentasi serta pelaporan;
2. pengawasan teknis pelaksanaan dan hasil Swakelola untuk mengetahui realisasi fisik meliputi:
   1. pengawasan kemajuan pelaksanaan kegiatan;
   2. pengawasan penggunaan tenaga kerja (tenaga ahli, tenaga terampil atau tenaga pendukung) dan jasa konsultansi, sarana prasarana/peralatan dan material/bahan;
   3. pengawasan pengadaan Barang/Jasa (jika ada).
3. Pengawasan tertib administrasi keuangan.

Berdasarkan hasil pengawasan, Tim Pengawas melakukan evaluasi Swakelola. Apabila dalam hasil evaluasi ditemukan penyimpangan, Tim Pengawas melaporkan dan memberikan rekomendasi kepada PPK, tim persiapan atau tim pelaksana untuk segera mengambil tindakan korektif.

Proses pembayaran pada swakelola tipe 1, pada dasarnya mengikuti peraturan perundangan yang berlaku. Proses SPJ nya juga mengikuti prosedur pembayaran normal pada instansi tersebut, karena swakelola tipe 1 berbeda dengan swakelola tipe 3 dan 4 yang system pembayarannya berdasarkan kontrak yang sudah disepakati sehingga dibayarkan dengan hasil kerja yang sudah dikerjakan oleh tim pelaksana. Sedangkan swakelola tipe 1 SPJ untuk pembayarannya akan lebih detail dan satu persatu diusulkan seperti SPJ yang berlaku di instansi tersebut. Dalam hal pembayaran nya terbagi dalam beberapa unsur yaitu :

1. Honorarium tim atau pekerja pelaksana : honorarium panitia, honorarium tim pelaksana kegiatan, uang harian perjalanan dinas, dll
2. Honorarium tenaga ahli : honorarium narasumber/pembahas, moderator, pembawa acara, dll. (Tenaga ahli sebagaimana dimaksud pada ayat Pasal 7 ayat (4) PerLKPP  08/2020 hanya dapat digunakan dalam pelaksanaan Swakelola tipe I dan jumlah tenaga ahli tidak boleh melebihi 50% (lima puluh persen) dari jumlah anggota Tim Pelaksana).

2018. Pengadaan barang (bahan, material,dll), jasa, dan jasa lainnya dalam swakelola : Dalam hal dibutuhkan Pengadaan Barang/Jasa melalui Penyedia, dilaksanakan sesuai ketentuan dalam Peraturan Presiden nomor 16 tahun 2018.

3. PENUTUP

Dalam pekerjaan swakelola tipe 1 ini, semua proses pekerjaan dari perencanaan sampai penyerahan akhir pertanggung jawabannya dilaksanakan oleh PPK sendiri, dalam proses administrasi pun akan menjadi semakin kompleks karena kita semua yang menghendel pekerjaan tanpa bantuan konsultan perencana atau pengawas pada konstruksi misalnya ataupun kontraktor sebgai penyedia bagi pekerjaan konstruksi dan semua laporan juga harus dibuat dan dipertanggung jawabkan oleh kita sebgai instansi penyelenggara swakelola tipe 1. Perhatikan capaian dan tujuan dalam swakelola tersebut, dengan demikian untuk melakukan re-treatment terhadap motivasi kerja tidak perlu mengeluarkan biaya yang besar, performa terjaga, dan kekompakan tim bisa terus dilakukan secara rutin untuk mengatasi kejenuhan kerja.

Panitia yang bertugas pun secara tidak langsung di-injeksi dengan pekerjaan yang diluar rutinitasnya (mengemudi, memasak, dsb), dalam hal tertentu juga belajar kepemimpinan. Tentunya untuk melakukan hal ini perlu dibentuk dulu budaya kerja yang selaras, hal sesimpel ini sebenarnya bisa dilakukan sebagai kegiatan rutin untuk meningkatkan semangat sinergi dan menyerap budaya organisasi dengan baik, tidak perlu biaya mahal, bahkan hal ini bisa dilakukan sebagai proyek perubahan untuk pengembangan soft skill para ASN.