STUDI KASUS : OPTIMALISASI PENGADAAN BARANG DAN JASA YANG EFEKTIF DAN EFISIEN GUNA MENDUKUNG KESIAPSIAGAAN TEMPUR LANUD ISWAHJUDI DI MAGETAN JAWA TIMUR

Pendahuluan. Lanud Iswahjudi merupakan satuan kerja TNI Angkatan Udara di jajaran Koopsau 2 yang melaksanakan pembinaan sumberdaya untuk kesiapsiagaan tempur satuan. Kesiapsiagaan tempur diwujudkan dengan tersedianya pesawat tempur yang siap diterbangkan setiap hari 7 x 24 jam dengan jumlah yang ditentukan komando atas dengan dukungan consumable items dan pengawakan personel yang terlatih sebagai operator pesawat terbang di skadron udara serta skadron teknik.

Penyiapan pesawat di skadron udara dan skadron teknik memerlukan proses pemeliharaan dengan dukungan material consumable items. Material Consumable items diperoleh melalui pengadaan barang dengan mata anggaran tahunan Lanud Iswahjudi yang dilaksanakan staf pengadaan Lanud Iswahjudi. Namun beberapa kendala menyebabkan dukungan pemeliharaan tidak optimal antara lain kurangnya penyusunan rencana, terbatasnya kondisi sumber daya manusia, kurangnya pelaksanaan dan fungsi pengawasan. Beberapa ide solusi perlu dianalisa guna bahan masukan pimpinan dalam rangka penerapan pemecahan masalah.

Dasar. Beberapa referensi yang dijadikan dasar dalam penulisan naskah optimalisasi antara lain :

Identifikasi Masalah. Berdasarkan kondisi yang ada dapat diidentifikasi permasalahan yang ada sebagai berikut :

Kurangnya Penyusunan Rencana. Rutinitas kegiatan setiap tahun dengan pola yang sama cenderung mengurangi ketelitian operator dan pejabat dalam menyusun perencanaan.

Terbatasnya Sumber Daya Manusia. Keterbatasan jumlah personel dan kompetensi pejabat yang memiliki kualifikasi pengadaan.

Kurangnya Pelaksanaan Pengadaan. Pelaksanaan pengadaan tidak sesuai dengan penjadwalan karena tidak mengikuti perencaan.

Keterbatasan Fungsi Pengawasan. Pejabat pengadaan secara struktural berada langsung dibawah Komandan Lanud Iswahjudi, namun secara fungsi mendapat pengawasan dari dinas logistik.

Analisa Situasi. Situasi yang menimbulkan permasalahan dapat dianalisa berdasarkan historis dan gejala dilapangan.

Analisa Historis. Pelaksanaan DIPA satker daerah sudah berjalan beberapa tahun ini, cukup membantu efektivitas penyerapan anggaran dihadapkan operasional yang berjalan sangat dinamis.

Gejala di Lapangan. Proses yang berulang setiap triwulan menimbulkan kesan rutinitas yang berpotensi terjadinya pelanggaran dan kesalahan dalam administrasi pengadaan.

Upaya Penerapan Ide-Ide Solusi Pemecahan Masalah. Beberapa langkah nyata untuk penerapan ide solusi pemecahan masalah yang perlu dilakukan oleh PPK adalah sebagai berikut:

Menajamkan Penyusunan Rencana. Membuat perencanaan dengan menggunakan kriteria kinerja pengadaan barang yaitu :

1) S Spesifik. Rencana kebutuhan menggunakan standar nasional atau part number yang terdapat dalam technical order

2) M Measurement (terukur). Secara jumlah dan dimensi dapat diukur sesuai catalog yang tersedia.

3) A Achieveable (dapat dicapai). Jenis dan jumlah barang dapat diperoleh dengan proses pengadaan.

4) R Rasional (logis dicapai). Barang yang akan diadakan bisa diperoleh dengan mudah di sekitar satker.

5) T Timetable (terukur waktu). Jumlah dan jenis barang bisa datang pada waktu yang ditentukan di satker yang membutuhkan,

Meningkatkan Sumber Daya Manusia. Koordinasi dan rapat dengan jajaran pengadaan baik PPK, pelaksanan teknis dan penerima barang, guna menyamakan persepsi pengadaan agar lebih akuntable dan mensosialisasikan peraturan dan ketentuan pengadaan terupdate. Selain itu mengikutkan personel dalam sosialisasi kompetensi pengadaan secara kelas maupun daring. Beberapa kelas yang perlu menjadi perhatian untuk diperoleh pengetahuan dan keterampilan dalam proses pengadaan barang dan jasa antara lain :

Efektivitas dan Efisiensi Pelaksanaan Pengadaan. Memonitor pelaksanaan pengadaan khususnya oleh PPK dan pejabat serta panitia pada setiap tahap pengadaan. Diharapkan proses monitoring ini dapat menjamin ketersediaan barang yang tepat secara fungsi, jumlah yang memadai, berada di lokasi pemeliharaan yang sesuai pada waktunya saat dibutuhkan.

Meningkatkan Fungsi Pengawasan. Memanfaatkan momentum kebijakan penyelenggaraan Zona Integritas di satker menjadi pemicu untuk meningkatkan fungsi pengawasan sejak perencanaan, pelaksanaan dan monitoring serta evaluasi. Peningkatan pengawasan bidang pengadaan diperlukan untuk mengungkit akuntabilitas satker. Upaya pengawasan dilakukan melalui metode pelaporan sebagai berikut:

Pelaporan tertulis sesuai jangka pelaporan. Pelaporan setiap triwulan, semester dan tahunan dilaksanakan secara berjenjang.

Subsatker yang membutuhkan barang. Mengawasi proses pemeliharaan bisa berjalan lancar dengan ketersediaan material.

Operator gudang pangkalan dan titik bekal. Mengawasi sediaan di gudang pangkalan maupun dititik bekal dalam kondisi yang memadai.

Staf administrasi pengadaan. Staf pengadaan memiliki catatan record monitoring sesuai penjadwalan.

Mitra kerja. Memberikan penilaian mitra kerja dalam melakukan proses pengadaan dengan motivasi baik sesuai ketentuan dan hasil pengadaan sesuai kinerja yang diharapkan.

Kesimpulan dan Saran. Berdasarkan pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa optimalisasi pengadaan barang dan jasa yang efektif dan efisien akan mampu mendukung terwujudnya kesiapsiagaan tempur lanud Iswahjudi dapat terlaksana dengan baik. Adapun pemilihan penyedia agar lebih kompetitif disarankan untuk dilaksanakan pembinaan mitra kerja khususnya UMKM.