EVALUASI KINERJA PENYEDIA BARANG ATAU JASA

IDA PUJIASTUTI, S.Sos

BAB I

PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG

Kinerja penyedia dapat mempengaruhi kinerja organisasi/instansi pengguna,karena penyedia memgang peranan penting sebagai penjamin ketersediaan barang persediaan yang dibutuhkan pengguna.Oleh sebeb itu pengguna perlu memonitor penyedia secara kontinyu.

Evaluasi kinerja dapat terjadi pada beberapa tahap di proses pengadaan :

Pemilihan Penyedia

Pada saat pemilihan penyedia,kinerja penyedia barang/jasa dievaluasi sebagai bagian dari proses kualifikasi penyedia untuk mendapatkan daftar penyedia mampu /DPM ( qualified suppliers/contractors). Proses kualifikasi dapat dilakukan tersendiri sebelum pelelangan.Hasil dari prakualifikasi penyedia ini kemudian dibuat dalam suatu daftar penawar yang telah dianggap mampu.

Selain itu ada juga proses kualifikasi penyedia yang dokumennya dikirim bersamaan dengan dokumen lelang. Sehingga evaluasi kinerja penyedia, ditujukan untuk mendapatkan kepastian apakah penyedia dinyatakan mampu untuk mengikuti proses pengadaan selanjutnya.

Pelaksanaan kontrak

Pada saat pelaksanaan kontrak,evaluasi kinerja penyedia barang/jasa dilakukan sebagai bagian dari proses pengendalian dan pengawasan kontrak yang sedang dilaksanakan. Adapun tujuan evaluasi pada saat pelaksanaan kontrak adalah untuk meyakinkan bahwa pekerjaan yang dilakukan/barang yang akan dipasok dapat memenuhi kriteria yang tertulis dalam kontrak.Evaluasi kinerja penyedia dalam fase ini biasanya didasarkan pada kriteria : kualitas,keandalan,layanan dan daya tanggapan, dan biaya.

Penutupan kontrak

Pada saat penutupan kontrak,evaluasi kinerja penyedia barang/jasa dilakukan sebagai bagian dari pembelajaran atau pengalaman yang dapat dari pengadaan yang telah dilakukan untuk dijadikan bahan pertimbangan bagi kegiatan pengadaan dimasa yang akan datang.

BAB II

MELAKUKAN EVALUASI KINERJA PENYEDIA BARANG/JASA

Persaingan global,harapan pelanggan tinggi dan kondisi ekonomi yang sulit,menyebabkan sebuah instansi/perusahaan bergantung pada penyedia eksternal untuk berkontribusi pada sebagian besar peran,bahan,pemasangan untuk produk jadi dan/atau mengelola sejumlah proses dan fungsi yang dulunya dikontrol secara internal.Kecenderungan ini menunjukkan bahwa daya saing saat ini dan masa mendatang akan ditentukan oleh kemampuan instansi/perusahaan untuk mengembangkan strategi secara optimal dengan menyelaraskan dan mengelola perpanjangan jaringan dari hubungan penyedia.

Secara sederhana dikatakan bahwa kinerja instansi/perusahaan semakin didorong oleh kinerja penyedia eksternal.Manajemen yang efektif dari jaringan penyedia mengharuskan instansi/perusahaan untuk menerapkan strategi untuk mengukur dan meningkatkan kinerja peserta jaringan penyedia.

Evaluasi penilaian kinerja penyedia barang/jasa adalah proses mengukur,menganalisa dan mengelola kinerja penyedia yang bertujuan mengurangi biaya,mengurangi resiko,dan mengarahkan perbaikan berkelanjutan dalam nilai dan operasional.Pengukuran yang umum dan konsisten dapat membantu instansi/perusahaan memfokuskan sumber daya,mengidentifikasi hambatan kinerja,mengembangkan strategi untuk perbaikan rantai suplai,dan menetukan total biaya kepemilikan atau total cost of ownership dari hubungan penyedia,produk dan seluruh rantai suplai.

Evaluasi kinerja penyedia merupakan bagian pengelolaan penyedia (vendor management) yang dapat dimanfaatkan untuk memilih penyedia.Memilih penyedia adalah tahapan kritis dan keputusan utama dalam pengadaan .Pada tahapan ini pembeli mengevaluasi berbagai penyedia untuk menentukan penyedia mana yang mempunyai kemungkinan tertinggi memenuhi kebutuhan pembeli.Penyedia ini kemudian akan diundang untuk mengajukan penawaran untuk mendapatkan kontrak dengan pembeli.

Kriteria evaluasi kinerja penyedia seharusnya betul-betul dipertimbangkan sebelum melakukan komunikasi dengan penyedia pada suatu kontrak tertentu.Waktu terbaik mempertimbangkan kriteria evaluasi penyedia adalah selama penilaian resiko awal kontrak dan menyelesaikan kriteria tersebut ketika penilaian risiko selesai. Dengan demikian, kepastian kriteria evaluasi kinerja penyedia dilakukan dalam penilaian risiko dan dapat dijawab dengan menanyakan informasi dari penyedia pada proses kualifikasi.

Kriteria evaluasi kinerja penyedia ini merupakan alat atau instrument dalam penilaian dan analisis evaluasi kinerja penyedia.Hasil dari penilaian dan Analisa kinerja penyedia ini berupa rating penyedia.

Proses evaluasi kinerja penyedia yang logis akan memastikan bahwa semua penyedia diperlakukan dengan adil dan penyedia paling tepat yang dipilih.Hal ini menunjukkan bahwa pembeli telah memilih penyedia berdasarkan prinsip keberlanjutan dan manajemen resiko.

2.1 KERANGKA (FRAMEWORK) PENILAIAN PENYEDIA

2.1.1.Definisi Kinerja

Kinerja merupakan ukuran untuk menilai kemampuan keseluruhan baik individu maupun organisasi dalam melakukan suatu pekerjaan.Dalam pengadaan barang/jasa ,yang juga merupakan kegiatan utama di lingkungan instansi baik pemerintah dan sector swasta,memerlukan ukuran performa baik lingkungan sendiri maupun instansi yang bekerja dengan instansi/perusahaannya.Hal-hal yang berkaitan dengan kinerja itu sendiri adalah keluaran,hasil dan manfaat.

Kinerja adalah perbandingan realisasi dan target pada keluaran (output),hasil (outcome) dan manfaat/dampak(benefit/impact)
Keluaran (output) adalah barang/jasa yang dihasilkan oleh kegiatan yang dilaksanakan untuk mendukung pencapaian sasaran dan tujuan program dan kebijakan.
Hasil ( outcome) adalah segala sesuatu yang mencerminkan berfungsinya keluaran dari kegiatan-kegiatan dalam satu program.
Manfaat ( benefit) dan dampak ( impact) adalah segala sesuatu yang mencerminkan kemanfaatan secara langsung dan tidak langsung setelah hasil ( outcome) suatu program dapat dicapai.

2.1.2 PENGUKURAN KINERJA

Pengukuran kinerja dikenal sebagai elemen utama dari Total Quality Management. Sebagai sebuah proses,pengukuran kinerja tidak hanya berkaitan dengan pengumpulan data yang terkait dengan tujuan kinerja yang telah ditetapkan.Pengukuran kinerja ini adalah pemikiaran yang lebih baik sebagai system manajemen secara keseluruhan,yang melibatkan pencegahan dan pendeteksian,dan bertujuan untuk mencapai kesesuaian dari produk kerja atau layanan dengan kebutuhan pelanggan.Tujuan pokok pengukuran kinerja adalah untuk membantu dalam menetapkan standar dan target,sarana untuk kemajuan, motivasi, mengkomunikasikan strategi dan organisasi serta mempengaruhi perubahan perilaku.

Pengukuran kinerja memberitahukan :

Seberapa baik pekerjaan
Apakah tujuan tercapai
Apakah pelanggan puas
Apakah proses produksi terkontrol secara statistic
Dimana perbaikan diperlukan

Ukuran kinerja terdiri dari sejumlah dan satuan (unit) ukuran. Jumlah tersebut memberikan bersarnya (berapa banyak) dan unit memberikan makna (apa)pada sejumlah ukuran tersebut. Ukuran kinerja selalu dikaitkan dengan suatu tujuan atau sasaran(target).Pengukuran kinerja dapat menunjukkan variasi dalam proses atau penyimpangan dari spesifikasi desain.

Manfaat yang didapat dari pengukuran kinerja penyedia adalah :

Mengidentifikasi apakah penyedia dapat memenuhi persyaratan pengguna.
Untuk mengetahui dimana perbaikan dibutuhkan
Mengetahui apakah perbaikan telah berhasil
Untuk memahami proses yang telah dilakukan penyedia
Memeperbaiki pembuatan keputusan
Mengembangkan hubungan yang lebih baik dengan penyedia
Identifikasi sumber-sumber yang perlu diperbaiki
Memotivasi orang melakukan pekerjaan terbaik
Mengenal apak tim bekerja dengan kinerja tinggi atau rendah

Pengukuran kinerja diperlukan agar setiap proses dapat dikontrol. Jika sebuah kegiatan tidak dapat diukur,artinya tidak dapat dikontrol. Jika tidak dapat mengontrol,maka tidak dapat dikelola dengan baik.Tanpa pengukuran yang dapat diandalkan,keputusan cerdas tidak dapat dilakukan.Pengukuran kinerja dilakukan untuk :

Kontrol
Penilaian sendiri
Perbaikan berkelanjutan
Penilaian manajemen

2.1.3 INDIKATOR KINERJA

Indikator kinerja menentukan ukuran perubahan untuk hasil yang diidentifikasi dalam kerangka hasil ( result framework) kerja.Indikator bisa kuantitatif atau kualitatif.

Indikator kuatitatif adalah numerik ( misal tinggi atau berat badan seseorang)

Indikator kualitatif memerlukan evaluasi subyektif ( misal skor pada indeks kapasitas kelembagaan)

2.1.4 PENTINGNYA INDIKATOR KINERJA

Alasan mengapa indicator kinerja itu penting adalah :

Indikator kinerja memberikan bukti obyektif terjadinya perubahan
Indikator kinerja merupakan jantung pengembangan manajemen kinerja yang efektif,karena dapat mendefinisikan data yang akan dikumpulkan dan memungkinkan hasil actual yang dicapai dapat dibandingkan dengan hasil yang direncanakan dari waktu ke waktu.
Indikator kinerja adalah alat manajemen yang sangat diperlukan untuk membuat keputusan berdasarkan bukti tentang strategi dan program kegiatan.

Indikator kinerja dapat digunakan untuk :