Seiring majunya teknologi, proses birokrasi untuk pengadaan barang dan jasa pun harus semakin canggih. Satu di antara bentuknya adalah dengan adanya e-purchasing pengadaan barang dan jasa.
Sebelum era teknologi yang maju, pengadaan barang dan jasa di semua sektor dilakukan secara konvensional. Sistem ini tentu memiliki banyak kekurangan. Mulai dari proses yang lambat hingga pendataan yang salah sangat mungkin terjadi. Namun, ketika teknologi sudah semakin maju, kesalahan tersebut bisa diminimalisasi dengan adanya e-purchasing.
Apa itu e-purchasing dan bagaimana prosesnya? Yuk, simak penjelasan di bawah ini!
Apa itu E-Purchasing Pengadaan Barang dan Jasa?
Pada prinsipnya, e-purchasing adalah metode pembelian barang atau jasa secara elektronik melalui e-catalogue.
Tujuan e-purchasing tentu untuk mempermudah dan mempercepat proses pembelian barang dan jasa.
Dengan begitu, kerja instansi pemerintah lebih cepat dan dapat menghemat anggaran.
Jadi, penggunaan APBD dan APBN bisa lebih efisien kan?
Supaya prosesnya dapat diawasi, kegiatan e-purchasing juga dilandasi oleh sebuah payung hukum.
Kamu bisa menemukannya pada pasal 38 Perpres Nomor 16 tahun 2018.
Pada pasal tersebut, dijelaskan bahwa pengadaan barang dan jasa bisa dilakukan dengan beberapa cara berikut:
- E-purchasing;
- Pengadaan langsung;
- Penunjukkan langsung;
- Tender cepat; dan
- Tender.
Lalu jenis barang dan jasa apa yang bisa dipesan melalui e-purchasing?
Berdasarkan pasal 50 ayat 5 Perpres Nomor 16 Tahun 2018, disebutkan bahwa “Pelaksanaan E-purchasing wajib dilakukan untuk barang/jasa yang menyangkut pemenuhan kebutuhan nasional dan/atau strategis yang ditetapkan oleh menteri, kepala lembaga, atau kepala daerah,”.
Berpatokan pada ayat tersebut, beberapa jenis barang yang bisa didapat melalui e-purchasing di antaranya adalah:
- Berbagai barang kebutuhan yang berkaitan dengan program kerja;
- Alat kebutuhan kantor;
- Pekerjaan konstruksi;
- Jasa konsultasi;
- Jasa lainnya.
E-Catalogue
Dari namanya, kita pasti sudah bisa mengetahui bahwa e-catalogue adalah katalog elektronik yang memperlihatkan beberapa barang dan jasa yang bisa didapat melalui proses e-purchasing.
Namun, sesuai pasal 50 ayat 5 Perpres Nomor 16 tahun 2018, e-purchasing harus dilakukan untuk membeli barang dan jasa yang sangat strategis.
Lalu, bagaimana jika ada barang dan jasa yang bukan merupakan prioritas terdapat dalam e-catalogue?
Jika bukan prioritas, pengadaan barang dan jasa tidak wajib dilakukan melalui e-purchasing.
Namun, barang dan jasa tersebut tetap bisa dibeli melalui proses e-purchasing dengan mempertimbangkan pemerataan ekonomi dan memberikan kesempatan pada pelaku UMKM.
Proses E-Purchasing dalam Pengadaan Barang dan Jasa
1. Seleksi Barang dan Jasa
Sebelum mengadakan barang dan jasa, PPK akan menyeleksi barang dan jasa melalui e-catalogue.
Seleksi pengadaan barang dan jasa di katalog elektronik dilakukan dengan memperhatikan beberapa hal berikut:
- Gambar;
- Fungsi barang dan jasa;
- Spesifikasi teknis;
- Asal barang;
- Tingkat Komponen Dalam Negeri (jika ada);
- Harga barang;
- Ongkos kirim;
- Biaya instalasi atau training (jika perlu).
Untuk pengadaan barang dan jasa yang dianggap kompleks atau memerlukan teknologi tinggi, tentu PPK perlu pertimbangan lebih jauh sebelum menentukan.
Nah, maka dari itu, untuk kasus tersebut PPK dapat meminta calon penyedia barang dan jasa untuk presentasi atau demo produk.
2. Persiapan Dokumen
Persiapan pengadaan barang dan jasa akan dilakukan oleh Pejabat Pembuat Komitmen atau PPK.
Berikut adalah beberapa hal yang harus disiapkan PPK.
a. Penyusunan spesifikasi teknis
Dalam penyusunan spesifikasi teknis, dimungkinkan bagi PPK menyertakan beberapa hal berikut:
- Menyebut merek barang atau jasa dalam katalog elektronik.
- Penyebutan merek ini harus didukung oleh justifikasi atau alasan rasional di balik pemilihan sebuah merek.
b. Perkiraan harga barang dan jasa
Penyusunan perkiraan harga barang dan jasa sebenarnya tidak wajib.
Biasanya PPK langsung mencari referensi harga barang dan jasa yang diadakan, termasuk biaya pendukung.
c. Penyusunan rancangan surat pesanan;
Dokumen ini menyertakan beberapa poin, di antaranya adalah:
- Hak dan kewajiban pihak yang terlibat;
- Waktu dan alamat pengiriman pelksanaan pekerjaan;
- Harga;
- Metode pembayaran;
- Sanksi;
- Denda keterlambatan;
- Keadaan kahar;
- Penyelesaian perselisihan;
- Larangan pemberian komisi.
3. Pelaksanaan
Pelaksanaan dibagi berdasarkan pihak yang melaksanakan e-purchasing.
a. Pejabat Pengadaan (PP)
Pejabat pengadaan dapat melaksanaan e-purchasing jika total biaya pengadaan barang dan jasa senilai Rp200 juta.
Jadi, jika pagu anggaran pengadaan barang dan jasa senilai Rp200 juta, PPK nantinya akan menyerahkan dokumen persiapan pengadaan kepada Pejabat Pengadaan.
b. Pejabat Pembuat Komitmen
PPK akan melaksanaan e-purchasing jika total pagu anggaran pengadaan barang dan jasa bernilai lebih dari Rp200 juta.
Namun, kewenangan PPK juga terbatas pada pengadaan barang dan jasa yang bernilai maksimal Rp100 miliar.
Jika barang dan jasa yang diadakan bernilai lebih dari Rp100 miliar, PPK akan menyerahkan penetapannya kepada Kuasa Pengguna Anggaran (KPA).
***
Itulah penjelasan dan proses mengenai e-purchasing pengadaan barang dan jasa pemerintah.
Semoga artikel ini bermanfaat untuk kamu ya!
