Clearing house adalah forum untuk menyelesaikan permasalahan pengadaan dengan melibatkan pemangku kepentingan dan pihak lain yang dibutuhkan, sehingga dapat memberikan solusi yang komprehensif bagi para pihak.
Adapun tujuan penyelenggaraan clearing house pada pengadaan barang dan jasa pemerintah adalah untuk mempercepat pengambilan keputusan secara komprehenstif, efektif dan transparan; meningkatkan kapabilitas Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah dalam menyelesaikan permasalahan pengadaan barang dan jasa pemerintah; mengurangi risiko sanggah, pengaduan dan permasalahan hukum yang dilakukan oleh para pihak baik penyedia maupun kuasa penyedia; menjaga kepercayaan publik terhadap proses penyelenggaraan pengadaan barang dan jasa pemerintah.
Clearing house hadir sebagai respon atas kondisi penyelenggaraan barang dan jasa oleh pemerintah diantaranya terjadinya koordinasi yang kurang efektif; adanya keraguan dalam pengambilan keputusan; banyaknya tekanan dari pelbagai pihak; memahami konteks pengadaan hanya berdasarkan pada aspek pengaturannya saja tidak secara holistik meliputi tataran praktis dan adanya kekhawatiran akan memiliki implikasi hukum sehingga dibutuhkan suatu solusi yang komprehensif, cepat dan efektif dalam menyelesaikan permasalahan tersebut diatas.
Pada dasarnya tidak semua permasalahan pengadaan barang dan jasa pemerintah dapat diselesaikan berdasarkan clearing house ini. Terdapat beberapa kriteria permasalahan yang diselesaikan dengan mekanisme clearing house ini antara lain adanya pengadaan khusus/teknologi khusus; adanya kemendesakan waktu dalam arti penyelenggaraan clearing house adalah untuk menyesuaikan dengan urgensitas permasalahan; terhadap pengadaan barang dan jasa yang memiliki risiko tinggi; pengadaan strategis atau prioritas seperti adanya proyek strategis nasional maupun proyek prioritas dan unggulan daerah provinsi misalnya.
Rigiditas permasalahan diatas dapat berjalan dinamis terhadap hal lain yang dianggap penting untuk dibahas dalam suatu forum sehingga clearing house dapat diselenggarakan.
Berdasarkan dokumentasi yang dikeluarkan oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (yang selanjutnya disebut LKPP) memberikan pertimbangan mekanisme clearing house ini ada seperti dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah tidak jarang ditemui pelbagai permasalahan dalam tiap tahapan pengadaan; penanganan permasalahan yang lambat; proses pengadaan barang dan jasa pemerintah menjadi terhambat; dapat mengganggu proses pelaksanaan pekerjaan; dapat mengganggu proses penyerapan; dan dalam pengadaan barang dan jasa ini inheren dengan instansi lain seperti LKPP maupun BPKP.
Tata Laksana Penyelenggaraan Clearing House
Penyelenggaraan Clearing house ini dilaksanakan berdasarkan kebutuhan masing-masing Kementerian/ Lembaga/ Pemerintah Daerah masing-masing. Sebab penyelenggaraan clearing house bersifat ad hoc (sementara) dan ditujukan sebagai fasilitasi pelaksanaan clearing house pengadaan barang dan jasa pemerintah serta untuk mendokumentasikan pelaksanaan clearing house pengadaan barang dan jasa pemerintah. Maka, Sekretariat Clearing House Pengadaan dapat ditempatkan sesuai dengan kesiapan Kementerian/ Lembaga/ Pemerintah Daerah masing-masing.
Secara unsur pembentuk Sekretariat ini dilaksanakan oleh APIP atau UKPBJ atau Unit Kerja lainnya yang dianggap mampu untuk menyelenggarakan proses clearing house.
Dalam ketentuan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah jo. Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 menyatakan bahwa Aparat Pengawas Intern Pemerintah yang selanjutnya disebut APIP adalah aparat yang melakukan pengawasan melalui audit, reviu, pemantauan, evaluasi dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi pemerintah.
Sedangkan pengertian UKPBJ sebagaimana diatur dalam Peratuarn LKPP Nomor 14 Tahun 2018 Pasal 7 menyatakan bahwa pelaksanaan funsgi pendampingan, konsultasi dan/atau bimbingan teknis pengadaan barang/jasa meliputi:
- Bimbingan teknis, pendampingan dan/atau konsultasi proses pengadaan barang/jasa pemerintah di Kementerian/ Lembaga/ Pemerintah Daerah dan Desa;
- Bimbingan teknis, pendampingan dan/atau konsultasi penggunaan seluruh sistem informasi pengadaan barang/jasa pemerintah meliputi SIRUP, SPSE, E-catalog, e monev, SIKap dan
- Bimbingan teknis, pendampingan dan/atau konsultasi substansi hukum di bidang pengadaan barang/jasa pemerintah dan layanan penyelesaian sengketa kontrak melalui mediasi.
Adapun tahapan dan peran APIP dalam Pengadaan dibagi menjadi beberapa tahapan diantaranya:
- Pada tahap perencanaan pengadaan.
- Persiapan pengadaan;
- Persiapan pemilihan;
- Proses pemilihan
- Pelakanaan kontrak
- Serah terima barang/jasa.
Dalam keseluruhan tahapan tersebut maka perlu ditinjau peran APIP dalam pengadaan dimulai dengan identifikasi kebutuhan; penetapan barang/jasa; cara, jadwal dan anggaran PBJ, menetapkan speklek, HPS; tahapan kontrak dan menetapkan metode pemilihan, evaluasi dan pemasukan. Selanjutnya dilaksanakan pemilihan, penandatanganan SPPBJ dan kontrak; pelaksanaan, serah terima pekerjaan.
Alur Proses Clearing House
Dalam menyelenggarakan clearing house dibagi ke beberapa tahapan antara lain adanya usulan pembahasan; sekretariat mengkoordinir pelaksanaan clearing house pengadaan; pelaksanaan forum cleairng house pengadaan; pelaku pengadaan dapat mengambil keputusan berdasarkan rekomendasi dan sekretariat mendokumentasikan hasil clearing house pengadaan barang dan jasa.
Pelaksanaan Clearing House pada Pemerintah Daerah
Sebagaimana telah ditentukan dalam peraturan perundang-undangan diatas bahwa pemerintah daerah dapat membentuk Clearing House dalam penyelesaian permasalahan pengadaan barang/jasa.
Misalnya saja di Kabupaten Kutai Barat dengan menugaskan kepada UKPBJ Kabupaten Kutai Barat dalam mendampingi perangkat daerah kabupaten melaksanakan clearing house ini.
Hal ini terdapat dalam Surat Edaran Bupati Kutai Barat Provinsi Kalimantan Timur Nomor 027/2442/PBJ-TU.P/VII/2020 dalam perihal pelaksanaan forum clearing house pengadaan barang/jasa pemerintah kabupaten Kutai Barat yang pada pokoknya membahas mengenai pemahaman mengenai clearing house pengadaan barang/jasa sebagai salah satu solusi untuk mengatasi permasalahan dan hambatan pada proses pelaksanaan anggaran pada tahun anggaran 2021 melalui surat edaran ini. Selain itu dalam surat edaran ini juga memuat aspek teknis penyelenggaraan clearing house pada tahapan-tahapan umum pengadaan seperti pemberian penjelasan konsep perenanaan pengadaan; forum dialog perencanaan pengadaan; penyusunan Pra-RKA tahun anggaran 2021; advokasi Pra-RKA tahun anggaran 2021 secara komprehensif dan penysunan rekomendasi dan rencana aksi.
Adapun tata cara yang ditempuh untuk pelaksanaan clearing house pengadaan barang/jasa pemerintah di Kabupaten Kutai Barat ini adalah :
- perangkat daerah mengusulkan pembahasan dengan menyampaikan permohonan;
- kepala unit pembinaan dan advokasi qq. Sekretariat unit kerja pengadaan barang/jasa mengkoordinir clearing house pengadaan barang dan jasa;
- pelaksanaan forum clearing house pengadaan;
- pelaku pengadaan pada perangkat daerah dapat mengambil keputusan berdasarkan rekomendasi dan sekretariat unit kerja pengadaan barang/jasa mendokumentasikan hasil clearing house pengadaan.
Keluaran dari clearing house pengadaan adalah Pra-RKA yang dapat digunakan untuk proses asistensi pada TAPD dan disertai dengan bahan input RUP pada tahun 2021 yang telah terintegrasi dengan strategi pengadaan yang dibutuhkan sesuai dengan karakteristik perangkat daerah yang mengajukan permohonan.
Pada bagian pengadaan barang dan jasa paling lambat dalam 7 (tujuh) hari kerja untuk menanggapi permohonan pimpinan perangkat daerah yang dilengkapi dengan dokumen rencana strategis perangkat daerah tahun 2016-2021; dokumen program atau kegiatan rencana kerja tahun anggaran 2021; rancangan atau daftar personel kuasa pengguna anggaran, pejabat pembuat komitmen dan pejabat pelaksana teknis kegiatan dan pejabat pengelolan keuangan pada tahun 2021.
Terakhir mengenai durasi kegiatan efektif berlangsung antara 7 (tujuh) hari hingga 14 (empat belas) hari kerja setelah tanggapan berupa penetapan jadwal forum clearing house ditetapkan oleh Kepala Bagian Pengadaan Barang dan Jasa dan dapat diperpanjang bilai dibutuhkan hingga tahapan pelaksanaan.
Daftar Pustaka
LKPP.go.id, Clearing House Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah, sebagaimana diakses melalui https://kepo-pbj.lkpp.go.id/backend/web/uploads/documents/Clearing_House_Pengadaan_Barang_Jasa_1387.pdf
LKPP.go.id, Clearing House Pengadaan sebagai Solusi Permasalahan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah sebagaimana diakses melalui, https://kepo-pbj.lkpp.go.id/backend/web/uploads/documents/Clearing_House_Pengadaan_Sebagai_Solusi_Permasalahan_Pengadaan_1392.pdf
Kutai Barat, Mengatasi Permasalahan Pengadaan Barang dan Jasa melalui Clearing House, sebagaimana diakses melalui https://bagianpbj.kutaibaratkab.go.id
