Sudah menyiapkan semua dokumen yang dipersyaratan dalam tender namun nilai penawaran teknis dalam lelang masih rendah atau bahkan tidak lulus evaluasi teknis, terkadang kita berpikir bahwa tender/lelang yang kita ikuti itu telah diatur sebelumnya. Bagaimana agar bisa mengoptimalkan nilai penawaran teknis yang kita buat?. Untuk memaksimalkan nilai penawaran teknis dalam evaluasi penawaran tentunya terlebih dahulu kita perlu mengetahui unsur-unsur pokok yang akan dinilai. Berikut unsur-unsur pokok yang dinilai dalam penawaran teknis:
- pengalaman perusahaan (bobot nilai antara 10% – 25%)
pengalaman perusahaan sebaiknya diuraikan secara jelas dengan mencantumkan informasi: nama pekerjaan yang dilaksanakan, lingkup dan data pekerjaan yang dilaksanakan secara singkat, lokasi, pemberi tugas, nilai, dan waktu pelaksanaan (menyebutkan tanggal, bulan, dan tahun);. Selain itu pengalaman perusahaan juga harus dilengkapi dengan kontrak/ringkasan kontrak dari pengguna jasa dapat diklarifikasi ke pemilik pekerjaan dan Berita Acara Serah Terima Pekerjaan yang memberikan bukti bahwa pekerjaan tersebut telah dilaksanakan dengan baik.
Sub unsur Pengalaman Perusahaan yang dinilai adalah:
- Pengalaman melaksanakan kegiatan sejenis (Bobot 5-10%).
- Pengalaman melaksanakan kegiatan di lokasi kegiatan (Bobot 2-7%).
- Nilai paket tertinggi (Bobot 3-8%).
Nilai Pengalaman Perusahaan = Nilai Pengalaman Sejenis (NPS) + Nilai Pengalaman di Lokasi Kegiatan (NLK) + Nilai Paket Tertinggi (NPT)
- proposal teknis (bobot nilai antara 25% – 45%);
Dalam penilaian proposal teknis sub unsur yang dinilai pemahaman perusahaan peserta atas lingkup pekerjaan/jasa layanan yang diminta dalam KAK, pemahaman atas sasaran/tujuan, kualitas metodologi, dan hasil kerja.
- Pemahaman atas jasa layanan yang tercantum dalam KAK dan pemahaman atas sasaran/tujuan, penilaian terutama meliputi: pengertian terhadap sasaran/tujuan kegiatan, lingkup serta jasa konsultansi yang diperlukan (aspek aspek utama yang diindikasikan dalam KAK), dan pengenalan lapangan (bobot 5-10%). Nilai maksimal dapat diperoleh jika penyedia jasa mampu memberikan tanggapan dengan sangat baik yang menggambarkan pemahaman peserta atas jasa layanan yang tercantum dalam KAK/mampu menjelaskan pemahamannya dengan cara yang berbeda dengan KAK (tidak copy paste saja) secara keseluruhannya
- Kualitas metodologi, penilaian terutama meliputi: ketepatan menganalisis masalah dan langkah pemecahan yang diusulkan dengan tetap mengacu kepada persyaratan KAK, konsistensi antara metodologi dengan rencana kerja, tanggapan terhadap KAK khususnya mengenai data yang tersedia, uraian penugasan tenaga ahli, jangka waktu pelaksanaan, laporan-laporan yang disyaratkan, program kerja, jadwal pekerjaan, jadwal penugasan, organisasi, dan kebutuhan fasilitas penunjang (bobot 10-20%);
- Hasil kerja (deliverable), penilaian meliputi antara lain: analisis, gambar-gambar kerja, spesifikasi teknis, perhitungan teknis, dan laporan-laporan (bobot 5-10%); Jika penyedia jasa mampu menyajikan hasil kerja disertai format-format laporan baku yang biasa dihasilkan, dasar teori atau literatur analisa yang biasa digunakan dan gambaran/sinopsi kelebihan produk nanti yang akan dihasilkan sesuai tujuan jasa yang dimaksud dalam KAK maka nilai pada sub unsur bobot ini bisa maksimal.
- Peserta yang mengajukan gagasan baru yang meningkatkan kualitas keluaran yang diinginkan dalam KAK diberikan nilai lebih (bobot 5%). Mampu menyajikan tambahan gagasan baru dari pada tujuan yang jelaskan dalam KAK dimana gagasan tersebut yang lebih inovatif dan berdampak efektif baik dari segi hasil yang dicapai dan proses pelaksanan pekerjaan atau hasil pekerjaan ini nantinya ini nantinya), maka dapat diberi nilai maksimal.
- Kualifikasi tenaga ahli (bobot nilai antara 50% – 70%)
Mengusulkan tenaga ahli harus memperhatikan jenis keahlian, persyaratan, serta jumlah tenaga. Tenaga Ahli yang diusulkan harus dilengkapi dengan Surat Pernyataan Kepemilikan Sertifikat Kompetensi Kerja yang ditandatangani oleh wakil sah badan usaha dan Surat Pernyataan Kesediaan untuk tenaga ahli yang ditandatangani oleh Tenaga Ahli yang bersangkutan. Apabila
tidak dilengkapi dan/atau tidak ditandatangani, maka penilaian tenaga ahli yang bersangkutan dapat diberi nilai 0. Adapun sub unsur yang dinilai pada Tenaga Ahli adalah
- Tingkat dan jurusan pendidikan, yaitu lulusan perguruan tinggi negeri atau perguruan tinggi swasta yang telah diakreditasi, atau perguruan tinggi luar negeri yang telah diakreditasi, dibuktikan dengan salinan ijazah (bobot 10-15%). Tingkat dan jurusan pendidikan serta keahlian Tenaga Ahli yang kurang/tidak sesuai dari tingkat dan jurusan pendidikan serta jenis keahlian yang dipersyaratkan dalam KAK diberi nilai 0 (nol). Sedangkan
- pengalaman kerja profesional seperti yang disyaratkan dalam KAK, didukung dengan referensi/kontrak sebelumnya.(bobot 30 – 45%). Bagi tenaga ahli yang diusulkan sebagai pemimpin/wakil pemimpin pelaksana pekerjaan (team leader/co team leader) dinilai pula pengalaman sebagai pemimpin/ wakil pemimpin tim. Ketentuan penghitungan pengalaman kerja profesional dilakukan sebagai berikut:
- Khusus untuk pengalaman yang menggunakan kontrak harga satuan/waktu penugasan (time based) tidak boleh terjadi tumpang tindih (overlap), bila terjadi overlap yang dihitung hanya salah satu (yang terbaik berdasarkan Kesesuaian lingkup pekerjaan dan posisi pengalaman kerja Profesional.
- Apabila terdapat perhitungan bulan menurut Pokja Pemilihan lebih kecil dari yang tertulis dalam penawaran, maka yang diambil adalah perhitungan Pokja Pemilihan Apabila perhitungan Pokja Pemilihan lebih besar dibandingkan dengan yang tertulis dalam penawaran, maka yang diambil adalah yang tertulis dalam penawaran.
- Apabila jangka waktu pengalaman kerja profesional ditulis secara lengkap tanggal, bulan, dan tahunnya maka pengalaman kerja akan dihitung secara penuh (kecuali bila terjadi overlap , maka bulan yang overlap dihitung satu kali khusus untuk pengalaman yang menggunakan kontrak harga satuan/waktu penugasan (time based)
- Apabila jangka waktu pengalaman kerja profesional ditulis bulan dan tahunnya saja (tanpa tanggal) maka pengalaman kerja yang dihitung adalah total bulannya dikurangi 1 (satu) bulan;
- apabila jangka waktu pengalaman kerja profesional ditulis tahunnya saja (tanpa tanggal dan bulan) maka pengalaman kerja yang dihitung hanya 25 % dari total bulannya;
- Kesesuaian lingkup pekerjaan, dan posisi pengalaman kerja profesional dibandingkan dengan yang dipersyaratkan dalam KAK, dinilai dengan kriteria sebagai berikut
- lingkup pekerjaan sesuai (nilai 1), menunjang (nilai 0,75), terkait (nilai 0,5).
- Posisi sesuai (nilai 1) dan tidak sesuai (nilai 0,5).
- Status tenaga ahli yang diusulkan adalah tenaga ahli tetap atau tenaga ahli tidak tetap, dengan penilaian sesuai dengan yang tercantum pada LDP (bobot 5%). Status tenaga ahli tetap dibuktikan dengan bukti setor pajak PPh Pasal 21 Form 1721 atau Form 1721-A1 yang mencantumkan nama jelas serta nama perusahaan yang sama dengan nama perusahaan peserta
- Penguasaan Bahasa Inggris, Bahasa Indonesia (bagi konsultan Asing), bahasa setempat, aspek pengenalan ( familiarity ) atas tata-cara, aturan, situasi, dan kondisi ( custom ) setempat. Tenaga ahli yang menguasai memahami aspek-aspek tersebut di atas diberikan nilai secara proporsional (bobot 5%);
Evaluasi teknis dilakukan dengan cara memberikan nilai angka tertentu pada setiap kriteria yang dinilai dan bobot yang telah ditetapkan oleh Pokja Pemilihan sebagaimana tercantum dalam LDP, bobot masing-masing unsur diatas ditetapkan oleh Pokja Pemilihan berdasarkan jenis pekerjaan yang akan dilaksanakan dengan jumlah pembobotan a+b+c = 100%. Penawaran dinyatakan lulus evaluasi teknis apabila masing-masing unsur dan nilai total keseluruhan unsur memenuhi ambang batas (passing grade) yang ditentukan dalam LDP. Apabila terdapat 2 (dua) atau lebih peserta mendapatkan nilai gabungan penawaran teknis dan penawaran biaya yang sama maka penentuan peringkat peserta didasarkan pada perolehan nilai teknis yang lebih tinggi dan hal ini dicatat dalam Berita Acara.
