Sebagai Upaya Efisiensi dan Efektifitas, Berikut Persyaratan Vendor dalam Pengadaan Barang dan Jasa

Dalam upaya melakukan pengadaan barang dan jasa, Perusahaan memiliki kebijakan terkait Persyaratan Vendor yang akan bermitra dengan perusahaan. Hal ini dilakukan dengan tujuan berlangsungnya sebuah proyek yang efisien dan efektif. Sebagi sumber dalam topik kali ini mengenai Persyaratan Vendor, Penulis merujuk pada sebuah buku Manajemen Pengadaan Barang dan Jasa oleh Hertin Indira Utojo. Berikut Beberapa persyaratan untuk menjadi vendor :

1. Vendor berbadan hukum/Usaha

Vendor memiliki dokumen legal yang lengkap dan sah. Dokumen legal perlu dimonitor secara berkesinambungan, guna memastikan bahwa dokumen legal vendor yang disimpan oleh perusahaan adalah dokumen yang sah dan masih berlaku. Meminta vendor untuk mengirimkan dokumen yang baru, jika salah satu atau beberapa dokumen sudah tidak valid/ tidak berlaku dan atau terjadi perubahan.

jenis-jensi dokumen legal vendor yang dimaksud di atas adalah sebagai berikut :

2. Lulus Uji Kelayaan Vendor (Due Dilligence)

Due Dilligence vendor adalah kunjungan ke lokasi kantor, workshop, werehouse vendor. Diharapkan dengan melakukan verifikasi ke lokasi vendor, perusahaan dapat memastikan kredibilitas vendor yang akan bekerja sama dengan perusahan.Due Dilligence atau kunjungan ke lokasi vendor dilakukan secara tidak (tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada vendor) sebelum transaksi terjadi guna memastikan bahwa vendor memenuhi persyaratan untuk menjadi vendor suatu perusahaan. Proses Due Dilligence dilakukan oleh bagian Pengadaan Barang dan Jasa. User terkait dapat ikut serta dalam kunjungan tersebut.

Kegiatan Due Dilligence yang dilakukan antara lain :

1. Memastikan bahwa barang / jasa yang di supply oleh vendor terkait memenuhi persyaratan dan aspek QCDSM
2. Memastikan kelengkapan dan keabsahan dokumen legal disesuaikan dengan dokumen legal yang asli dan mendapatkan fotocopy dokumen legal yang baru apabila terjadi perubahan
3. Memastikan vendor tertib dalam menjalankan administrasi terkait aspek perpajakan atas pajak yang dipungut
4. Menyampaikan policy / kebijakan dan prosedur perusahaan yang berlaku yang harus diketahui dan dipatuhi vendor, guna mendapatkan komitmen vendor yang bersangkutan untuk mematuhi kebijakan, dan prosedur yang berlaku di perusahaan selama bermitra dengan perusahaan
5. dokumen yag dibawa oleh Tim Due Dilligence saat melakukan kunjungan ke lokasi vendor adalah antara lain :
   • Copy dokumen legal yang telah dikirimkan oleh vendor sebelumnya disesuaikan dengan dokumen asli vendor saat kunjungan
   • Template yang berisi dafta pertanyaan (kuisioner) sebagai acuan hal-hal yang akan ditanyakan oleh Tim Due Dilligence kepada pejabat berwenang di vendor saat kunjungan
   • Template yang berisi berbagai kebijakan/prosedur yang perlu diketahui dan disampaikan oleh Tim Due Dilligence kepada pejabat berwenang di vendor saat kunjungan
6. Tim Due DIlligence harus mampu menjelaskan dengan baik dan benar atas setiap pertanyaan yang diajukan oleh vendor
7. Mencatat masukan / pertanyan dari vendor, apabila pertanyaan yang diajukan vendor belum dapat dijawab oleh Tim Due Dilligence pada saat kunjungan dan kemudian sekembalinya dari kunjugan, Tim Due Dilligence dapat mendiskusikan pertanyaan vendor dengan pejabat berwenag di internal perusahaan. Setelah itu jawaban atas pertanyaan vendor dapat disampaikan kepada vendor terkait baik secara lisan maupun tertulis
8. Mengambil beberapa gambar / foto dari kantor, pabrik, gudang, bengkel, dan lain sebagainya. Adapun manfaat dari pengambilan gambar/ foto adalah antara lain :
   • Membuktikan bahwa Tim Due DIlligence benar telah mengunjugi lokasi vendor
   • Mendokumentasikan mengenai kondisi perusahaan vendor saat itu
   • Sebagai acuan pada kunjungan berikutnya, guna melihat perkembangan vedor antara kunjungan yang lalu dengan kunjungan berikutnya
9. Hasil kunjungan dituangkan dalam bentuk laporan tertulis yang dibuat oleh pelaksana Due Dilligence menggunakan formulir standar perusahaan yang berlaku. Tim Due Dilligence wajib memberikan rekomendasi di dalam laporan kunjungan, apakah vendor sudah atau belum memeuhi persyaratan / ketentuan yang berlaku untuk menjadi vendor
10. Laporan diserahkan kepada Kepala bagian Pengadaan Barang dan Jasa disertai dengan beberapa foto-foto hasil kunjungan
11. Vendor yang dinyatakan kredibel dan telah memenuhi persyaratan / ketentuan yang berlaku, dapat dimasukkan dalam sistem pencatatan vendor (master data vendor). Selanjutnya transaksi antara perusahaan dan vendor terkait dapat diproses.
12. Vendor yang belum memenuhi persyaratan namun berkeinginan untuk melakukan perbaikan guna memenuhi persyaratan perusahaan, dapat diberikan waktu sesuai kesepakatan, sampai vendor tersebut dapat memenuhi ketentuan yang disyaratkan untuk menjadi vendor perusahaan. Setelah batas waktu yang ditentukan. Tim Due Dilligence melakukan kunjungan terkait ke lokasi vendor terkait dan apabila telah memenihi persyaratan vendor, maka Pelaksana Due Dilligence dapat melaksanakan kegiatan butir 10 s/d 12 di atas.

Selain melakukan Due Dilligence atas calon vendor, due dilligence secara periodik / berkala, dapat pula dilakukan bagi vendor tertentu yang telah bermitra dengan perusahaan, yang tujuanya antara lain :

1. Membina hubungan yang baik dengan vendor
2. Melihat perkembangan vendor
3. Melihat produk / fasilitas baru yang dimiliki vendor

3. One Time Vendor

One time vendor adalah vendor yang bertransaksi dengan perusahaan hanya satu kali saja, yang disebabkan hal-hal tertentu sebagai berikut :

1. Kebutuhan mendesak, sehingga tidak cukup waktu untuk melakukan due dilligence / kunjungan ke lokasi vendor terlebih dahulu
2. Prefered vendor. Vendor ini merupakan main distributor / sole agent atas produk tertentu. Sehingga barang yang dibutuhkan hanya dapat diperoleh pada vendor tersebut
3. Transaksi hanya sekali dan nilainya sangat kecil (besaran nilai transaksi mengikuti kebijakan Direksi). Untuk hal ini tidak memerlukan dokumen legal dan atau melakukan due dilligence / kunjungan ke lokasi vendor terlebih dahulu

Manakala terjadi transaksi kedua dan berikutnya pada one time vendor terkait, maka Bagian Pengadaan Barang dan Jasa perlu mendapatkan dokumen legal, dan melakukan due dilligence seperti diuraikan di atas ke lokasi vendor terkait. Pembentukan atau penunjukan one time vendor perlu mendapatkan izin Kepala Bagian Pengadaan Barang dan Jasa terlebih dahulu.

Dari Penjabaran tersebut dapat disimpulkan bahwa persyaratan vendor diantaranya adalah Pertama, Vendor harus berbadan hukum/ usaha. Dalam hal ini vendor harus melengkapi berkas susuai dengan kebijakan yang berlaku di perusahaan. Kedua, Lulus Uji Kelayakan Vendor (Due Dilligence). Pada tahap ini, Perusahan bagian Pengadaan barang dan jasa turun langsung meninjau lokasi vendor. Hal ini dilakukan untuk memferifikasi Barang/ jasa yang diperlukan lalu melihat kredibilitas perusahaan secara langsung. Selain itu yang ketiga ialah One time Vendor, Pada tahap ini vendor dan perusahaan melakukan transaksi hanya sekali saja dikarenakan beberpa hal diantaranya kebutuhan yang mendesak dan Vendor merupakan main distributor, sementara itu perusahaan tidak melakukan due dilligence terhadap vendor terkait.