STUDI KASUS PROSES PENGADAAN BARANG/JASA LINGKUP DINAS PERIKANAN KABUPATEN BUTON TENGAH TAHUN ANGGARAN 2020

MAKALAH

TUGAS DAN FUNGSI PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN

(STUDI KASUS PROSES PENGADAAN BARANG/JASA LINGKUP DINAS PERIKANAN

KABUPATEN BUTON TENGAH TAHUN ANGGARAN 2020)

DIBUAT OLEH :

RONI RUSLI, S.Pi

TIM TEKNIS PPK PADA DINAS PERIKANAN KAB. BUTON TENGAH

TAHUN 2021

Latar Belakang

Dinas Perikanan Kabupaten Buton Tengah memiliki tugas pokok sebagaimana diatur dalam Peraturan Bupati Buton Tengah No. 57 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja yaitu membantu Bupati Buton Tengah dalam melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan dan anggaran di bidang perikanan.

Sejalan dengan hal tersebut, sebagaimana merujuk pada Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah menyebutkan “Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dilakukan sesuai dengan kemampuan keuangan dan kebutuhan daerah berdasarkan prinsip efisiensi, efektifitas dan transparansi dengan mengutamakan produk dalam negeri sesuai dengan peraturan perundang-undangan”.

Sebagai salah satu penyelenggara dalam proses pengadaan barang/jasa di lingkup Dinas Perikanan, Kepala Dinas selaku Pengguna Anggaran sekaligus Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) memegang peranan penting dalam menjaga proses pengadaan agar senantiasa transparan dan akuntabel.

Berkaitan dengan itu terdapat beberapa hal yang perlu kita ketahui lebih jauh yaitu, proses pengadaan barang jasa pada Dinas Perikanan Tahun Anggaran 2020 serta upaya yang dilakukan dalam mengatasi kendala yang dialami dalam pengadaan barang dan jasa.

Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan makalah ini adalah untuk menggambarkan proses pengadaan barang jasa lingkup Dinas Perikanan Kabupaten Buton Tengah terkait dengan tugas dan wewenang Pejabat pembuat Komitmen (PPK).

Rumusan Masalah

Keterbatasan sumberdaya manusia pengadaan barang jasa dan anggaran Pemerintah Daerah Kabupaten Buton Tengah khususnya lingkup Dinas Perikanan, berimplikasi kepada ditiadakannya penugasan personil Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), sehingga Pengguna Anggaran (PA) secara langsung bertindak sebagai PPK. Berkenaan dengan hal tersebut perlunya memaparkan proses pengadaan barang dan jasa lingkup Dinas Perikanan Tahun 2020 terkait dengan tugas pokok dan kewenangan PPK sesuai dengan Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018.

Proses Pengadaan Barang Jasa Lingkup Dinas Perikanan Kabupaten Buton Tengah Tahun 2020.

Pengadaan barang jasa lingkup Dinas Perikanan Kabupaten Buton Tengah Tahun 2020, Pengguna Anggaran (PA) sekaligus sebagai PPK dalam melaksanakan tugas pokoknya berpegang kepada regulasi Pepres 16 2018 yang dijabarkan sebagai berikut:

Perencanaan Pengadaan Barang dan Jasa

Proses perencanaan Tahun 2020 pada Dinas Perikanan Kabupaten Buton Tengah dimulai sejak bulan maret tahun 2019, baik melalui Musrenbang tingkat kecamatan sampai kepada Musrenbang tingkat kabupaten, PPK bersama personil bidang serta sub bagian perencanaan mengidentifikasi kebutuhan untuk tahun anggaran 2020. Hasil dari identifikasi kegiatan prioritas tersebut juga bersumber dari renstra dinas perikanan dan difinalisasi pada Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA). Untuk memaksimalkan perencanaan barang jasa tahun 2020, Pengguna Anggaran sekaligus bertindak sebagai PPK menyusun dan menetapkan RUP pada aplikasi SIRUP dengan dukungan tim pendukung yang telah ditunjuk sebelumnya melalui surat keputusan.

Persiapan Pengadaan Barang dan Jasa

Pada tahap persiapan pelaksanaan pengadaan barang/jasa lingkup dinas perikanan, PPK mengundang tim UKPBJ dan pejabat pengadaan serta tim teknis untuk mengkaji ulang Rencana Umum Pengadaan (RUP) yang telah ditetapkan sebelumnya dengan terlebih dahulu menetapkan personil pejabat pengadaan dan tim teknis melalui SK penetapan. Kegiatan ini bertujuan mere-view terhadap beberapa hal yaitu :

Mengkaji ulang pemaketan pengadaan sesuai prinsip pengadaan seperti yang tertuang dalam Perpres 16 tahun 2018 antara lain unsur effisiensi, effektifitas, transparan, terbuka, bersaing, adil/tidak diskriminatif dan akuntabel serta mendorong persaingan sehat, meningkatkan peran usaha kecil dan penggunaan produksi dalam negeri.
Mengkaji ulang biaya yang tercantum didalam rencana umum pengadaan yang akan dilaksanakan, dengan mempertimbangan anggaran kas serta waktu pengadaan. Pengkajian ulang, juga mempertimbangan survei pasar terkini.
Mengkaji ulang paket-paket sejenis (konsolidasi) terkait penggabungan dan atau pemecahan demi effektifitas dan effisiensi, sejauh tidak untuk menghindari pelelangan dan tidak menghalangi pengusaha kecil untuk ikut serta dalam proses tender.
Mengkaji ulang tentang Kerangka Acuan Kerja, Spesifikasi teknis dan Gambar, waktu pelaksanaan dan hal-hal lain yang dapat merubah lingkup dan output pekerjaan.
Berdasarkan hasil rapat koordinasi tersebut dituangkan dalam Berita Acara:

Berdasar hasil rapat bersama antara PPK dan UKPBJ/Pejabat Pengadaan tersebut, selanjutnya PPK menetapkan Rencana Pelaksanaan Pengadaan yang meliputi: kebijakan umum, rencana penganggaran biaya dan Kerangka Acuan Kerja. Dan selanjutnya PPK menyerahkan Rencana Pelaksanaan Pengadaan kepada UKPBJ dan Pejabat Pengadaan sebagai bahan untuk menyusun Dokumen Pengadaan.

Menetapkan Spesifikasi Teknis dan KAK Barang/ Jasa

Penyusunan spesifikasi teknis merupakan tugas PPK dan tugas ini adalah sangat riskan dan krusial, karena spesifikasi merupakan dasar dalam proses pengadaan barang/jasa. Sehingga dibutuhkan ketelitian dan kehati-hatian dari seorang PPK.

PPK harus memahami spesifikasi teknis pengadaan barang, pekerjaan konstruksi, jasa konsultansi, dan jasa lainnya. Untuk mencapai tujuan pengadaan sesuai dengan peraturan perundang-undangan, PPK memaksimalkan tim teknis atau tim pendukung yang menyiapkan spesifikasi teknis. Juga memaksimalkan keahlian konsultan perencana dalam pelaksanaan pekerjaan konstruksi.

Menyusun Harga Perkiraan Sendiri (HPS)

PPK menyusun HPS yang dikalkulasikan secara keahlian dan berdasarkan data yang dapat dipertanggung jawabkan dan riwayat HPS harus didokumentasi oleh PPK secara baik melalui lembar kerja.

Hal-hal yang dijadikan dasar dalam menyusun HPS lingkup Dinas Perikanan T.A. 2020, PPK mempertimbangkan :

Peraturan Bupati Buton Tengah nomor 53 Tahun 2019 tentang Analisis harga satuan Lingkup Pemerintah Daerah Kabupaten Buton Tengah Tahun 2020.
Harga pasar setempat yaitu harga barang/jasa dilokasi barang/jasa diproduksi/diserahkan/dilaksanakan, menjelang dilaksanakannya pengadaan barang dan jasa.
Daftar biasa/tarif barang/jasa yang dikeluarkan oleh pabrikan/distributor tunggal.
Biaya kontrak sebelumnya dengan mempertimbangkan faktor perubahan biaya.
Hasil perbandingan kontrak sejenis, baik yang dilakukan dengan instansi lain maupun pihak lain.
Perkiraan perhitungan biaya yang dilakukan oleh konsultan perencana (engineer’s estimate).
Informasi lain yang dapat dipertanggung jawabkan.

Salah satu kasus yang terjadi di Tahun 2020 adalah kegagalan tender yang diakibatkan oleh kelalaian dalam menyusun HPS. Disadari bahwa dalam menyusun HPS membutuhkan keahlian tersendiri, selain harus memahami karakteristik spesifikasi barang/jasa yang akan diadakan, juga harus mengetahui sumber dari barang/jasa tersebut. Harga barang pabrikan tentu saja berbeda dengan harga distributor apalagi harga pasar.

Memilih Jenis Kontrak yang akan Digunakan

Membuat rancangan kontrak sesuai dengan Perpres 16 tahun 2018 seyogyanya memperhatikan ruang lingkup pekerjaan, tahapan, hal-hal yang harus diperhatikan sebelum memulai pekerjaan, bagaimana proses pemeriksaan dan serah terima, serta hal-hal lain yang dapat mempengaruhi nilai penawaran penyedia.

Jenis konrak lingkup dinas perikanan yang disusun oleh PPK di Tahun 2020 yaitu kontrak lumsum dan kontrak harga satuan sesuai dengan karateristik dan jenis pengadaan itu sendiri. Berbarengan dengan hal tersebut, juga dilaksanakan penyusunan syarat-syarat umum kontrak (SSUK) dan syarat-syarat khusus kontrak (SSKK).

Pelaksanaan Pengadaan barang dan jasa

Menerbitkan SPPBJ

Diawali dengan penyerahan Berita Acara Hasil Pemilihan oleh Pokmil dan Pejabat Pengadaan kepada PPK sebagai dasar untuk menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ).

Penerbitan SPPBJ oleh PPK lingkup Dinas Perikanan dilaksanakan paling lambat selama 5 (lima) hari kerja setelah pengumuman penetapan pemenang dengan memperhatikan serta mempertimbangkan isi kontak tentang :

Besarnya jaminan uang muka dan jaminan pelaksanaan yang harus dibuat oleh penyedia ;
Jaminan uang muka dan jaminan pelaksanaansudah harus diberikan penyedia kepada PPK paling lambat 14 hari sejak diterbitkannya Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa.
Jaminan pelaksanaan berlaku sejak tanggal kontrak sampai serah terima barang/jasa lainnya atau serah terima pertama Pekerjaan Konstruksi atau pekerjaan selesai untuk pengadaan barang/jasa lainnya.

Menandatangani Kontrak

Setelah SPPBJ diterbitkan, PPK melakukan finalisasi terhadap rancangan kontrak, dan menandatangani kontrak pelaksanaan pengadaan bersama penyedia, dengan memperhatikan :

Penandatangan kontrak dilakukan paling lambat 14 hari (empat belas) hari kerja setelah diterbitkan SPPBJ, dan setelah penyedia menyerahkan jaminan pelaksanaan :
Sebelum menandatangani kontrak PPK dan Penyedia Barang/Jasa berkewajiban untuk memeriksa konsep kontrak yang meliputi substansi, bahasa/redaksional, angka, huruf serta membubuhkan paraf pada lembar demi lembar dokumen kontrak.

Melaksanakan Kontrak

Kontrak adalah dokumen yang memiliki kekuatan hukum serta mengikat para pihak. Untuk memaksimalkan pelaksanaan kontrak, PPK melibatkan tenaga teknis dan PPTK dalam proses pengawasan serta pemantauan progress kegiatan, juga memaksimalkan konsultan pengawas dalam setiap tahapan pekerjaan. Disamping hal tersebut PPK turut serta melihat dan meninjau progress pelaksanaan kontrak hingga serah terima pekerjaan.

Namun demikian, terkadang karena kesibukan secara struktural, PPK menyerahkan pengawasan pelaksanaan pekerjaan pada konsultan pengawas dan dibantu oleh PPTK yang membidangi pengadaan tersebut.

Selama proses pelaksanaan ditahun 2020, secara umum pelaksanaan pengadaan barang dan jasa lingkup dinas perikanan berjalan sesuai dengan jadwal dan kesepakatan yang tercantum dalam kontrak. Bahkan beberapa pelaksanaan kontrak lebih awal menyelesaikan pekerjaan sebelum batas akhir pelaksanaan kontrak.

Pelaporan Pengadaan Barang dan Jasa

Melaporkan Pelaksanaan/Penyelesaian Pengadaan Barang/ Jasa

Pelaporan pelaksanaan kontrak yang dilaksanakan oleh PPK dengan membandingan kesesuaian antara kontrak yang ditandatanganinya dengan realisasi pelaksanaan fisik di lapangan. Selain hal tersebut, kemajuan daya serap anggaran serta kendala yang dihadapi juga termuat dalam laporan pelaksanaan pengadaan.

Peyerahan Hasil Pekerjaan

Kegiatan penyerahaan hasil pekerjaan oleh penyedia diawali dengan melakukan permintaan pemeriksaaan pengadaan barang dan jasa yang telah dilaksanakan. Melalui surat permintaan pemeriksaan barang jasa tersebut, PPK melaksanakan pemeriksaan hasil pekerjaan dengan melibatkan PPTK, tim teknis dan konsutan pengawas dan diakhiri dengan penandatangan berita acara pemeriksaaan oleh masing-masing pihak. Proses pemeriksaan ini berpedoman pada klausul kontrak dan KAK/spesifikasi teknis.

Proses selanjutnya, PPK setelah menerima dokumen akhir pelaporan pelaksanaan pengadaan oleh penyedia, meminta Pj. PHP dan PPHP untuk memeriksa kelengkapan dokumen pengadaan barang jasa yang telah dilaksanakan, dan selanjutnya diserahkan kepada PA/KPA.

Hal-hal lain terkait pengadaan Barang dan Jasa di Tahun 2020

Dalam rangka memaksimakan proses pengadaan barang jasa lingkup Dinas Perikanan di tahun 2020, telah dilaksanakan berbagai kegiatan baik secara formal maupun informal diantaranya :

Melaksanakan serangkaian diskusi baik formal maupun informal dengan seluruh Kepala Bidang lingkup Dinas Perikanan terkait pelaksanaan teknis kegiatan sejak proses perencanaan hingga evaluasi akhir tahun.
Mengikuti dan menghadiri setiap undangan Sekretaris Daerah yang di fasilitasi oleh UKPBJ Buton Tengah terkait verifikasi RUP, rapat persiapan bersama pokmil.
Mengikuti dan menghadiri rapat setiap bulannya yang difasilitasi oleh Bagian Pembangunan terkait Progres PBJ lingkup Pemerintah Kabupaten Buton Tengah.
Melaksanakan koordinasi dengan Inspektorat Daerah terkait dengan proses PBJ dan verifikasi DAK serta evaluasi dan pelaporan anggaran tahun 2020.
Simpulan dan Rekomendasi

Berdasarkan kondisi Tahun Anggaran 2020 pada Dinas Perikanan Kabupaten Buton Tengah dapat ditarik beberapa simpulan yaitu :

Belum maksimalnya pemenuhan tugas dan fungsi pokok PPK sebagai akibat dari keterbatasan kemampuan PPK, serta padatnya jadwal dan ruang lingkup tugas Pengguna Anggaran.
Belum adanya pendelegasian kewenangan yang diakibatkan oleh minimnya anggaran Pemerintah Daerah.

Beberapa hal yang menjadi rekomendasi dari tulisan ini dalam rangka peningkatan kemampuan personal adalah :