MENYUSUN PERENCANAAN PENGADAAN BARANG JASA

MENYUSUN PERENCANAAN PENGADAAN BARANG JASA

DIRANGKUM OLEH

NAMA : MARTALINA RISMAIDA

ALAMAT : KAB.TANGERANG

BIMBINGAN TEKNIS NASIONAL – ONLINE

PEMBEKALAN TEKNIS BAGI PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN (PPK)

18 SD 30 JANUARI 2020

                        Dalam pengadaan Barang dan Jasa haruslah benar-benar dilakukan dengan baik, karena pengadaan Barang dan Jasa ini haruslah akuntabel yaitu dapat dipertanggung jawabkan sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku, serta tidak bertentangan dengan  kedua hal tersebut, dimana pertanggung jawaban ini menyangkut sumber/inputnya, proses yang dilakukan dan juga hasil/output yang didapatkan. Pengadaan Barang dan Jasa ini berhubungan dengan pemerintah dan diikat oleh peraturan-peraturan yang berlaku saat itu dan harus mengikuti prosedur dan peraturan yang sering berganti-ganti.

                        Sebelum melakukan pengadaan Barang dan Jasa, kita harus terlebih dahulu merencanakan pengadaan dengan baik karena saat melakukan transaksi daalam Barang dan Jasa bisa terjadi banyak hal yang berpengaruh pada hasil yang akan didapat.

Tahapan-tahapan proses Pengadaan Barang dan Jasa pada pemerintah adalah sebagai berikut :

1. Perencanaan Pengadaan

Perencanaan pengadaan disusun oleh PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) dan ditetapkan oleh PA/KPA

2. Persiapan Pengadaan

Dilakukan oleh PPK setelah RKAKL disetujui oleh DPR

3. Persiapan Pemilihan

Dilakukan oleh Pokja atau PP setelah menerima perintah pengadaan dari PPK kepada kepala UKPBJ / PP

4. Pelaksanaan Pemilihan

Dilakukan oleh PPK, Pokja atau PP

5. Pelaksanaan Kontrak

Dilaksanakan oleh pejabat Penandatangan kontrak

6. Serah terima

Dilakukan dari penyedia kepada pejabat Penandatangan kontrak sampai dengan serah terima pekerjaan kepada PA/KPA.

Jadi posisi PPK selalu ada disetiap tahapan dam pengadaan barang dan Jasa dalam pemerintahan.

Salah satu langkah dasar perencanaan pengadaan dan identifikasi kebutuhan adalah dengan SPEND Analysis. Spend Analysis adalah Proses menganalisis data historis pembelian pada sebuah organisasi untuk memberikan gambaran mengenai visibilitas pembelanjaan , kepatuhan dan control.

Tujuan Spend Analysis adalah :

1. Mengelpmpokkan Barang / Jasa berdasarkan data historis yang ada menurut kategori :

# Jenis barang /Jasa

# Nilai pengadaan Barang/Jasa

# Risiko dari pengadaan Barang dan Jasa, serta dampak terhadap kelangsungan organisasi.

2. Melakukan identifikasi penyedia berdasarkan data historis belanja.
3. Mendapatkan hasil analisa perbedaan harga antara pengadaan barang /jasa di tahun sebelumnya dengan harga saat ini. Sehingga dapat melakukan negoisasi dan mendapatkan harga yang terbaik dari penyedia.

Perli diingat dan diperhatikan :

            Spend Analysis mempersyaratkan ketersediaan data belanja yang lengkap dari berbagai sumber yang akan mempermudah pelaku dalam mengidentifikasi kebutuhan pengadaan periode berikutnya secara menyeluruh.

Tahapan dari Spend Analysis adalah:

1. Identifikasi dan pengumpulan data :
2. Identifikasi/pemetaan system data belanja
3. Reviu Kualitas/kelengkapan data
4. Reviu keterkaitan data dengan tujuan analisis.
5. Reviu bagaimana data akan diolah ( diekstrak, disaring dan dikelompokkan )
6. Pengolahan Data
7. Ekstrak Data

• Identifikasi sumber-sumber yang relevan
• Proses pengambilan dan pengumpulan data dalam satu system database

1. Penyaringan data, mencari dan mengoreksi kesalahan pada data
2. Pengelompokan dan pengkategorian data belanja sesuai tujuan analisis
3. Analisis data belanja
4. Tentukan tujuan spesifik dari analisis
5. Tentukan data yang akan digunakan, termasuk kemungkinan penggunaan data eksternal
6. Lakukan pengolahan data berdasarkan tujuan spesifik dengan mencoba beberapa pendekatan yang berbeda.
7. Analisis hasil yang diperoleh
8. Keluaran (Output)
9. Menyimpulkan hasil akhir dari analisis data
10. Susun laporan sebagai dasar pengambilan keputusan strategis mengenai perencanaan pengadaan masa yang akan dating.

TERIMAKASIH