Strategi Pengadaan Pada Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Studi Kasus : Biro Komunikasi

Strategi Pengadaan Pada Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif

Studi Kasus : Biro Komunikasi

Oleh : Tri Akbar Handoko

 

Biro Komunikasi Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Republik Indonesia (Kemenparekraf RI) dirancang untuk memiliki Pengadaan Barang dan Jasa yang sama seperti Kementerian/Lembaga pada umumnya yang handal dalam mengembang visi dan misi Negara Republik Indonesia di Era Kabinet Indonesia Maju. Biro Komunikasi Kemenparekraf RI mengupayakan Proses Kegiatan informasi kementerian dari komunikator kepada komunikan dengan menggunakan media dan cara penyampaian informasi yang dipahami oleh kedua pihak, serta saling memiliki kesamaan arti lewat transmisi pesan secara simbolik.

Komunikasi adalah seluruh proses yang diperlukan untuk memahami pikiran-pikiran, ideide, dan gagasan-gagasan yang dimaksud oleh individu atau organisasi lain. Rancangan Pengadaan Barang dan Jasa Biro Komunikasi bertujuan untuk mampu mengarahkan sebuah organisasi agar lebih terarah dengan gagasan yang dirancang bersama. Dengan adanya Rencana Pengadaan Barang dan Jasa dalam organisasi membuat para Fungsionaris organisasi bisa berkerja sesuai dengan arahan yang diberikan oleh pimpinan organisasi tersebut. Pengadaan Barang dan Jasa ibarat peta yang akan menunjukkan perjalanan sebuah organisasi menuju mimpinya untuk berkembang dan menjadi lebih baik di masa depan.

Untuk mewujudkan operasional Kemenparekraf RI lebih efektif dan efisien, diperlukan suatu Rencana yang baik pada Biro Komunikasi yang menggambarkan secara otomatis alur komunikasi dan standar operasi komunikasi. Dengan Pengadaan Barang dan Jasa di lingkungan Biro Komunikasi Kemenparekraf RI, maka kecepatan dan keakuratan kebutuhan pengadaan di Kemenparekraf RI mampu menunjang visi dan misi Kabinet Indonesia Maju.

Pengadaan barang/jasa Pemerintah di atur dalam Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Dalam Pasal 1 Perpres Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa. Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah adalah kegiatan pengadaan barang/jasa oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah yang di biayai oleh Anggaran Pendapatan Belanja Negara/Anggaran Pendapatan Belanja Daerah (APBN/APBD) yang prosesnya sejak identifikasi kebutuhan, sampai dengan serah terima hasil pekerjaan.

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah mempunyai peran penting dalam pelaksanaan pembangunan nasional untuk peningkatan pelayanan publik dan pengembangan perekonomian nasional dan daerah. Pengadaan barang/jasa berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah meliputi pengadaan barang, pekerjaan konstruksi, jasa konsultansi dan jasa lainnya. Yang dilaksanakan dengan cara swakelola dan/atau penyedia. Pelaksanaan pengadaan barang/jasa melalui swakelola adalah cara memperoleh barang/jasa yang dikerjakan sendiri oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah, Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah lain, organisasi kemasyarakatan atau kelompok masyarakat. Pengadaan barang/jasa melalui penyedia adalah cara memperoleh barang/jasa yang disediakan oleh pelaku usaha berdasarkan kontrak.

Kegiatan pengadaan barang/jasa harus di pandang sebagai suatu kegiatan yang strategis yang harus dilaksanakan dengan menggunakan strategi yang tepat. Strategi pengadaan adalah suatu usaha terbaik yang dilakukan untuk mencapai tujuan pengadaan dalam mendapatkan barang/jasa yang tepat kualitas, tepat kuantitas, tepat waktu, tepat sumber, dan tepat harga berdasarkan aturan/prosedur, etika, kebijakan, dan prinsip pengadaan.

Tahapan Proses Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah :

  1. Perencanaan Pengadaan : Disusun PPK dan ditetapkan PA/KPA, Identifikasi Kebutuhan, Penetapan B/J, Cara, Jadwal dan Anggaran
  2. Persiapan Pengadaan : Dilakukan oleh PPK/setelah RKAKL disetujui oleh DPR
  3. Persiapan Pemilihan : Dilakukan oleh Pokja atau PP/Setelah menerima perintah pengadaan dari PPK kepada Kepala UKPBJ/PP
  4. Pelaksanaan Pemilihan : Dilakukan oleh PPK, Pokja atau PP
  5. Pelaksanaan Kontrak : Dilaksanakan oleh Pejabat Penandatangan Kontrak
  6. Serah Terima : Dilakukan dari Penyedia kepada Pejabat Penandatangan Kontrak sampai dengan serah terima pekerjaan kepada PA/KPA

Menyusun Identifikasi Kebutuhan berdasarkan Jenis Pengadaan :

  1. Barang
  2. Kemudahan memperoleh barang
  3. TKDN
  4. Jumlah Produsen/Pelaku Usaha
  5. Keterangan Asal Barang
  6. Kesesuaian Barang
  7. Status Kelayakan Barang
  8. Jadual Kebutuhan barang
  9. Pengguna Barang
  10. Persyaratan Lain
  11. Konsultansi
  12. Kesesuaian Kebutuhan JK
  13. Fungsi/manfaat yang diperoleh
  14. Target yang ditetapkan
  15. Pihak penerima manfaat
  16. Waktu Pelaksanaan Pekerjaan
  17. Ketersediaan Pelaku usaha yang sesuai
  18. JK untuk PK, untuk desain kompleksitas Pekerjaan dan Konsultan pengawas serta tenaga ahli
  19. Kontrak Konstruksi
  1. Terintegrasi
  2. Menentukan jenis pengadaannya yang dapat terintegrasi
  3. Fungsi/manfaat
  4. Waktu Penyelesaiannya
  5. Penggunaan material
  6. Komponen dalam negeri
  7. Konstruksi
  8. Kesesuaian Kebutuhan PK
  9. Kompleksitas PK
  10. Keterlibatan usaha kecil
  11. Waktu Penyelesaian PK
  12. Penggunaan Barang/Material
  13. Komponen dalam negeri
  14. Study Kelayakan PK
  15. Desain PK
  16. Tahun Tunggal/Tahun Jamak
  17. Pembebasan Lahan
  18. Jasa Lainnya
  19. Kesesuaian kebutuhan jasa lainnya
  20. Fungsi/Manfaatnya
  21. Target
  22. Waktu Pelaksanaan
  23. Jasa Lainnya Bersifat Rutin

Penentuan Cara Pengadaan :

Swakelola cara memperoleh barang/jasa yang dikerjakan sendiri oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah, Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah lain, Organisasi Kemasyarakatan, atau Kelompok Masyarakat.

Tipe Swakelola :

Tipe I

Direncanakan,dilaksanakan & diawasi oleh K/L/Perangkat Daerah Penanggung Jawab Anggaran

Tipe II

Direncanakan & diawasi oleh K/L Perangkat Daerah Penanggung Jawab Anggaran & dilaksanakan oleh K/L/PD Pelaksana Swakelola

Tipe III

Direncanakan & diawasi oleh K/L/Perangkat Daerah Penanggung Jawab Anggaran & dilaksanakan oleh Organisasi Kemasyarakatan

Tipe IV

Direncanakan K/L/PD Penanggung Jawab dan/atau berdasarkan usulan pokmas & dilaksanakan serta diawasi oleh Kelompok Masyarakat pelaksana

Perencanaan Pengadaan Melalui Swakelola

  1. Penetapan tipe Swakelola : Berdasarkan identifikasi kegiatan
  2. Penyusunan spesifikasi teknis/KAK : Spesifikasi barang/Jasa Lainnya/Konstruks dan KAK untuk Konsultansi
  3. Penyusunan perkiraan biaya/RAB : Biaya yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan

Penyusunan Paket dan Strategi Pengadaan

Proses Pemaketan dapat memanfaatkan:

  • Sistem Kategori B/J : Sistem kategorisasi barang/jasa yang telah tercantum dalam proses penetapan barang/jasa
  • Calon Penyedia B/J : pengetahuan mengenai calon-calon penyedia barang/jasa
  • Tahu Kondisi Pasar : pengetahuan mengenai penyedia yang dapat menyediakan kebutuhan barang/jasa
  • Jika Perlu Survey Pasar : Daftar penyedia; Jenis komoditas; Kapasitas dan kualitas; Lokasi pabrik/kantor/gudang dari penyedia; Pengalaman dan reputasi, termasuk kemampuan finansialnya; dan Jumlah penyedia yang dapat menyediakan kebutuhan.

Konsolidasi

Konsolidasi dilakukan dengan menggabungkan beberapa paket pengadaan yang sejenis menjadi satu paket pengadaan dengan mempertimbangkan efektifitas dan efisiensi proses serta satu kesatuan output/fungsi. Adapun dengan perhitungan sebagai berikut :

Kompetitif : Pengadaan menjadi lebih kompetitif dikarenakan nilai pengadaan yang besar merupakan daya tarik bagi para calon penyedia

Acquistion Cost : Pengurangan biaya meliputi biaya pengadaan (acquisition cost) dan biaya barang/jasa karena dengan kuantitas yang lebih besar, para penyedia dapat mengurangi biaya produksinya, seperti: biaya produksi langsung, biaya overhead, biaya pengiriman dan biaya administrasi.

Manajemen Kontrak : Manajemen kontrak yang lebih efisien dikarenakan penggabungan barang/jasa yang tepat akan mengurangi jumlah kontrak yang harus diawasi dan dikendalikan

Penetapan Perencanaan Pengadaan : PA/KPA menetapkan Perencanaan Pengadaan yang telah disusun oleh PPK-Penetapan Perencanaan Pengadaan PA/KPA dapat menggunakan Surat Penetapan atau menggunakan dokumen lain, seperti Nota Dinas, Surat Keluar, dan dokumen lainnya

Persiapan Pengadaan dan Proses Pemilihan dalam Pengadaan Barang dan Jasa

Dalam pengadaan tentunya diperlukan proses dalam implementasinya, untuk proses pengadaan secara umum tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:

Untuk tahap selanjutnya adalah proses pemilihan dalam pengadaan barang dan jasa, secara umum proses pemilihan barang dan jasa adalah sebagai berikut:

Analisis SWOT

Analisis SWOT adalah metode analisis perencanaan strategis yang digunakan untuk memonitor dan mengevaluasi lingkungan organisasi baik lingkungan eksternal dan internal untuk suatu tujuan  tertentu. SWOT merupakan akronim dari kata: kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman (threats) dalam suatu organisasi. Keempat faktor itulah yang membentuk akronim SWOT.

Analisis SWOT dapat diterapkan dengan cara menganalisis dan memilah berbagai hal yang memengaruhi keempat faktornya, kemudian dipetakan dalam gambar matriks SWOT:

  • kekuatan (strengths) yang mampu mengambil keuntungan dari peluang (opportunities) yang ada,
  • kelemahan (weaknesses) yang mencegah keuntungan dari peluang (opportunities) yang ada,
  • kekuatan (strengths) yang mampu menghadapi ancaman (threats) yang ada, dan
  • kelemahan (weaknesses) yang mampu membuat ancaman (threats) menjadi nyata atau menciptakan sebuah ancaman baru.
Membantu

Dalam mencapai tujuan

Menghambat

Dalam mencapai tujuan

Dari dalam(sifat Organisasi Produk) Strengths (Kekuatan) :

•       Perubahan/kenaikan anggaran yang signifikan sehingga dapat membuat perencanaan kegiatan yang dibutuhkan.

•       Adanya tim teknis di Biro Komunikasi yang sudah mendalami sesuai tugas dan fungsinya serta pemahaman yang baik terhadap peraturan (dikeluarkan dari Kemenkeu) oleh Tim Biro Perencanaan dan Keuangan.

•       Lokasi / tempat bekerja yang masih berada dalam satu atap yang dapat memudahkan berinteraksi secara langsung.

Weakness (Kelemahan) :

•       Terdampaknya sumber daya manusia (tim keuangan sesuai SK Setmen) Biro Komunikasi, adanya SDM terpapar COVID-19, serta terbatasnya rasio sumber daya manusia baik dari Biro Komunikasi.

•       Belum optimal pemetaan atas strategi pengadaan barang dan jasa  (blm optimalnya metode pemilihan pengadaan seperti tender, tender pra-DIPA, tender cepat, penunjukan langsung, dsb)

•       Penyampaian dokumen/pemberkasan administrasi keuangan dari tim Biro Komunikasi ke tim keuangan Biro Renkeu yang sering terlambat akibat dari kebijakan WFO dan WFH.

Dari Luar (sifat lingkungan sekitar) Opportunities (Peluang) :

•       Dukungan dari pimpinan terhadap kegiatan yang diselenggarakan oleh Biro Komunikasi.

•       Dukungan anggaran yang naik dalam penyelenggaraan kegiatan.

•       Potensi penyelenggaraan kegiatan yang masih banyak digali kembali (melalui daya inovasi dan kreatifitas) untuk dapat dilaksanakan sesuai dengan tugas dan fungsi dari Biro Komunikasi.

Threats (Ancaman) :

•       Pandemi COVID-19 (bencana non-alam) sejak maret 2020 s.d Sekarang yang melumpuhkan aktifitas berkegiatan secara sosial, politik dan ekonomi.

•       Kebijakan Pemerintah yang berubah-ubah terhadap pandemi covid-19 (contohnya kebijakan PSBB yang menentukan SDM untuk WFO dan WFH)

•       Terbatasnya waktu, khususnya TA2020 sehingga membutuhkan upaya yang lebih dalam penyerapan anggaran.

Permasalahan :

  1. Banyaknya rencana kegiatan tetapi belum terpola dengan baik dengan rencana pengadaan barang dan jasa, dengan demikian maka dapat dipastikan akan banyak outstanding kontrak pada aplikasi OMSPAN yang disebabkan karena banyaknya dokumen kontrak pengadaan berupa kelengkapan berkas belum lengkap sehingga berakibat terkendala dalam penyerapan anggaran.
  2. Kegiatan yang belum terbayarkan sebagian akan menggunakan metode pembayaran melalui proses TUP di akhir tahun, sedangkan teknis pembayaran TUP tunai tersebut belum optimal karena terbatasnya pemahaman terhadap kebijakan TUP serta akan berakibat perencanaan pengadaan yang menjadi tidak terukur.
  3. Adanya beberapa kegiatan yang mundur ataupun dibatalkan pelaksanaanya dikarenakan adanya perubahan agenda pimpinan (Menparekraf) serta kondisi bencana non alam (covid19) yang tengah terjadi saat ini.

Proyeksi Pengadaan Barang dan Jasa

Dalam optimalisasi pengadaan barang dan jasa tentunya harus mengikuti sesuai peraturan perundangan yang ada, dalam hal ini Peraturan Presiden No. 16 Tahun 2020 tentang pengadaan barang dan jasa pemerintah. Dengan adanya peraturan presiden tersebut dapat dijadikan acuan utama dalam sisi pengadaan barang dan jasa khususnya pemerintah Republik Indonesia dalam menyelenggarakan administrasi negara, sehingga prinsip-prinsip pengadaan yang selalu didengungkan oleh pemerintah dapat terselenggara dengan baik dan benar.

Adapun proyeksi pengadaan pada Biro Komunikasi TA 2021 adalah sebagai berikut :

PROYEKSI PENGADAAN BIRO KOMUNIKASI TA 2021
NO KEGIATAN SIFAT RENCANA PENGADAAN PAGU
1 2 3 4 5
5324 Peningkatan Layanan Komunikasi Publik     34,600,000,000
051 Bagian Humas     11,045,018,000
A Pengadaan Peralatan dan Peningkatan Sarana Dukung Reguler E-Proc atau tender cepat 958,168,000
B Administrasi Kegiatan Biro Komunikasi Reguler Tender & Pengadaan Langsung/swakelola 637,140,000
C Penyusunan Program Biro Komunikasi Reguler Tender 800,000,000
D Partisipasi Event Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Di Dalam dan Luar Negeri Insidental Pengadaan Langsung/swakelola 700,000,000
E Peningkatan PR-Ing Kinerja Kemenparekraf Reguler Tender 877,602,000
F Jumpa Pers Akhir Tahun Reguler Tender 354,310,000
G Penyelenggaraan Publikasi dan Pemberitaan Reguler Tender 856,826,000
H Peningkatan Pemahaman Bidang Parekraf Bagi Jurnalis dan Pers Reguler Tender 945,219,000
I Apresiasi Media Cetak dan Elektronik 2020 Reguler Tender 685,906,000
J Press Tour Tematik Pengadaan Langsung/swakelola 426,233,000
K Diseminasi Hasil Kebijakan Analisis Reguler Tender 594,161,000
L Monitoring dan Analisis Berita Reguler Tender 536,363,000
M Pengembangan Opini Publik Terhadap Citra Parekraf Tematik Tender 569,476,000
N Sosialisasi Informasi Dan Kebijakan Pariwisata Dan Ekonomi Kreatif Melalui Komunitas Reguler Tender 502,857,000
O Event Menjaring Komunitas Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Tematik Tender 599,402,000
P Community Trip Tematik Tender 501,240,000
Q Penyelenggaraan Publikasi Melalui Pameran Tematik Pengadaan Langsung/swakelola 500,115,000
052 Penyediaan Informasi Publik     7,849,932,000
A Kordinasi Antar Mitra Kerja Pemerintah Reguler Tender 801,900,000
B Forum Komunikasi dan Partisipasi Kehumasan 2021 Tematik Tender & Pengadaan Langsung/swakelola 864,600,000
C Peningkatan Hubungan Kerja Sama Dengan Mitra Kerja Reguler Tender & Pengadaan Langsung 768,432,000
D Pengelolaan Layanan Informasi dan Komunikasi Publik Reguler Tender 765,000,000
E Peningkatan SDM Informasi dan Pelayanan Publik Reguler Tender 750,000,000
F Diseminasi Informasi Publik Kemenparekraf/ Baparekraf Tematik Tender & Pengadaan Langsung/swakelola 500,000,000
G Pengelolaan Krisis Kepariwisataan Reguler Tender 749,384,000
H Inisiasi Pembentukan Manajemen Krisis Kepariwisataan Daerah Reguler Tender 805,634,000
I Evaluasi Pengelolaan Krisis Kepariwisataan Reguler Tender & Pengadaan Langsung/swakelola 614,351,000
J Peningkatan Kompetensi Manajemen Krisis Kepariwisataan Tematik Tender 400,545,000
K Pengelolaan Dokumentasi Krisis Kepariwisataan Reguler Pengadaan Langsung/swakelola 214,351,000
L Forum Komunikasi MKK Reguler Tender 615,735,000
053 Produksi Konten     7,755,050,000
A Penerbitan Media Cetak Internal Kemenparekraf Reguler Tender 776,950,000
B Penyediaan Informasi Kepariwisataan Melalui Pesona E-Magazine Reguler Tender 586,930,000
C Peningkatan Kompetensi SDM Produksi Narasi Reguler Tender & Pengadaan Langsung/swakelola 471,976,000
D Penyiapan Bahan Publikasi Narasi Reguler Tender 893,484,000
E Pendampingan dan Peliputan Kegiatan Program Kerja
Kementerian
Insidental Tender & Pengadaan Langsung/swakelola 835,060,000
F Produksi Konten Publikasi Foto dan Video Reguler Tender 900,000,000
G Pembuatan Video Profil Kementerian/Badan Pariwisata dan Ekonomi Kreatif dan Biro Komunikasi Reguler Pengadaan Langsung/swakelola 250,000,000
H Peningkatan Kompetensi Produksi Konten Foto Video dan Dokumentasi Reguler Tender & Pengadaan Langsung/swakelola 450,000,000
I Penyelenggaraan Sistem Pengelolaan Dokumentasi Kemenparekraf Reguler Tender 550,000,000
J Pembuatan Konten Grafis Kebijakan dan Program Kerja Kepariwisataan dan Ekonomi Kreatif Reguler Tender 656,397,000
K Pembuatan Materi Grafis Pelayanan Publik Dalam Menghadapi Covid-19 Tematik Pengadaan Langsung/swakelola 316,294,000
L Bimbingan Teknis Proses Pembuatan Digital Desain Bogor Reguler Tender & Pengadaan Langsung/swakelola 455,066,000
M Bimbingan Teknis Produksi Konten Diseminasi Kebijakan dan Program Kerja yang Efektif (BALI) Reguler Tender 612,893,000
054 Media Digital     7,950,000,000
A Penayangan dan Pemuatan Informasi Kebijakan dan Kinerja Kemenparerkaf di Website Reguler Tender 372,542,000
B Kajian Efektivitas Pemuatan dan Penayangan Informasi Kebijakan dan Kinerja Kemenparerkaf di Media Digital Reguler Tender 871,833,000
C Pemantauan Media Sosial Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Reguler Tender 829,065,000
D Penyajian Informasi Kinerja dan Kebijakan Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Melalui Website Reguler Tender 776,560,000
E Penyajian Konten Informasi Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Melalui Videotron dan Digital Poster Reguler Tender 893,268,000
F Sosialisasi Informasi Kebijakan dan Program Kepariwisataan Tematik Tender & Pengadaan Langsung/swakelola 429,178,000
G Penyelenggaraan Kompetisi Digital Tematik Tender & Pengadaan Langsung/swakelola 824,070,000
H Aktivasi Media Sosial dan Website Kemenparekraf melalui partisipasi event Reguler Tender 503,484,000
I Penyediaan Informasi Tentang Kebijakan dan Program Kemenparekraf Melalui Media Sosial Reguler Tender 540,665,000
J Penayangan dan Pemuatan Informasi Pariwisata dan
Ekonomi Kreatif di Media Sosial dan Digital
Reguler Tender 853,720,000
K Peliputan Pimpinan Untuk Publikasi Media Sosial Insidental Pengadaan Langsung/swakelola 329,862,000
L Peningkatan Kompetensi Pengelolaan Media Sosial Reguler Pengadaan Langsung/swakelola 246,924,000
M Peningkatan Pemahaman Media Sosial Terkait Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Reguler Tender & Pengadaan Langsung/swakelola 478,829,000

Saran/Solusi :

  1. Pelibatan penyedia yang optimal untuk dapat membantu mengoptimalkan kegiatan yang diselenggarakan dan dapat memudahkan monitoring kegiatan.
  2. Adanya variabel dan komponen untuk akselerasi menggunakan mekanisme pencairan yang ada (sebagai contoh : TUP / Tambahan Uang persediaan) yang akan dioptimalkan setiap bulan (November-Desember) disetiap tahun anggaran, serta harus dapat menyesuaikan dengan optimalisasi dengan cepat pada proses pengadaan barang dan jasa di akhir tahun.
  3. Pengoptimalan koordinasi, komunikasi dan kolaborasi proses pengadaan barang dan jasa secara keseluruhan serta dengan pihak Pengelola Keuangan (Penguji Tagihan, SPM, serta Bendahara Pengeluaran Sekretaris Kemenparekraf)

Daftar Pustaka

Perpres No 16 Tahun 2018,

Paparan Bimbingan Teknis Nasional – Online Pembekalan Teknis Bagi Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) 18 – 30 Januari 2021

Silahkan Bagikan Artikel Ini Jika Bermanfaat
Avatar photo
Humas Vendor Indonesia

Leave a Reply

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

40 + = 47