Salah satu metode paling praktis dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah adalah e-purchasing. Lalu, bagaimanakan prosedur e-purchasing dari awal sampai akhir?
Di jaman serba digital ini, pemerintah perlu beradaptasi dengan menggunakan teknologi untuk mempercepat pekerjaannya.
Salah satu bentuk adaptasi itu adalah dengan melakukan pengadaan barang dan jasa via elektronik atau e-purchasing.
Pada pembahasan sebelumnya, kita sudah membahas bagaimana proses e-purchasing dan dokumen apa saja yang harus disiapkan.
Namun, sebenarnya bagaimana prosedur lengkap yang harus dilakukan instansi mulai dari perencanaan hingga menerima barang dan jasa tersebut?
Berikut adalah prosedur e-purchasing pengadaan barang dan jasa yang harus dilakukan semua instansi pemerintah.
Dasar Hukum E-Purchasing
Sebagaimana metode pengadaan barang dan jasa lainnya, prosedur e-purchasing juga dilandasi oleh aturan hukum.
Dasar hukum untuk e-purchasing pengadaan barang dan jasa pemerintah terdapat dalam pasal 38 Perpres Nomor 16 tahun 2018.
Pasal tersebut menjelaskan berbagai metode pengadaan barang dan jasa yang bisa dilakukan pemerintah, di antaranya adalah:
- E-purchasing;
- Pengadaan langsung;
- Penunjukkan langsung;
- Tender cepat; dan
- Tender.
Sementara, mengenai jenis barang dan jasa yang bisa dipesan melalui e-purchasing, diatur dalam pasal 50 ayat 5 Perpres Nomor 16 tahun 2018.
Pasal tersebut berbunyi, “Pelaksanaan E-purchasing wajib dilakukan untuk barang/jasa yang menyangkut pemenuhan kebutuhan nasional dan/atau strategis yang ditetapkan oleh menteri, kepala lembaga, atau kepala daerah,”.
Dari pasal tersebut, dapat disimpulkan bahwa jenis barang dan jasa yang bisa dipesan melalui e-purchasing adalah sebagai berikut:
- Berbagai barang kebutuhan yang berkaitan dengan program kerja;
- Alat kebutuhan kantor;
- Pekerjaan konstruksi;
- Jasa konsultasi;
- Jasa lainnya.
Prosedur E-Purchasing Pengadaan Barang dan Jasa
Setelah mengetahui landasan hukumnya, barulah kita bisa melakukan prosedur e-purchasing pengadaan barang dan jasa pemerintah.
Setelah menemukan jenis barang dan jasa yang diperlukan, setiap instansi pemerintah akan melakukan prosedur seperti di bawah ini.
1. Mengakses Katalog Elektronik
Sebagaimana telah dibahas pada pembahasan sebelumnya, bahwa pihak yang berwenang melakukan e-purchasing pengadaan barang dan jasa adalah Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) atau Pejabat Pengadaan (PP).
Nah, setelah sebuah instansi memutuskan akan membeli barang dan jasa seperti apa, PPK atau PP akan mengakses katalog elektronik.
Di sini, PPK dan PP akan melihat spesifikasi barang dan jasa yang dibutuhkan.
Dalam tahap ini, PPK dan PP perlu cermat untuk memastikan bahwa barang dan jasa yang dipilih sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan.
2. Calon Penyedia Barang dan Jasa Menanggapi
Setelah pemesanan tersebut, calon penyedia barang dan jasa pun langsung mendapat notifikasi bahwa barang dan jasa yang mereka tawarkan sedang “dilirik”.
Sementara itu, PPK dan PP hanya menunggu respon dari calon penyedia barang dan jasa.
Dalam tahap ini, biasanya calon penyedia barang dan jasa akan mengkonfirmasi kembali spesifikasi barang dan jasa yang ditawarkan, berikut dengan harganya.
Hal ini dimaksudkan meyakinkan PP atau PPK bahwa barang dan jasa yang mereka tawarkan memiliki kualitas bagus dan dijual dengan harga yang sesuai.
3. Negosiasi Harga Barang dan Jasa
Sebagai timbal balik atas respon calon penyedia barang dan jasa, PP dan PPK akan mengkonfirmasi kembali mengenai spesifikasi barang dan jasa yang mereka butuhkan.
Jika harga dirasa terlalu tinggi, pada tahap ini juga PP dan PPK akan menegosiasikan harga serta kuantitas barang dan jasa.
Namun, tidak semua barang dan jasa bisa dinegosiasikan.
Dalam situasi tertentu, terdapat sejumlah barang dan jasa yang harus dibeli dengan harga yang telah ditentukan di awal.
4. Negosiasi Biaya Ekstra
Selain menegosiasikan biaya pembelian barang dan jasa, PPK atau PP juga menegosiasikan biaya ekstra dengan calon penyedia barang dan jasa.
Biaya ekstra yang dimaksud di antaranya adalah:
- Ongkos kirim;
- Biaya pemasangan (jika ada);
- Biaya training petugas yang akan menggunakan barang yang telah dibeli (jika diperlukan).
5. Menyepakati Transaksi
Jika harga sudah cocok, PPK atau PP bersama calon penyedia barang dan jasa akan menyepakati transaksi jual-beli.
Setelah sepakat, PPK atau PP akan menerbitkan surat pesanan.
Seleksi Calon Penyedia Barang dan Jasa
Sejumlah prosedur di atas merupakan prosedur yang biasanya dilakukan jika sebuah instansi merasa hanya ada satu calon penyedia barang dan jasa yang memenuhi kualifikasi.
Lalu, bagaimana jika terdapat lebih dari satu calon penyedia barang dan jasa yang memenuhi kualifikasi?
Bagimanakah cara PPK dan PP menyeleksinya?
Berikut adalah cara PPK dan PP menegosiasikan barang dan jasa dengan dua atau lebih calon penyedia barang dan jasa.
1. Pilih Calon Penyedia Barang dan Jasa Paling Murah
Jika kualitas yang ditawarkan para calon penyedia barang dan jasa dianggap sama, PPK dan PP akan melihat harga yang ditawarkan.
Perhitungan biaya ini melingkupi total semua aspek, mulai dari harga barang dan jasa, ongkos kirim, biaya instalasi, biaya training, dan lain-lain.
Biasanya, yang dipilih adalah calon penyedia barang dan jasa yang menawarkan harga lebih rendah dibanding kompetitornya yang lain.
2. E-Reverse Auction
Alternatif lainnya untuk membantu PPK dan PP menyeleksi calon penyedia barang dan jasa adalah melakukan e-reverse auction atau penyampaian penawaran harga ulang.
Semua calon penyedia barang dan jasa yang telah melakukan penawaran, boleh menyampaikan penawarannya lagi dengan harga berbeda dari penawarannya yang pertama.
Tujuannya, tentu sudah jelas.
Untuk PPK dan PP, e-reverse auction ditujukan mendapat harga barang dan jasa yang rendah.
Sementara, untuk calon penyedia barang dan jasa, tujuannya adalah mendapatkan kembali kesempatan agar penawarannya bisa dipilih oleh PPK atau PP.
***
Itulah seluk-beluk prosedur e-purchasing pengadaan barang dan jasa.
Semoga artikel ini bermanfaat ya!
