MAKALAH
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN
DALAM PENGENDALIAN KONTRAK
Di Susun Oleh :
Hj. WIDIYASIH, SKM
PESERTA BIMTEK TEKNIS NASIONAL ONLINE PEMBEKALAN TEKNIS
BAGI PEJABAT PENPEMBUAT KOMITMEN (PPK)
DAFTAR ISI
JUDUL …………………………………………………………………………………………………i
KATA PENGANTAR ………………………………………………………………………………ii
DAFTAR ISI ………………………………………………………………………………………….iii
BAB I PENDAHULUAN
- Latar Belakang Masalah …………………………………………………………………1
- Rumusan Masalah …………………………………………………………………………4
- Tujuan Pembahasan ………………………………………………………………………4
BAB II PEMBAHASAN
- Pengertian …………………………………………………………………………………..5
- Materi Bahasan ……………………………………………………………………………5
BAB III penutup
- Kesimpulan ………………………………………………………………………………….10
- Saran ………………………………………………………………………………………….10
DAFTAR PUSTAKA
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah Subhanahuwata’alla atas segala limpahan Ra dalam bentuk hmat, Inayah, taufik dan hidayahnya sehingga saya dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini dalam bentuk maupun isinya yang sangat sederhana, Semoga makalah ini dapat dipergunakan sebagai salah satu acuan, petunjuk maupun pedoman bagi pembaca dalam dunia pengadaan barang dan jasa.
Harapan saya makalah ini membantu menambah pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca, sehingga saya dapat memperbaiki bentuk maupun isi makalah ini dan kedepannya bisa lebih baik lagi.
Makalah ini masih banyak kekurangan karena pengalaman saya miliki yang masih sangat kurang, oleh karena itu saya harapkan kepada pembaca untuk memberikan masukan-masukan yang bersifat membangun untuk kesempurnaan makalah ini
Tenggarong, Pebruari 12022021
Penyusun
Hj. Widiyasih, SKM
BAB I
PENDAHULUAN
- Latar Belakang Masalah
Sistem pengadaan barang jasa pemerintah yang efektif dan efisien sangat penting dalam rangka mewujudkan penyelenggaraan pemerintah yang bersih dan baik. Sistem pengadaan barang dan jasa juga memiliki peran penting dalam pelaksanaan pembangunan nasional untuk peningkatan pelayanan publik dan pengembangan perekonomian khususnya didaerah. Proses pengadaan barang jasa harus mengikuti aturan dan standar yang telah ditetapkan, proses pengadaan yang tidak mengikuti aturan akan berakibat pada masalah dan kendala dalam pelaksanaan kegiatan dan menyebabkan hasil kinerja yang buruk, menimbulkan banyak komplain dan kecurigaan terhadap integritas pengadaan serta dapat berujung kepada kerugian bagi pemerintah masyarakat maupun penyedia jasa itu sendiri.
Telah banyak diketahui berbagai sorotan yang diarahkan pada berbagai masalah dalam proses pengadaan barang dan jasa, diantaranya adanya penyimpangan dalam perencanaaan, pelaksananaan maupun pengawasan. Upaya pengendalian terhadap penyimpangan khususnya di bidang pengadaan barang jasa ini hanya efektif jika diikuti dengan pencegahan dan upaya deteksi dini terhadap kemungkinan terjadinya penyimpangan.
Salah satu komponen yang harus ada dalam proses pengadaan barang jasa yaitu kebutuhan sumber daya manusia (SDM). SDM yang profesional yang memiliki keahlian atau kompetensi dibidang pengadaan barang jasa yang telah diuji baik integritas dan kemampuannyan serta telah memiliki sertifikasi diharapkan mampu melaksanakan proses pengadaan barang dan jasa dengan efektif, benar, transparan dan akuntable.
SDM dalam proses pengadaan barang jasa diantaranya adalah Pejabat Pembuat Komitmenatau disingkat PPK. PPK adalah Pejabat yang diberikan wewenang oleh PA/ KPA untuk pengambilan keputusan dan / atau melakukan tindakan yang dapat mengakibatkan pengeluaran anggaran belanja negara / anggaran belanja Daerah ( pasal 1 angka 10 No. 16 tahun 2018) . PPK dapat dijabat oleh pejabat Struktural ataupun Fungsional dengan tugas / kewenangan dalam suah jabatan ASN.
Kegiatan pengadaan barang dan jasa yang berlandaskan pada Kontrak/ Perjanjian merupakan kegiatan yang membutuhkan banyak pemahaman dan atau kemampuan di mulai dari penyusunan perencanaan pengadaan sampai selesainya pekerjaan yang terdiri dari tahapan perencanaan pengadaan, pelaksanaan pengadaan/ pekerjaan dan pengendalian, penandatanganan kontrak/ perjanjian, melaporkan dan menyerahkan hasil pekerjaan. Sehingga PPK bertanggung jawab secara administrasi, teknis dan finansial terhadap pengadaan barang dan Jasa.
Pejabat Pembuat Komitmen mewakili SKPD nya dalam membuat perikatan atau perjanjian dengan pihak lain, dengan kata lain tanpa Pejabat Pembuat Komitmen /PPK berarti instansi tersebut tidak bisa melakukan perjanjian dengan pihak lain. Berhasil tidaknya proses suatu pengadaan barang jasa pada satu instansi tergantung pada Pejabat Pembuat Komitmen, dan hal ini berarti bahwa tugas pokok Pejabat Pembuat Komitmen berkaitan erat dengan penggunaan anggaran negara atau pengelolaan keuangan. Karena itu dalam pelaksanaannya seorang PPK dituntut keahliannya, ketelitian serta tanggung jawab yang berbeda dengan tugas pokok seorang pegawai administrasi lainnya. Kesalahan dalam pelaksanaan tugas PPK berakibat timbulnya kerugian negara yang berujung pada tuntutan ganti rugi dan tuntutan lainnya.
Tugas Pokok dan wewenang PPK berdasarkan perpres No 16 tahun 2018, pasal 11 yaitu PPK dalam Pengadaan barang dan Jasa sebagaimana dimaksud dalam pasal 8 huruf C memiliki tugas :
- Menyusun Perencanaan Pengadaan;
- Menetapkan Spesifikasi Teknis / Kerangka Acuan Kerja;
- Menetapkan Rancangan Kontrak;
- Menetapkna HPS;
- Menetapkan besaran uang muka yang akan dibayarkan kepada penyedia;
- Mengusulkan perubahan jadwal Kegiatan;
- Menetapkan Tim Pendukung;
- Menetapkan Tim atau tenaga ahli;
- Melaksanakan e- Purchasing untuk nilai paling sedikit diatas 200.000.000,- (dua ratus juta rupiah);
- Menetapkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/ Jasa;
- Mengendalikan Kontrak;
- Melaporkan Pelaksanaan dan Penyelesaian kegiatan kepada PA/ KPA;
- Menyerahkan hasil pekerjaan pelaksanaan kegiatan kepada PA/ KPA dengan berita acara penyerahan;
- Menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelaksanaan kegiatan dan
- Menilai Kinerja Penyedia.
Selain melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Tugas PPK juga mengusulkan kepada PA/ KPA :
- Perubahan paket Pekerjaan dan/atau
- Perubahan jadwal kegiatan pengadaan
- Menetapkan Tim Pendukung
- Menetapkan Tim atau tenaga ahli pemberi penjelasan teknis untuk membantu pelaksanaan tugas Unit Layanan Pengadaan.
Dari sekian tugas dan tanggung jawab PPK salah satu yang masih sering menjadi permasalahan adalah tugas PPK dalam mengendalikan Kontrak , maka berdasarkan hal tersebut penulis tertarik untuk membahas lebih dalam terkait hal tersebut yaitu tugas PPK dalam mengendalikan kontrak.
- Rumusan Masalah
PPK sebagai penyelenggaran Pengadaan Barang dan Jasa Bagaimana Tugas Pejabat Pembuat Komitmen /PPK dalam mengendalikan Kontrak Pengadaan Barang dan Jasa sehingga sehingga dapat memperkecil resiko kesalahan dalam proses pengadaan
- Tujuan Pembahasan
Penyusunan makalah ini bertujuan untuk menjelaskan dan memberikan gambaran tugas dan tanggung jawab Pejabat Pembuat Komitmen dalam melaksanakan pengendalian Kontrak.
BAB II
PEMBAHASAN
- PENGERTIAN
Pejabat Pembuat Komitmen atau PPK adalah Pejabat yang diberikan kewenangan oleh PA / KPA untuk pengambilan keputusan dan/ atau melakukan tindakan yang dapat mengakibatkan pengeluaran anggaran belanja negara / anggaran belanja daerah.
Pengendalian Kontrak adalah fungsi kontrol dalam mengendalikan kontrak bagaimana menjaga apa yang telah direncanakan atau apa yang telah dikonsep agar tujuannya bisa terwujud sesuai rencana.
- PEMBAHASAN
Pengendalian kontrak merupakan salah satu tugas dari Pejabat Pembuat Komitmen yang wajib dijalankan dengan tetap mengikuti standar operasional prosedur dan aturan–aturan yang berlaku. PPK diharapkan dapat melaksanakan pengendalian kontrak agar kegiatan pengadaan barang dan Jasa dapat berjalan dengan baik dan meminimalkan resiko yang terjadi selama proses pelaksanaan kontrak hingga selesainya kontrak.
Tujuan pengendalian kontrak oleh Pejabat pembuat Komitmen yaitu ;
- Agar mutu output kegiatan hasilnya sesuai output dan sesuai kontrak perencanaan sehingga tepat guna dan tepat sasaran
- Agar biaya atas pelaksanaan kontrak tersebut akuntable dapat dibiayai dan tidak melampaui atau tidak melebihi pagu anggaran
- Agar waktu pelaksanaan kontrak sesuai jadwal tidak mengalami keterlambatan dan aset agar dapat segera dimanfaatkan
- Agar administrasi atas pelaksanaan kontrak dapat dikelola secara efektif efisien yang nantinya sangat diperlukan dalam pemeriksaan
Aspek yang perlu dikendalikan dalam kontrak ada 4 aspek yaitu ;
- Pengendalian Mutu
- Pengendalian Biaya
- Pengendalian Waktu
- Pengendalian Administrasi Kontrak
- Pengendalian mutu
- Hal – hal yang sering terjadi dalam pengendalian mutu diantaranya yaitu :
- Gambar perencanaan tidak sesuai dengan pelaksanaan dilapangan
- Kontrak yang di sub kontrakan tanpa sepengetahuan PPK
- Tenaga ahli dan personil yang tidak pernah hadir
- Penggantian personil tanpa sepengetahuan PPK
- Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengendalian mutu yaitu :
- Membandingkan antara gambar perencanaan dengan gambar pelaksanaan atau realisasi fisiknya, atau asbuild drawingnya, sekiranya ada perbedaan segera dilakukan penyesuaian dan ada adendum kontrak kecuali kontrak yang Lumpsum.
- Membandingkan RKS harus sama dengan spesifikasi yang terpasang jika ada perbedaan segera lakukan penyesuaian dan lakukan adendum kontrak dan harus didukung oleh lebih dari 3 (tiga) distributor terkait perubahan spesifikasi ini.
- Pengendalian mutu terkait KAK terutama dengan kualifikasi personil minimal dan peralatan minimal antara kontrak dan spesifikasi terpasang harus sesuai.
- Pengendalian mutu terkait realisasi sewa peralatan dipastikan terealisasi sesuai kontrak.
- Pengendalian Biaya
- Hal-hal yang sering terjadi terkait biaya diantaranya yaitu :
- Pembayaran tidak sesuai progres
- Volume Pekerjaan yang melebihi volume dalam kontrak
- Terulangnya pekerjaan karena terkendala tahun anggaran
- Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengendalian biaya ;
- Mengendalikan biaya pembayaran harus sesuai progres fisiknya,
- Mengendalikan kemungkinan- kemungkinan terjadi duplikasi biaya yang bisa sering terjadi jika pekerjaan tidak selesai berlanjut di tahun berikutnya.
- Mengendalikan biaya terkait antisipasi tidak tersedianya anggaran namun pekerjaan sudah dikerjaan
- Mengndalikan biaya terkait pembayaran pajak seperti halnya penyedia kurang pungut pajaknya, kekeliruan dalam perhitungan pajak.
- Pengendalian biaya terkait pembayaran uang muka oleh penyedia, dimana kemungkinan terjadi pembayaran uang muka yang tidak digunakan sesuai kebutuhan rencana penggunaan uang muka.
- Pengendalian Waktu
- Hal-hal yang sering terjadi terkait pengendalian waktu diantaranya yaitu :
- Pekerjaan yang terlambat penyelesaiannya dikarenakan kemdala kondisi dilapangan
- Pekerjaan yang terlambat karena pengiriman barang yang terlambat
- Pekerjaan yang terlambat karen ketidaktersediaan barang di pasaran
- Pembiaran terhadap keterlambatan dalam pekerjaan
- Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengendalian waktu yaitu :
- PPK mngantisipasi Jangan sampai terjadi wan prestasi
- PPK melakukan pemantauan langsung agar pekerjaan tersebut selesai sesuai kontrak / tidak sampai terjadi keterlambatan. Mengidentifikasi secara cermat.
- Melakukan rapat mingguan untuk mmengidentifikasi kemungkinan keterlambatan.
- Pengendalian waktu terkait adendum perpanjangan waktu yang tidak sesuai.
- Antisipasi keterlambatan tidak hanya percaya kepada penyedia tetapi PPK juga melakukan pengecekan langsung ke lapangan ke pabrikan atau ke distributor jika barang memang diskontinyu maka haraus ada surat resmi dari distributor yang menyatakan hal tersebut, dan segera dilakukan penggantian barang setara spesifikasi .
- Pengendalian waktu selanjutnya jika kontrak terjadi keterlambatan PPK segera melakukan denda sesuai ketentuan kontrak.
- Pekerjaan yang terlambat atau tidak selesai harus digantikan dengan jaminan bank garansi
- Pengendalian administrasi
- Hal- hal yang sering terjadi terkait pengendalian Administrasi yaitu :
– Tidak terdokumentasinkannya kegiatan sesuai kronologisnya
– Tidak lengkapnya dokumen pendukung seperti dokumen rapat absen notulen dan dokumentasi kegiatan rapat.
– Tidak disiplin penyampaian laporan oleh pelaksana.
- Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengendalian Administrasi yaitu :
- Setiap progres pekerjaan harus ada dokumentasinya
- Laporan harian, mingguan dan bulanan harus dibuat dan disampaikan
- Dijadikan satu riwayat pekerjaan bentuk hard copy dan soft copy diserahkan kepada PPK bendahara dan KPA, sehingga jika terjadi kehilangan disalah satu masih tersimpan di yang lainnya.
- Pengendalian administrasi setiap pengambilan keputusan hendaknya dicari penguatan peraturannya yang terkait dan yang masih berlaku.
- Dokumntasikan setiap perubahankegiatan yang ada
- Buat Berita Acara kesepakatan disetiap kegiatan yang dilakukan
BAB III
PENUTUP
- KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan diatas diketahui tugas yang cukup berat bagi pejabat pembuat komitmen karena banyaknya tugas dan tanggung jawab yang harus di pahami dan dilaksanakan oleh seorang pejabat pembuat komitmen, seorang PPK harus dibekali ilmu yang cukup bahkan lebih sebelum di tunjuk sebagai Pejabat Pembuat Komitmen, dengan harapan jangan sampai PPK dikenakan masalah karena telah lalai dalam mengendalikan kontrak. Pejabat Pembuat Komitmen harus benar-benar memahami tugas dan tanggung jawabnya sebelum melaksanakan kegiatan pengadaan barang dan jasa.
Demikianlah yang dapat kami sampaikan mengenai materi yang menjadi bahasan dalam makalah ini, tentunya banyak kekurangan dan kelemahan karena terbatasnya pengetahuan, penulis berharap kepada pembaca yang baik hati dapat memberikan kritik saran yang membangun kepada kami demi sempurnanya makalah ini. Semiga makalah ini dapat bermanfaat bagi penulis dan para pembaca khususnya para tenaga pelaksana pengadaan barang dan jasa.
- SARAN
- Pejabat Pembuat Komitmen bekerja sekaligus sebagai pemeriksa dilapangan dan memastikan segala sesuatunya berjalan dengan benar, mendokumentasikan setiap kegiatannya serta membuat berita acara setiap adanya perubahan- perubahan dalam pelaksanaan pengadaan barang jasa.
- Pejabat Pembuat Komitmen yang ditunjuk seharusnya telah memiliki kompetensi yang baik dan telah memiliki sertifikasi dalam proses pengadaan barang dan Jasa.
- Perlu diberikan suport bagi Pejabat Pembuat Komitmen dalam hal peningakatan ilmu dan pemahaman dengan sering mengikutkan dalam sosilaisasi, pelatihan-pelatihan, training atau bimbingan teknis yang terkait pengadaan barang dan jasa.
- Seorang Pejabat Pembuat Komitmen harus memiliki komitmen dan Integritas yang tinggi dengan tujuan hasil pekerjaan yang maksimal sehingga ketenangan kenyamanan dalam bekerja dengan hasil karya yang tidak hanya bermanfaat di dunia namun juga menjadi ibadah yang dipertanggung jawabkan di akhiratnya.
DAFTAR PUSTAKA
Perpres No 16 tahun 2018 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Peraturan LKPP No 6 tahun 2020 tentang Perubahan atas Peraturan Lembaga kebijakan Pengadaan Barang / Jasa
Peraturan Lembaga No 1 Tahun 2021 Tentang Tata Kerja Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah.
Bimbingan Teknis Nasional Online Pembekalan Teknis Bagi Pejabat PenPembuat Komitmen (PPK)
