Efektif, transparan, dan akuntabel. Tiga hal tersebut, menurut Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP), menjadi prinsip-prinsip yang harus dipegang teguh dalam menjalankan proses pengadaan barang dan jasa.
Dalam hal ini, BPKP secara khusus mengalamatkan tiga variabel tersebut kepada pemerintah terkait kegiatan pengadaan barang dan jasa, khususnya yang dilakukan di tengah masa pandemi COVID-19 yang masih berlangsung di Indonesia atau yang berkaitan dengan penanganan pandemi COVID-19 itu sendiri.
Ya, di tengah pandemi ini, penyelenggaraan pengadaan barang dan jasa seakan dituntut untuk dilakukan serba cepat. Alasannya, kondisi darurat yang bisa terjadi kapan saja menuntut pihak yang melakukan pengadaan barang dan jasa, khususnya pemerintah, untuk bertindak cepat.
Mengambil tindakan yang cepat serta bersikap responsif memang dibutuhkan. Meski demikian, BPKP mengingatkan bahwa kecepatan serta fleksibilitas saja tidak cukup. Pengawalan dengan prinsip tepat sasaran dan akuntabel juga harus dijalankan untuk melengkapi kecepatan tindakan yang diambil.
Hal tersebut tentunya bukan hanya isapan jempol belaka. Pasalnya, BPKP menemukan setidaknya terdapat 5 (lima) area dalam proses pengadaan barang dan jasa yang memiliki risiko tinggi akan terjadinya penyimpangan, khususnya yang dilakukan selama masa pandemi COVID-19. Berikut lima area risiko pengadaan barang dan jasa yang dimaksud oleh BPKP:
1. Tahap perencanaan
Menurut BPKB, risiko penyimpangan dalam pengadaan barang dan jasa, khususnya pada masa pandemi, sudah bisa muncul atau dilihat pada tahap perencanaan. Hal tersebut dapat ditunjukkan dengan sering kalinya muncul identifikasi kebutuhan barang dan jasa yang tidak memperhatikan kebutuhan riil di lapangan.
Selain itu, risiko-risiko lainnya yang dapat muncul pada tahap perencanaan ini meliputi ekspektasi waktu dan/atau biaya yang tidak realistis, ketidaksesuaian tata kelola pengadaan barang dan jasa maupun kontrak yang menaunginya, keterbatasan akses terhadap data atau informasi yang diperlukan, keterlambatan proses persetujuan, serta pemilihan metode atau pendekatan pengadaan barang dan jasa yang digunakan tidak tepat.
2. Tahap pemilihan penyedia barang dan jasa
Area selanjutnya dalam pengadaan barang dan jasa yang terbilang memiliki risiko penyelewengan terbesar adalah pada saat tahap pemilihan penyedia barang dan jasa. Pada tahap ini, BPKP mencatat adanya kriteria dari penyedia barang dan jasa yang ditunjuk yang tidak sesuai dengan ketentuan. Selain itu, BPKB juga menilai ada penyedia barang dan jasa yang ditunjuk tidak kompeten.
Selain itu, risiko-risiko lainnya yang dapat muncul pada tahap pemilihan penyedia barang dan jasa ini meliputi perubahan lingkup, kriteria dan/atau spesifikasi yang muncul di tengah proses pengadaan barang dan jasa, prosedur dan/atau tahapan pengadaan barang dan jasa yang tidak sesuai, pengelolaan risiko yang tidak tepat, serta hasil pengadaan yang tidak mencerminkan nilai yang seharusnya.
3. Mekanisme swakelola atau pengadaan sendiri
Implementasi mekanisme swakelola atau pengadaan sendiri dalam menggelar pengadaan barang dan jasa juga tidak luput dari risiko penyimpangan. Dalam hal ini, pihak yang berwenang mendapati beberapa kasus rencana anggaran biaya (RAB) yang tidak sesuai dengan ketentuan serta administrasi pertanggungjawaban keuangan yang masih lemah. Melihat hal tersebut, maka pemilihan mekanisme swakelola atau pengadaan sendiri perlu mendapat perhatian lebih.
4. Tahap penyelesaian pembayaran
Area keempat dalam pengadaan barang dan jasa yang berisiko besar terjadi penyelewengan mengacu pada tahap penyelesaian pembayaran. Dalam hal ini, tidak tersedianya bukti pembentuk harga yang disajikan dengan lengkap menjadi faktor utama yang mendapat perhatian. Jika hal tersebut terjadi, maka penyimpangan ini akan menyebabkan tim audit menjadi mengalami kesulitan untuk menilai kewajaran harga barang atau jasa.
Selain itu, di tengah kondisi pandemi yang dianggap sebagai keadaan darurat ini, profit margin juga sering kali tidak ditetapkan dalam surat pesanan, hal yang semestinya tidak diabaikan begitu saja. Risiko-risiko lain yang juga dapat muncul pada tahap penyelesaian pembayaran ini di antaranya adalah penjaminan Bank dan penyimpangan dalam pengelolaan keuangan.
5. Tahap distribusi kepada pengguna akhir
Sedangkan area kelima dalam pengadaan barang dan jasa yang berpotensi terjadi penyelewengan mengarah pada tahap distribusi menuju pengguna akhir. Permasalahan yang kerap mencuat dari area berisiko ini adalah barang hasil pengadaan tidak didistribusikan sesuai kebutuhan. Hal tersebut pun dapat berkaitan dengan penyelesaian pekerjaan yang terlambat dari jadwal yang telah disepakati serta terjadinya perubahan lingkup atau teknologi yang tidak direncanakan.
Selain itu, masalah yang terjadi juga meliputi spesifikasi barang yang dibeli tidak cocok dengan kondisi nyata di lapangan, yang dalam hal ini bisa juga diartikan dengan kualitas dan volume hasil pengadaan barang dan jasa yang tidak sesuai dari yang seharusnya.
Upaya mitigasi risiko yang bisa dilakukan
Layaknya potensi-potensi bahaya lainnya, mitigasi juga perlu dilakukan dalam menyikapi risiko penyimpangan dalam kegiatan pengadaan barang dan jasa. Lantas, apa saja langkah-langkah pencegahan yang bisa diambil?
Agar hasilnya optimal, upaya mitigasi risiko pengadaan barang dan jasa bisa dilakukan dengan mengkhususkannya pada tiap-tiap area risiko. Misalnya, mitigasi untuk tahap perencanaan bisa dilakukan dengan melakukan analisis mendalam pada setiap aspek perencanaan barang dan jasa untuk memastikan rencana yang telah dirancang dapat tercapai dengan maksimal.
Kemudian, mitigasi risiko pada tahap pemilihan penyedia barang dan jasa dapat dilaksanakan dengan meminta pendapat para ahli hukum kontrak untuk menghindari adanya perbedaan persepsi tentang kontrak di antara PPK dengan Penyedia sebagai kedua belah pihak yang terlibat dalam pengadaan barang dan jasa, memberikan pembekalan teknis kepada pekerja untuk menghindari tidak tercapainya kualitas dan volume pekerjaan yang disepakati dalam kontrak, serta mencantumkan spesifikasi barang dengan jelas dan lengkap dalam dokumen pemilihan penyedia barang dan jasa dan juga pada lampiran kontrak.
Sedangkan di area-area selanjutnya di mana pelaksanaan kontrak pengadaan barang dan jasa sudah dilakukan, upaya mitigasi risiko yang bisa dilakukan salah satunya adalah dengan melakukan pengawasan yang ketat dan terstruktur untuk memastikan penyediaan barang yang sesuai dari Penyedia. Upaya mitigasi lainnya yang bisa dijalankan adalah memberikan sosialisasi kepada stakeholder atau pemangku kepentingan terkait untuk menghindari ketidakpahaman maupun kesalahpahaman terhadap barang atau pekerjaan yang dilaksanakan.
Jika penjelasan di atas masih dirasa kurang atau belum menjawab penanganan risiko dalam proses pengadaan barang dan jasa, Lembaga Pengembangan dan Konsultasi Nasional (LPKN) akan mengadakan sejumlah pelatihan mengenai pengadaan barang dan jasa. Paling tidak, ada dua kegiatan pembekalan terdekat yang bisa diikuti pada Februari 2021 (gelombang 1) dan Maret 2021 (gelombang 2).
Kegiatan pertama bertajuk “Pembekalan Teknis Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Pemerintah Tahun Anggaran 2021”. Pelatihan yang dikhususkan untuk POKJA ini akan memberikan bekal materi yang disesuaikan dengan standar kompetensi Jabatan (SKJ) serta SKKNI, sehingga dengan bekal tersebut, nantinya POKJA dapat mengikuti dan mengambil sertifikasi kompetensi dengan lebih baik.
Pelatihan ini juga dilengkapi dengan pendalaman materi mengenai pemilihan penyedia barang dan jasa untuk pengadaan jasa konstruksi, sehingga dapat melengkapi pengetahuan POKJA secara lebih baik. Tidak ketinggalan, pelatihan ini juga sekaligus mempersiapkan para peserta untuk mengikuti Uji Kompetensi, sebagaimana amanat Perpres Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang mewajibkan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pokja Pemilihan, dan Pejabat Pengadaan (PP) untuk memiliki Sertifikat Kompetensi paling lambat tahun 2023.
Informasi lebih lanjut mengenai kegiatan “Pembekalan Teknis Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Pemerintah Tahun Anggaran 2021” bisa diakses di https://www.pokja.lpkn.id/.
Sedangkan kegiatan lainnya yang bisa diikuti adalah “Pelatihan dan Uji Sertifikasi Ahli Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah”. Program ini menggunakan metode blended Learning yang menggabungkan kelas daring dan kelas tatap muka secara langsung yang memenuhi protokol kesehatan.
Kegiatan ini bertujuan untuk memberikan pembekalan pengetahuan dan keterampilan kepada peserta tentang prosedur pengadaan barang dan jasa pemerintah sesuai Perpres Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, sehingga para peserta akan bisa melaksanakan tugas sehari-hari dalam bidang pengadaan barang/jasa pemerintah dengan baik. Pelatihan ini pun dilengkapi dengan dan sertifikat keahlian pengadaan barang/jasa bagi peserta.
Informasi lebih lanjut mengenai “Pelatihan dan Uji Sertifikasi Ahli Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah” bisa diakses di https://pbj.lpkn.id/.
